Сопровождение группы

Групповая туристская поездка за границу требует грамотной и четкой организации процессов, связанных с переездом группы туристов, ее доставкой к месту размещению, размещением туристов в отеле (отелях), дальнейшим прохождением всех этапов программы пребывания, данная обязанность возлагается на так называемого турлидера.

Турлидер - понятие характерное для российского выездного туризма. Как правило, под турлидерм понимается работник отправляющей турфирмы, который следует вместе с группой по маршруту и организует пребывание туристов в ходе всей поездки.

В зависимости от направления поездки, уровня обслуживания – турлидером может быть один человек, выполняющий все функции по сопровождению группы или это команда сотрудников, выполняющих каждый свою функцию на том или ином этапе поездки. Чем же конкретно занимается турлидер?

•         Во-первых, перед вылетом туристов он следит за своевременных оформлением всех документов, кроме этого, необходимо проконтролировать процесс посадки туристов на транспортное средство;

•         Во-вторых, при прибытии в аэропорт, на вокзал и т.д. проконтролировать выход туристов – важно, чтобы никто не потерялся, не остался, не отстал, не ушел в другую сторону и т.д. Как правило, заранее назначается сбор в определенном месте – около автобуса, например, рядом с которым стоит встречающий с плакатом;

•         В-третьих, очень важно проконтролировать получение туристами багажа – путаница, которая может возникнуть по причине спешки или невнимательности – шанс потерять, забыть, оставить, перепутать свой багаж с багажом других туристов.

Далее, следует этап доставки туристов к месту размещения (отель) – трансферт. На данном этапе к сопровождению могут подключаться сотрудники принимающей турфирмы. Если предполагается разместить группу в нескольких отелях, то автобус следует от одной гостиницы к другой, высаживая по несколько туристов. Важно проинформировать туристов о том, сколько по времени займет переезд.

В гостинице сверяются списки туристов. При возникновении проблемных ситуаций – их решает сопровождающий, связываясь с принимающей турфирмой.

Сопровождающий должен следить за прохождением экскурсий – они должны проводится по плану. При невозможности провести экскурсию в указанный срок – согласовать перенос ее на другое время, в крайнем случае, при согласии туристов - подыскать альтернативный вариант (см. альтернатива).

В последний день пребывания в гостинице – информировать туристов о своевременной оплате счетов, выставляемых гостиницей по факту оказания дополнительных услуг (пользование телефоном, спортзалом, мини-баром и т.д.).

При выезде из страны – повторяются все этапы въезда.

Гид – сотрудник турфирмы, призванный информировать туристов на определенных участках маршрута, при этом, гидом может быть один человек, работающий на всем протяжении маршрута, или существует вариант, когда гиды сменяют друг друга на разных участках: в аэропорту, на трансферте, в гостинице, на экскурсиях и д.р.

В аэропорту гид информирует туристов, где находится туалет, где можно поменять деньги, если есть время – где можно перекусить.

Гиду практично иметь яркую форму.

На трансферте гид сообщает, сколько ехать по времени до гостиницы, и если этот срок превышает 1 час – информировать туристов о расстоянии пути в километрах. Гид на трансферте должен поддерживать контакт с водителем, согласовывая путь следования, совместно решать возникающие в пути проблемы. Перед остановкой у гостиницы – гид указывает, кому из туристов следует выходить, напомнить про багаж.

В отеле гид посещает туристов по определенному расписанию (ежедневно, через день, 2 раза за всю поездку). При въезде туристов в отель может проводиться презентация, на которой сообщается информация об отеле - где что находится, какие дополнительные услуги можно получить, форма оплаты и д.р.

При проведении экскурсий, гид выписывает посадочные талоны на бланках фирмы принимающей стороны, информирует клиентов о сроках начала экскурсий, напоминает о последнем дне пребывания в турпоездке, за тем, чтобы туристы грамотно рассчитали свое время.

Гид – экскурсовод – следует вместе с туристами по маршруту и сообщает общую информацию о месте пребывания.

Кроме этого, на маршруте туристов, могут сопровождать: Экскурсовод – работник сферы туризма, который должен иметь лицензию на право проведения экскурсий в своей стране. Оплата его труда – почасовая;

Представитель фирмы принимающей стороны – связывается с руководством фирмы, координируя процесс прохождения тура, при этом согласовывая решения с сопровождающим группы отправляющей стороны. Если речь идет о въездном туризме, то иностранные группы туристов всегда имеют сопровождающего и принимающего на территории России.

Переводчик, как правило, сопровождает либо VIP – клиентов, либо присутствует во время деловых поездок.