13. Деловая переписка. Виды и способы оформления деловых писем.

Деловое письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности.

Правила оформления делового письма

• Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов.

• Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

• Деловое письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или иными должностными лицами;

• Письмо должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

• Письмо не должно быть большим по объему;

• деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений; содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы;

• деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Виды деловых писем

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, используемое для отправки договоров, планов, программ, протоколов, актов, не имеющих адресной части

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

ПИСЬМО-ЗАПРОС - деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ - деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п.

ПИСЬМО-ОТВЕТ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.

ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ - деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей

ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ - деловое письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ, РЕКЛАМНОЕ

ПРЕДЛОЖЕНИЕ (ОФЕРТА) - письмо, направляемое продавцом покупателю с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

14. Национальные особенности делового этикета и их влияние на деловые отношения.

Деловой этикет – важная составляющая деловых отношений, которая базируюется на многовековой мудрости, определяющей представления о духовных ценностях. Установление деловых отношений с зарубежными партнёрами возможно при условии изучения делового этикета той страны, в которую предстоит отправиться.

В каждой стране существуют свои традиции и обычаи делового общения и деловой этики. Национальный стиль — это наиболее распространенные особенности мышления, восприятия, поведения.

Так, открытые двери рабочих помещений у североамериканцев воспринимаются как норма, а у немцев— как высшая степень беспорядка. Американцы и японцы привыкли работать в больших помещениях, где все на виду, а немцы, наоборот, при закрытых дверях. Громкий разговор американца или итальянца может восприниматься англичанином как проявление невоспитанности. Максимальное приближение друг к другу собеседников-латиноамериканцев вызывает стремление отодвинуться и т. д.

Американский стиль ведения переговоров проявляется в стремлении обсудить не только общие подходы, но и детали, связанные с реализацией договоренностей. Американцам импонирует не слишком официальная атмосфера, открытость, дружелюбие. Однако они нередко проявляют эгоцентризм, так как полагают, что при ведении дел их партнеры должны руководствоваться теми же правилами, что и они.

Немецкой деловой культуре свойственны такие черты, как стремление к порядку, дисциплинированность, пунктуальность, экономность, дотошность. Главное отличие немецкой манеры вести дела — степень официальности. Все встречи назначаются заблаговременно. Весьма неодобрительно воспринимаются внезапные предложения, изменения. Одеваются строго, для женщин в деловой одежде исключаются брюки. Англичане характеризуются деловитостью, почитанием собственности, традиций, вежливостью, законопослушанием. В беседах ценится умение слушать, в деловых отношениях — пунктуальность. Британцы очень строго соблюдают процедуру знакомства. Обмен рукопожатиями принят только при первой встрече. Говорить с англичанином о делах после окончания рабочего дня считается дурным тоном, даже если вы выпиваете или ужинаете со своим деловым партнером.

Французы. В деловых отношениях ценятся личные связи. Многие важные решения принимаются на деловых приемах (завтраках, обедах, коктейлях и пр.). Любые попытки ускорить переговоры могут лишь навредить делу. Французские партнеры могут перебивать собеседника, чтобы высказать критические замечания или контраргументы, но они не склонны к торгу. Французы негативно относятся к компромиссам и в качестве официального языка переговоров предпочитают использовать французский язык.

 Японская деловая культура определяется в первую очередь коллективизмом, основанном на традиционном общинном сознании. Японцы избегают противоречий и конфликтов, стремятся к компромиссам. В деловой этике очень ценятся трудолюбие, усердие. Японцы отличаются пунктуальностью. Характерной чертой японцев является чувствительность к общественному мнению, предельная точность. Рукопожатие при знакомстве в Японии не принято.

Китайцы обычно четко разграничивают отдельные этапы переговорного процесса: первоначальное уточнение позиций, их обсуждение, заключительный этап. На начальном этапе большое внимание уделяется внешнему виду партеров, манере их поведения.

В деловых отношениях с арабами следует помнить об обязательном соблюдении исламских традиций. В месяц рамадан мусульманину не положено ничего есть с восхода до заката солнца. В первый месяц мусульманского нового года не следует устраивать приемы. Все дела пять раз в день прерываются для совершения молитвы, четверг или пятница у мусульман — день отдыха и служения Богу. Запрещается употреблять свинину и спиртное. Не стоит с представителями исламского мира заводить разговор о религии или политике. Арабам, скорее всего, затруднительно будет иметь деловые отношения с представительницами женского пола.

Для арабов одним из важнейших элементов на переговорах является установление доверия между партнерами. Они предпочитают предварительную проработку деталей обсуждаемых на переговорах вопросов, а также «торг» за столом переговоров. Всегда стараются оставить за собой возможность продолжить контакты, если на этот раз соглашения достигнуть не удалось.