Инструменты pr при формировании корпоративной культуры

Очень важно, чтобы каждый сотрудник ассоциировал себя с компанией, жил ее интересами, которые в идеале совпадали бы с его собст­венными. Это ситуация, к которой стремятся практически все управ­ленцы. Достичь ее бывает очень сложно. Как правило, менеджер по ра­боте с персоналом или PR-менеджер постоянно работает с разными категориями сотрудников, подчеркивает их значимость, разъясняет функции, выясняет нужды и потребности, то, насколько правильно они воспринимают целевые установки компании.

Для реализации всего этого наиболее эффективный вариант — проведение систематических собраний сотрудников, в ходе которых руководство информирует о состоянии и перспективах бизнеса, о принятых решениях, нововведениях и интересуется мнением сотрудников.

Кроме этого, необходимо проводить внутренние социологические исследования, опросы, сбор обратной информации для того, чтобы:

• определить общую атмосферу, выяснить, насколько персонал отождествляет себя с компанией, принимает ли миссию, стратегические установки;

• выявить мнение сотрудников по ключевым решениям руководства, оценить мнение о руководстве;

• исследовать, насколько персонал информирован о деятельности и компании, и ее руководства;

• оценить лояльность персонала.

Одним из важных применяемых PR-инструментов является внут­реннее корпоративное издание. Как правило, оно распространяется бес­платно или за невысокую плату. Самое главное — точность и достовер­ность содержащейся в нем информации. Еще один инструмент — доски объявлений (информация о поощрениях, конкурсах, нововведениях, разделы с юмором).

Практически во всех компаниях используется оповещение сотруд­ников об основных мероприятиях или изменениях по электронной поч­те или в ходе телеконференций. В особенно активных компаниях ис­пользуют местное телевидение или трансляцию информационных или учебных роликов на мониторах в местах скопления персонала.

Говоря об инструментарии PR, важно упомянуть о выставках и презентациях. В любой компании (офисе, заводе или больнице) есть ком­ната для посетителей или переговорная. В таких помещениях удобно устраивать мини-выставки или презентации.

Мы рассмотрели так называемые контролируемые PR-инструменты. Однако бывает, что сотрудникам отдела по связям с общественно­стью приходится работать и бороться с неконтролируемыми инстру­ментами — с негативными слухами об организации, ее продуктах или сотрудниках. Слух — это неформальное неконтролируемое средство коммуникации. О нем будет подробно рассказано в следующей главе. Здесь же отметим, что во многих российских компаниях среди источ­ников информации все же преобладают слухи. Если слух совпадает с ожиданиями группы, в которую попадает, его очень сложно погасить. Тем более что психология человека такова, что он стремится найти скорее подтверждение слуха, нежели его опровержение. Поскольку слухи появляются при отсутствии информации, то наиболее эффектив­ным способом борьбы с ними является обеспечение доступа к достоверной информации.

Очень важным инструментом являются праздники — соблюдение традиций компании, празднование дней рождения и юбилеев, отмечание знаменательных дат сотрудников и организации. Корпоративные Праздники позволяют свободно общаться, коллективно переживать и дают возможность психологической разрядки сотрудников. Полезны и другие корпоративные мероприятия — деловые, такие как конференции

и семинары, обучающие (тренинги, деловые игры), неформальные (выезды на природу, спортивные состязания). Значимым элементом праздников и других мероприятий являются подарки. Расходы на орга­низацию мероприятий, как правило, берет на себя компания.

Юлия Хакимова, руководитель PR-отдела компании «Организация Времени»:

Одна из целей PR-отдела заключается в сплочении коллектива и организации его неформального общения с генеральным директором. Такая цель может быть достигнута, в том числе, посредством проведения корпоративного праздника.

Поэтапная организация такого праздника заключается в следующем:

• Провести исследование среди сотрудников компании (выявить их пожела­ния). Для этого достаточно провести анкетирование.

• Определить цель мероприятия и разбить ее на задачи. Например, у нас есть цель мероприятия - выстраивание неформального общения генерального директора с сотрудниками. Мы можем поставить задачи:

• провести игру, в которой все равны;

• организовать экскурсию, где гидом будет сотрудник, а не директор;

• дать генеральному директору проводить неформальное мероприятие (например, мастер-класс по раскуриванию сигар).

• Собрать команду проекта и определить ответственных по каждой задаче.

• Составить сценарий мероприятия и прописать роли, договориться с исполнителями ролей.

• Заранее забронировать зал/гостиницу, учитывая особенности (место, время, размеры, даты и проч.).

• Определить составные части всей программы, особое внимание уделить развлекательной (торт, шампанское, музыка, подарки и пр.) - люди судят по яркости воспоминаний.

• Все возможные риски необходимо продумать до мероприятия и знать решение заранее. Как рекомендует Александр Шумович в книге «Великолепные мероприятия» (настоятельно советую ее прочесть - по-настоящему прикладная и полезная работа), после каждого мероприятия необходимо составлять список ошибок, промахов, чтобы знать, что в будущем следует исправить. Я могу привести такой пример. Однажды на одном из мероприятий оказа­лось, что ведущему не дали радиомикрофон. Вокруг было очень много микрофонов, но все они были для проведения пресс-конференции, т. е. такие, которые стоят на столе и при нажатии кнопки слышно голос. Мероприятие было в формате мастер-класса, и ведущий за минуту до него обнаружил, что микрофон его не устраивает. В невероятно скором режиме я искала и в итоге нашла микрофон, но запомнила эту ситуацию навсегда! Таких моментов бывает очень много, именно поэтому нужно прописать все возможные варианты и их решения:

• не приехал поставщик шампанского;

• призы участникам забыли в офисе;

• одноразовая посуда осталась в багажнике, а машина уехала... и т. д.

Их нужно решать заранее. Подумайте, что еще может помешать качественно провести любое мероприятие?

• Необходимо подготовить анкеты с вопросами для обратной связи, чтобы по­сле мероприятия составить отчет и вывод о впечатлениях аудитории. Особое внимание обратить на указанные минусы. В данном случае, как я уже упомя­нула выше, нужно положительно относиться к недочетам и фиксировать их. И одно дело, когда их заметили вы сами, а другое - когда вам указали на ошибку. Это ценные замечания, и не стоит на них обижаться. Допустим, вам сказали, что место не понравилось. Не торопитесь говорить, что туда мы больше не поедем. Надо обязательно изучить мнение каждого и тогда сделать вывод. Главное помнить, что во всем и всегда будут минусы, будут недочеты и отрица­тельные отзывы. Так должно быть, намного страшнее, если их не будет. В анкете обратной связи нужно просить человека помочь решить этот минус. То есть если вы задали вопрос: 'Как вы считаете, достаточно ли насыщенна была программа, на эти 3 дня?», предусматривающий ответ «да» или «нет», го либо в конце анке­ты, либо под этим вопросом дайте людям возможность пару строчек написать что-то от души. Если они выбрали «нет» - очень важно понять, почему? Тогда идеальным будет ответ: 'Нет, я бы хотел еще организовать игру, но мне не да­ли». Тогда вы сможете сделать вывод, что людям тоже хочется участвовать в подготовке такого мероприятия. Хочется - дайте им это! Они будут счастливы, вы - будете готовить следующий пункт программы.

• Предоставить отчет начальству.

Программы приобщения сотрудников к деятельности компании, разработанные и осуществляемые PR-отделом, позволяют улучшить психологический климат в организации, минимизировать конфликт­ные ситуации, вызванные неинформированностью или недопонимани­ем, решить многие другие проблемы. Ниже приводятся мероприятия такой программы для крупной компании:

• изучение мнения всех сотрудников компании по наиболее важ­ным вопросам — ежегодно;

• общие собрания на каждом заводе, в каждом филиале — ежегодно;

• выборочные телефонные опросы или очные интервью с той же целью — ежеквартально;

• пресс-конференции и семинары для заинтересованных сотрудников: они должны чувствовать постоянное внимание к себе со стороны руководства компании и лично ее руководителя — ежемесячно;

• «планерки» или собеседования с руководителями служб и отде­лов — еженедельно;

• внутренние публикации для сотрудников, например привычная нам стенгазета, многотиражка или современная компьютерная газета;

• по каждому событию дополнительно рассылается информация; охват должен быть максимально полным, чтобы никто не чувст­вовал себя забытым;

• накануне праздников — поздравления трудовому коллективу. Перечисленные действия служат глобальной цели создания «команды» —

коллектива единомышленников и поддержания «корпоративного духа» — атмосферы деловой, сплоченной, доброжелательной и гармоничной.

Важное место PR в управлении внутрифирменными коммуника­циями обусловлено и тем, что усилия PR необходимы для поддержки самой системы менеджмента. Как в работе с персоналом, так и с руко­водством. При этом PR-отдел выполняет следующие функции:

• на основе исследования проблем коллектива консультирует руководство и принимает участие в управлении с целью создания гармоничных, доверительных и взаимовыгодных отношений ме­жду руководством и персоналом организации;

• разрабатывает систему информированности сотрудников на раз­ных уровнях;

• организует подготовку внутренних публикаций для сотрудников;

• отслеживает и способствует разрешению конфликтных ситуаций в организации;

• изучает и поддерживает чувство удовлетворения служащих от работы;

• организует корпоративные развлечения — программы отдыха для сотрудников и членов их семей с целью большего сплочения коллектива;

• подготавливает и организует вручение премий и наград — материальные и моральные поощрения играют неоценимую роль во внутрифирменных отношениях; следует отметить, что стои­мость подарка или размер премии не играют доминирующей ро­ли, — главным является признание руководством заслуг сотруд­ника и внимание, которое при этом оказывается.