Ответы на экзаменн-е вопросы за 1-й курс. Препод- Рудой И.Б / Ответы / 16 Обработка и документирование данных. Формы и отчеты

Вопрос № 16 Обработка и документирование данных. Формы и отчеты.

Формы и отчеты    Базы данных и проекты Access для ввода, редактирования и изменения данных в локальных или связанных таблицах используют формы. Отчеты используются для предварительного просмотра и вывода на печать данных. Существует возможность вывести на печать и форму Access, но лучше ее использовать для ввода и модификации инфор-мации, а для вывода данных на печать — отчет, даже если вам придется создавать два объекта базы данных вместо одного. Элементы дизайна, необходимые для удобства работы и привлекательного внешнего вида формы, выглядят безобразно и практически бесполезны в отчетах (и наоборот).    Как формы, так и отчеты используют элементы управления, которые являются интерфейсными объектами, выводящими сведения и представляющими внешнее оформление данных. Различные типы элементов управления, расположенные на формах, позво-ляют пользователю добавить данные путем ввода с клавиатуры, выбором из раскры-вающихся списков или групп переключателей.    Отчеты используются для вывода (в том числе и на печать) данных, а не для изме-нения этих данных, поэтому в отчетах не используются такие интерактивные элементы управления, как поле со списком. Однако отчеты имеют такие функциональные возмож-ности, которые не применяются в формах: например, нахождение итогового значения как отдельных групп данных, так и всего отчета, что особенно удобно при составлении финансовых отчетов, имеющих разбивку по месяцам и кварталам. Кроме того, при составлении отчетов имеется множество вариантов представления данных, включая груп-пировку данных, вывод данных в несколько колонок, диаграммы, графики и — только в Access 2002 — сводные таблицы и сводные диаграммы.