8. Готовим раздаточные материалы

Эта часть так же важна, как и написание пресс-релиза. Вы должны облегчить труд журналистов, которые нашли время для посещения вашего мероприятия. Раз­даточный материал (пресс-кит) должен быть подготовлен так, будто обо всем предстоящем никто никогда и ничего не слышал. Чем проще терминология и понятнее суть, тем проще воспринять информацию журналистам. Вложите в пресс-кит данные

о компании, ее руководителях, спикерах, теме пресс-конференции, а также исторические справки, положение компании на рынке, план перспективного развития, ста­тистические данные, графики, фотографии (желательно на электронных носителях) - одним словом, все то, что позволит журналисту не копаться в поисках ин­формации о теме и о присутствующих спикерах в Интернете, а получить ее непосредственно от вас. Если есть сувенирная продукция - фирменные ручки, блокноты, папки, брелоки, зажигалки и прочие фирменные атрибуты - не пожалей­те их для журналистов. Количество раздаточного материала должно соответствовать количеству аккредитованных журналистов, а лучше пусть будет небольшой запас. Помните, что облегчая труд журналиста и отдавая ему дань уважения, мы формируем его мнение о себе.

9. За час до пресс-конференции

При входе в конференц-зал, если нет специально оборудованного места, необходимо установить столик и поставить стульчик. Это будет местом для очаровательной девушки или импозантного молодого человека из числа сотрудниц или сотрудников вашей фирмы, которые будут составлять список пришедших журналистов. Попросите ваших помощников обязательно спрашивать контактные телефоны журналистов, узнавать их фамилии и имена, а также название СМИ, которое они представляют. Эти списки вам очень пригодятся в дальнейшем.

Вы же пока должны проверить техническое оснащение, которое будет необходимо для проведения пресс-конференции. Не поленитесь и сами проверьте работу микрофонов, проекционных ТВ, стендов для наглядной агитации и т. д. В конце концов, это ваша пресс-конференция, а не тех, кто предоставляет вам зал для ее про­ведения.

10. Начинаем пресс-конференцию

Модератор: начните с доброжелательного приветствия журналистов. Поблагодарите их за то, что нашли время и пришли к вам. Иногда это просто забывают сде­лать. Представьте участников пресс-конференции и объявите предполагаемый регламент. Рассчитайте время следующим образом: 20-25 мин. на все выступления, следующие 15-20 мин. - ответы на вопросы журналистов. Время пресс-конференции не должно превышать 40-45 мин. На плечи модератора ложатся вопросы, связанные с соблюдением регламента мероприятия, объявления выступающих и работой по предоставлению слова журналистам. И помните правило пресс-конференции: один журналист - один вопрос. Пресс-конференция не интервью.

Опытные журналисты приходят хорошо подготовленными по теме и ставят перед собой следующие вопросы: что умалчивают? в чем меня собираются убедить? у кого бы потом оперативно справиться по этой теме? И задачи: спрашивать, подлавливать, доставать, вскрыть несогласованность фактов, излагаемых докладчиками, уличить в неинформированности, найти противоречия в высказываниях, сравнить

нынешнюю фактуру с ранее опубликованной или высказанной, отличить видимость от действительности, не позволить себя обмануть, быть смелым в вопросах, остаться независимым.

Докладчики (спикеры). Им необходимо соблюдать следующее правило - выступление должно быть максимально коротким и понятным всем, а не только им самим. Докладчику нужно логически выстроить аргументацию. Избегать противоречий в выступлении. Говорить простым языком, не злоупотребляя специальными термина­ми. Если есть наглядный материал, то его демонстрация должна быть короткой, а материал действительно наглядным и должен просматриваться со всех рядов. Ни в коем случае нельзя пускать его по рукам присутствующих. Лучше объявить о том, что кому интересно, тот может после пресс-конференции подойти ближе и посмотреть, пощупать и сфотографировать.

Во время ответов на вопросы журналистов спикер не должен торопиться - нужно дать себе время на обдумывание, но при этом избегать больших пауз и стараться говорить без запинок, отвечая на вопрос. Избегать простых ответов типа «да» или «нет», используя любую возможность для продвижения вашей идеи. Стараться не реагировать слишком эмоционально на вопросы или быть слишком агрессивным или саркастичным в ответах - сохраняя ровный тон голоса, докладчик будет казаться эффектным и убедительным. Стоит обращать внимание на жесты и мимику журналиста - он может дать понять, что все идет правильно и можно продолжать (медленное кивание головой) или что пора заканчивать с ответом (часто и быстро кивая). Спикер должен говорить просто и короткими предложениями. Излагать свою мысль ясно и последовательно, обычным разговорным языком. Стараться использовать примеры из жизни, сравнения, метафоры для оживления речи. Именно яркие метафоры и удачные сравнения являются для журналиста самым запоминающимся и интересным в выступлении или ответе на вопрос. Не говорить быстро, чтобы вместить в короткую речь максимум идей. Избегать жаргона, абстрактных высказываний, технических терминов, аббревиатур и всего прочего, что может продемонстри­ровать претенциозность выступающего. Перед камерами ТВ избегать излишней жестикуляции. Иначе на экране ТВ будут только мельтешащие руки.

А главное - быть честным и искренним. Не стараться казаться кем-то. Быть собой.

Модератор: по окончании пресс-конференции должен поблагодарить всех присутствующих еще раз и предложить журналистам пообщаться с отдельными спикерами в неформальной обстановке, например, на организованном после пресс-конференции фуршете.