2.3 Разработка таблиц, форм, запросов, отчетов средства­ми субд ms Асcess»

2.3.1 Создание базы данных

После запуска Асcess на экране появляется окно Создание, в котором нужно щелкнуть по значку Новая база данных и кнопке ОК (см. рисунок 2.2.2). В появившемся окне Файл новой базы данных (см. рисунок 2.2.3) надо выбрать папку, в которой будет размещен файл, задать имя базы данных, например, «Контроль знаний» и нажать кнопку Создать. В результате выполнения этой команды открывается окно базы данных «Контроль знаний» (см. рисунок 2.2.4).

Рисунок 2.2.2 – Создание базы данных

Рисунок 2.2.3 - Файл новой базы данных

Рисунок 2.2.4 – База данных

Выбрав закладку Таблицы, можно создать таблицы. Создание таблицы состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура, на втором - в таблицу вводятся данные. Для создания новой таблицы надо нажать кнопку Создать. В открывшемся ок­не Новая таблица следует выбрать один из режимов создания таблицы, например, Конструктор (см. рисунок 2.2.5).

Рисунок 2.2.5 – Окно создания таблиц

При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица1: таблица (см. рисунок 2.2.6), в котором определяется структура таблицы. Для каждого поля задаются имя, тип данных, размер и другие свойства . Для определения ключа выделяются поля, составляю­щие ключ, и на панели инструментов нажимается кнопка Клю­чевое поле или выполняется команда Правка/Ключевое поле.

Рисунок 2.2.6 – Создание таблицы в режиме конструктора

Для рас­сматриваемой задачи создадим три таблицы: ПРЕПОДАВАТЕЛИ, СТУДЕНТЫ, ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ в соответствии с таблицами 2.2.1, 2.2.2, и 2.2.3. После определения структуры таблицы ее нужно сохранить. Для этого используется команда Файл/Сохранить или кнопка Со­хранить на панели инструментов. В окне Сохранение (см. рисунок 2.2.7) вводится имя таблицы, например, ПРЕПОДАВАТЕЛИ.

Рисунок 2.2.7 – Сохранение таблицы

После сохранения таб­лицы можно перейти ко второму этапу - вводу данных.

2.3.2 Ввод данных в таблицу

Ввод данных можно осуществлять в Режиме конструктора и Режиме таблицы. Пере­ход из режима в режим выполняется щелчком по кнопке Вид или выполнением команды Вид/Режим таблицы (см. рисунок 2.2.8). Введите данные в таблицы. Общее количество записей в таблицах должно быть не менее 15.

Более удобный способ ввода данных - с помощью форм. О том, как разработать формы для ввода данных, см. ниже.

Рисунок 2.2.8 – Ввод данных в таблицу

2.3.3 Установление связей между таблицами

Для того чтобы определить и запомнить связи между табли­цами, нужно задать схему данных. Для этого выполнить команду Сервис/Схема данных.

Рисунок 2.2.9 – Окно добавление таблицы

В окне Добавление таблицы (см.рисунок 2.2.9) следует вы­делить все нужные таблицы и нажать кнопку Добавить. После включения всех необходимых таблиц в схему надо нажать кноп­ку Закрыть (см. рисунок 2.2.10). Устанавливая связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице ключевое поле (например, в таблице ПРЕПОДАВАТЕЛИ - Код преподавателя), далее при нажатой левой кнопке мыши перенести курсор в соответст­вующее поле (поле - Код преподавателя) подчиненной таблицы (таблица ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ).

Рисунок 2.2.10 – Окно схемы данных

После установления связи открывается окно Изменение связей (см. рисунок 2.2.11), в котором можно задать параметр обес­печения целостности данных, а также автоматическое каскадное обновление и удаление связанных записей. После задания пара­метров нажмите на кнопку Создать.

Рисунок 2.2.11 – Окно изменения связей

Схема данных базы «Формы контроля» представлена на рисунке 2.2.12.

Рисунок 2.2.12 - Схема данных базы «Формы контроля»