3. Разрабатываем тему

Четкое определение темы и выделение интересных моментов пресс-конферен­ции помогут собрать необходимое количество журналистов. Тщательная подготовка информационного повода включает в себя: максимальное количество деталей, цифр и подробностей. Тема должна быть интересной и не вызывать вопроса: «Ну и что?» Необходимо помнить о том, что журналист не должен ничего сам выду­мывать, он должен лишь грамотно отразить событие, новость в своем материале.

4. Приглашаем спикеров

Уделите особое внимание тем лицам, которые будут присутствовать на пресс-конференции в качестве спикеров. Помните, что все они должны быть интересны журналистам. Оговорите с ними тему, их роль, дату и время проведения мероприятия, в котором они согласились принять участие. Продумайте «драматур­гию» и сценарий хода пресс-конференции: кто что скажет, кто какую роль будет играть? Оптимальное число спикеров не должно превышать 4 человек (без учета мо­дератора) и самое главное, они все должны быть в теме и должны уметь говорить четко и внятно. Способность спикеров грамотно и с достоинством парировать жест­кие вопросы журналистов приветствуется. Опыт общения с журналистами Филиппа Бедросовича Киркорова недопустим.

5. Выбираем площадку

Этот пункт вашей работы по подготовке пресс-конференции полностью зависит от выделенного на данное мероприятие бюджета. Разброс цен варьируется от 300 долл. до 10 тыс. долл. Все зависит от «раскрученности» площадки и предлагаемых вам услуг вплоть до сногсшибательного фуршета с фуа-гра и дорогим французским вином из подвалов Людовика XIV. Вы можете легко найти информацию о стоимости площадок для проведения различных мероприятий в Москве (www.sovetnik.ru). Хотя в моей практи­ке были и бесплатные пресс-конференции с известными персонами.

6. Пишем пресс-релиз - приглашение для журналиста

Подготовка пресс-релиза - один из самых ответственных моментов в подготов­ке пресс-конференции. Грамотная подача информации о том, что будет рассказано на вашем мероприятии и умение письменно заинтересовать журналистов прийти

к вам - большое искусство. Классический пресс-релиз должен быть не больше одной компьютерной страницы и содержать следующую информацию: Что? Кто? -краткая справочная информация о компании, спикерах; Когда? Где? Во сколько? -а также контактную информацию с указанием всех доступных средств связи, по которым вас можно найти, если у журналиста появились вопросы. Не поленитесь и придумайте интересный заголовок для своего пресс-релиза. Подумайте над инте­ресными и емкими цитатами первых лиц компании или спикеров, которых вы при­гласили, по теме пресс-конференции.

7. Ведем разведку боем

Ура! Пресс-релиз написан, согласован и готов к рассылке. Рассылать его идеально за 3 дня до даты проведения пресс-конференции. Чем больше СМИ вы обзво­ните, тем больше вероятность, что к вам придет адекватное количество журналистов. В среднем это 25% от числа приглашенных СМИ. Хотя бывают и аншлаги. Как вы понимаете, все зависит от темы. Кстати, не забудьте разместить пресс-релиз на корпоративном сайте. Если ваше творчество не интересно вам, то почему оно должно быть интересно журналистам?

Первый день - вам предстоит обзвонить те целевые СМИ, которые вы выбрали в соответствии с темой пресс-конференции. При разговоре с редакторами отделов, журналистами поинтересуйтесь, интересна ли им тема? Если нет, то к кому из их коллег они рекомендуют обратиться. При утвердительном ответе поинтересуй­тесь, как им будет удобно принять пресс-релиз. Если вам предложено это сделать по электронной почте не конкретному лицу, а на электронный адрес отдела, то не стоит вкладывать отдельный файл в письмо. Опыт показывает, что очень часто такие письма удаляются как спам. Лучше скопируйте текст пресс-релиза в тело письма. Составьте список СМИ с контактной информацией тех, кто заинтересовался вашим предложением посетить готовящееся мероприятие. Такой список вам очень пригодится в дальнейшем. Попутно можно выяснить, какие темы ведет журналист, и воспользоваться этими знаниями в дальнейшем.

Второй и третий день - вам предстоит обзвонить журналистов повторно и уз­нать у них, получили ли они пресс-релиз, заинтересовала ли их тема и кто конкрет­но придет на пресс-конференцию. Именно в эти дни идет активная работа с журна­листами по их аккредитации. Составьте списки аккредитованных журналистов, и у вас перед глазами будет картина зала. Пустого или не очень.