2.6. Создание отчетов

Перед началом конструирования отчета необходимо подгото­вить его макет, в котором отразить состав и содержание разделов. Наиболее простой способ создания отчета - с помощью мастера. Другой способ - самостоятельное создание отчета в режиме кон­структора. Созданный мастером отчет можно доработать в режи­ме конструктора.

Для создания отчета в окне базы данных нужно выбрать объ­ект Отчеты и нажать на кнопку Создать. Далее выбрать одну или несколько таблиц или запрос, из которых будут поставляться данные в отчет, и способ создания отчета. При создании отчета в режиме конструктора в окне первоначально отображаются пус­тые разделы отчета: заголовок, верхний и нижний колонтитулы, область данных и примечание. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

Например, создадим отчет для вывода списка студентов. Выберем объект Отчеты и нажмем на кнопку Создать. В окне Новый отчет (рисунок 2.2.29) выберем Автоотчет: ленточный и таблицу СТУДЕНТЫ.

Рисунок 2.2.29 – Окно нового отчета

Для просмотра созданного отчета перейдем в режим предварительного просмотра, нажав кнопку Вид. Отчет при про­смотре отразится таким, каким он будет напечатан (рисунок 2.2.30).

Рисунок 2.2.30 – Результат выполнения отчета

Перейдите в режим конструктора полученного отчета и отредактируйте поле Средний балл, удалите поле Код студента. Отредактированный отчет показан на рисунке 2.2.31.

Рисунок 2.2.31 – Результат редактирования отчета

2.7 Создание диаграмм

Диаграммы позволяют наглядно представить данные из таб­лиц или запросов. Диаграмму можно добавить в форму или отчет. Перед тем как запустить Мастер диаграмм, нужно убедиться в том, что в отчете или запросе имеются все данные, необходимые для создания диа­граммы.

Построим диаграмму для наглядного представления количест­ва форм контроля, проведенных преподавателями, на основании созданного нами перекрестного запроса. В окне базы данных выберем объект Формы и нажмем на кнопку Создать. В окне Новая форма выберем Диаграмма, в раскрывающемся списке выделим имя перекрестного запроса (см.рисунок 2.2.32) и нажмем кнопку ОК.

В окне мастера поместим поля Фамилия и Итого в список Поля диаграммы и нажмем на Далее. В следующем окне выбе­рем тип диаграммы Объемная гистограмма и нажмем на Далее. В следующем окне на­жмем на кнопку Далее, а в появившемся окне наберем название диаграммы и нажмем на кнопку Готово. Для редактирования диаграммы откройте форму с диаграммой в ре­жиме конструктора и вызовите для нее контекстное меню. В кон­текстном меню выполните команду Объект Диаграм­ма/Изменить. Диаграмма, демонстрирующая количество форм контроля проведенная преподавателями, пред­ставлена на рисунке 2.2.33.

Рисунок 2.2.32 – Окно новой формы

Рисунок 2.2.33 - Построенная диаграмма.

Построенную диаграмму можно сохранить, задав ей имя.