2.5 Поиск данных с помощью фильтров и запросов

2.5.1 Создание фильтров

Фильтр - это набор условий, применяемый для отбора под­множества записей из таблицы или формы. Простейшим спосо­бом задания условия отбора записей является выделение в табли­це или форме некоторого значения поля или его части. Такой фильтр называется фильтром по выделенному. Например, нам нужно проанализировать формы контроля, проведенные определен­ным преподавателем. Для этого откроем форму ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ, най­дем запись, в которой в поле Фамилия записана фамилия этого преподавателя. Далее, на этом поле нажав правую кнопку мыши, вызовем контекстное меню и выполним команду Фильтр по вы­деленному. В результате фильтрации будут отобраны записи о формах контроля, проведенные преподавателем. Отменить действие фильтра можно вы­полнив команду Записи/Удалить фильтр либо выбрав команду Удалить фильтр в контекстном меню.

Другой тип фильтра - обычный. С его помощью можно про­водить фильтрацию сразу по нескольким условиям отбора. Мож­но установить также фильтры «или». С их помощью можно найти записи, в которых будет обнаружено совпадение хотя бы с одним из нескольких условий отбора Обычный фильтр вызывается командой Записи/ Фильтр/ Изменить фильтр. На экране появится пустая форма, похожая на пустой лист данных с одной строкой для за­писи. Далее нужно щелкнуть мышью по тому полю, по которому вы хотите задать условие отбора. Появится направленная вниз стрелка. Щелкните по этой стрелке и выделите в списке то значе­ние, которое вам нужно. Значение в поле можно просто напеча­тать. Можно ввести в различные поля столько условий, сколько вам нужно. Затем нажмите на кнопку Применение фильтра.

Расширенный фильтр позволяет задавать несколько условий по каждому полю, а также сортировать отобранные записи.

2.5.2 Создание запросов

2.5.2.1 Запрос на выборку

С помощью запроса можно выбрать необходимые данные из нескольких взаимосвязанных таблиц. Запрос можно сохранить под определенным именем для того, чтобы использовать его в любой момент или создать на его базе форму либо отчет. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, до­бавление, удаление записей, а также вычисления. Для создания запроса можно выбрать Режим конструктора или использовать Мастер запросов. Выберем объект Запрос и строку Создание за­проса в режиме конструктора. В появившемся окне Добавле­ние таблицы необходимо выбрать одну или несколько таблиц, из которых будут выбираться данные, и нажать кнопку Добавить. Далее закрыть окно Добавление таблицы и в окне <Имя запроса>: запрос на выборку перенести нужные поля из таблицы в строку Поле бланка запроса. Затем надо задать условия отбора, которые записываются в соответствующие столбцы первой стро­ки Условие отбора. Между условиями в разных полях одной строки выполняется логическая операция «и».

Например, создадим запрос для вывода списка форм контроля, прове­денных за последнюю неделю преподавателем Ивановым. (в каче­стве текущей даты примем 15 декабря 2005 года). Выберем стро­ку Создание запроса в режиме конструктора. В окне Добавле­ние таблицы выберем таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ, нажмем кнопку Закрыть. В следующем окне перенесем в бланк запроса из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ поле Фамилия, из таблицы ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ поле Форма контроля знаний и поле Дата два раза, т.к. у нас два условия по дате: первое Дата <15 декабря, второе Дата > 8 декабря. Снимем галочку в поле Дата в третьем столбце для того, чтобы информация о дате не выводилась на экран два раза. Окно конструктора разработанного запроса представлено на рисунке 2.2.22.

Рисунок 2.2.22 - Запроса на выборку в режиме конструктора

Для того чтобы выполнить запрос, надо нажать на панели кон­структора запросов кнопку Запуск или кнопку Вид/Режим таблицы. На экране появится окно запроса в режиме таблицы с данными из таблиц ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ, отвечающими заданным услови­ям отбора.

Рисунок 2.2.23 - Запроса на выборку в режиме таблицы