4.4. Оперативный учет

На свете нет ничего

срочного, кроме отлучки в

одно место.

Р. Музиль

Иногда пытаются наш оперативный учет отождествлять с учетом управленческим, привезенным из-за рубежа. Его основной аспект мы разобрали в разделе 1.5. Здесь мы будем исходить из традиционной терминологии и подходов, к которым привыкли наши менеджеры.

Вопреки распространенному названию-оперативный, т.е. быстрый, стремительный, моментальный, учет совсем не отвечает названным характеристикам, На самом деле оперативный учет - это вся хозяйственная информация, которая не охвачена бухгалтерским учетом, иными словами, если из всей информационной управленческой совокупности изъять собственно бухгалтерский учет, будет получено то, что называется оперативным учетом. Определенный таким образом оперативный учет не представляет какого-либо концептуального единства и его методологическими характеристиками можно признать только:

1) предполагаемая оперативная форма представления данных дала название этому виду учета, однако основным отличием оперативного учета от бухгалтерского считается то, что последний предусматривает весьма строгий порядок регистрации фактов хозяйственной жизни;

2) свободная форма представления данных, они могут быть переданы:

устно или письменно, причем в последнем случае сообщение не носит характер документа, имеющего юридическую силу; в сущности форма представления данных зависит только от того, как наиболее целесообразно реализовать коммуникационную функцию, т. е. форма представления зависит от удобства использования информации;

3) приблизительность чисел, используемых в данных оперативного учета. Для оперативного учета совершенно не важно фиксировать и считать каждое число до копейки, напротив, в нем преобладают числа округленные, в зависимости от цели, для которой эти числа используются (в управлении важен порядок цифры, а не ее значение), и оценочные, полученные путем экспертной оценки;

4) относительность чисел, присутствующих в оперативном учете, - весьма характерная его черта, напротив, бухгалтерский учет не знает относительных величин. Их применение в оперативном учете диктуется необходимостью иметь обобщенные величины массовых явлений - фактов хозяйственной жизни;

5) стохастичность чисел обусловлена тем, что они часто носят вероятностный характер, - это особенно сказывается в условиях анализа финансового положения и в случае принятия управленческих решений;

6) информативность чисел обусловлена отношением вероятности наступившего события к вероятности его математического ожидания, т. е. чем "невероятнее" наступившее событие, тем оно информативнее. Практически это означает, что при передаче информации о событиях оперативный учет устанавливает определенную приоритетную последовательность;

7) выборочность информационной совокупности - одна из существеннейших характеристик оперативного учета. Бухгалтерский учет использует только сплошное наблюдение фактов хозяйственной жизни, оперативный учет, напротив, выбирает из всей совокупности фактов только то, что достаточно для принятия управленческих решений;

8) специальный (конкретный) характер оперативного учета. Неслучайно в ряде случаев говорят не об оперативном, а об оперативно-техническом, оперативно-производственном, оперативно-торговом учете и т. п. В этих направлениях оперативный учет часто сливается с оперативным планированием, диспетчеризацией.

Эти восемь особенностей характеризуют оперативный учет и те задачи, которые он решает.

При этом сами задачи не сливаются в единую систему, так как это имеет место в учете бухгалтерском, а выступают изолированно и самостоятельно.

Рассмотрим основные из этих задач.

1. Учет выполнения договоров. Факт заключения договора не фиксируется в бухгалтерском учете (кроме учредительного договора). В этом учете отражаются только операции, вытекающие из договоров. (Их состав был приведен в разделе 2.3.) В хорошо поставленных организациях сотрудники ведут или на компьютерах или вручную огромные картотеки. Каждая карточка (иногда лист в учетной книге или позиция в машинограмме) открывается на каждый хозяйственный договор. В карточке выделяется ассортимент продукции, которую надо получить от поставщика или которую надо отгрузить покупателю, также сроки (в поквартальном разрезе) получения и отгрузки. Сотрудник отдела по мере получения и отгрузки отмечает фактическое выполнение договоров, а по окончании каждого квартала составляет специальные сводки, из которых видно, что именно организации недопоставили поставщики, что именно не отгружено покупателям и/или не выполнили другие контрагенты. Задача относится к компетенции оперативного учета, так как менеджеры, получив сводку, начинают воздействовать на поставщиков, требуя выполнения договоров, и на заведующих производственными службами, настаивая на отгрузке продукции. (Дефицитность сырья, материалов и многих видов продукции заставляет администраторов часто умышленно "придерживать" ценности с тем, чтобы использовать их для бартерных сделок или целевого обмена-продажи. В последнем случае администратор требует от контрагента, чтобы тот ему продал необходимые для данного предприятия ценности, а взамен предлагает купить у предприятия ценности, полезные для контрагента,)

Однако основная проблема рыночной экономики сводится не к тому, что купить, а к тому, кому продать и следовательно, как правило, дефицит продавцов сменяется дефицитом покупателей.

При административно-командной системе решающее значение имели даже не договоры, а фонды - средства, централизованно выделяемые предприятию его вышестоящими управленческими звеньями. Договоры между контрагентами заключались уже согласно выделенным фондам, т. е. поставщик не выбирал покупателя, а покупатель поставщика, (Именно так Платон требовал заключения браков в идеальном государстве: не каждый сам себе ищет супруга или супругу, а комиссия из компетентных специалистов решает, какая супружеская комбинация даст наилучшее потомство.)

Исходные данные для решения этой задачи берутся из самих договоров, а данные о выполнении этих договоров вытекают из данных бухгалтерского учета. Если эта задача оперативного учета ведется с помощью персонального компьютера, то это позволяет в любой момент автоматически видеть объемы недопоставленной продукции и невыполненных работ.

2. Контроль достижения намеченных целей. Независимо от того, доводятся эти цели до предприятия из вышестоящих звеньев или формируются в самом предприятии, администрация тщательно наблюдает за работой по их достижению. Перед глазами каждого менеджера находится сводка результатов выполнения полученных заданий за минувший день. Эту сводку готовит секретарь, собирая необходимые сведения по телефону или же это получается по компьютерным сетям. Сведения иногда носят очень приблизительный характер и, как правило, недокументированны. Их обсуждают обычно на так называемых оперативных совещаниях и именно они составляют основу всей информации, используемой для управления предприятием, это и есть в русском понимании сам управленческий учет. Применение вычислительной техники, компьютеров изменяет характер такого учета. В этом случае данные, получаемые секретарем, вводятся в компьютер, который сразу же фиксирует полученные сведения о выполненной работе за день, и тут же расчетным путем определяются вероятные значения производных величин - различных расходов, зависимых от исходной величины, например, сколько составляют расходы материалов, заработной платы и т. п. от величины выпущенной или реализованной готовой продукции, а также вычисляется ожидаемая прибыль. Благодаря этому администратор, например директор завода или директор универмага, знают о работе контролируемых ими подразделений (цехов, рабочих мест, отделов, секций и т. п.) больше руководителей этих подразделений, ибо последние не в состоянии рассчитать вероятные величины. Благодаря использованию вычислительной техники руководитель (менеджер) получает мощную информационную власть над подчиненными и теперь в его воле решить вопрос о том, ознакомить или нет подчиненных с полученными данными. Обычно такое ознакомление происходит, но тут есть существенная опасность: исходные данные о работе производственного звена могут в этом случае фальсифицироваться (завышаться или занижаться) при их передаче. Против фальсификации принимают следующие меры. По окончании отчетного периода бухгалтерия рассчитывает все точные числа и с ними сравниваются те, что были получены по данным оперативного учета. Существенные отклонения изучаются специалистами, и если эти отклонения возникли вследствие сознательной фальсификации, виновные подвергаются строгим административным наказаниям.

Состав расчетных производственных величин нигде и никем не нормируется, каждое предприятие выбирает этот набор самостоятельно. Помимо расходов и доходов тут могут использоваться такие величины, как капиталоемкость, платежеспособность, ликвидность, леверидж и т. п. Использование таких показателей стирает грани между оперативным учетом и анализом хозяйственной деятельности. В условиях советской практики такие информационные системы называются АРМ-директор (руководитель)-автоматизированное рабочее место директора.

3. Диспетчеризация. В широком смысле диспетчеризация предполагает контроль движения ценностей (деталей, полуфабрикатов, товаров и т. п.) внутри предприятия. Информация, которая используется для управления этим движением, является составной частью оперативного учета, однако она не имеет никакого отношения к учету бухгалтерскому, но благодаря тому, что такой контроль движения ценностей весьма важен, он проводится с помощью компьютерной техники.

4. Внутренний подотчет. В тех случаях, когда стремятся ужесточить контроль за движением ценностей, их начинают учитывать не только в натуральном измерении, но и в денежном, стоимостном, (Стоимость-произведение, полученное от умножения цены за единицу изделия на число.) В этом случае лицо, работающее с деталями, товарами и т. п. как бы материально отвечает за ценности. Дело в том, что сам бухгалтерский (финансовый по западной терминологии) учет в нашей стране целиком и полностью основан на принципе материальной ответственности (см. раздел 2.4).

Договоры о материальной ответственности предусматривают как бы презумпцию виновности. Лицо, у которого установлена недостача, уже виновно и обязано оправдаться, написав объяснение. Если эти объяснения будут признаны достаточными и убедительными, лицо может быть освобождено от материальной ответственности и ущерб будет списан за счет доходов предприятия. Если объяснения будут признаны недостаточными и неубедительными, лицо должно полностью возместить выявленный ущерб. Возмещение ущерба распространяется или на одного человека-индивидуальная ответственность, или на коллектив, с которым был заключен договор.

5. Управление персоналом. Эта информация формируется по данным специальных анкет и приказов, в которых фиксируется хроника передвижения каждого рабочего и служащего в предприятии.

6. Целевое информирование. Администрация должна все время представлять властным структурам многочисленные справки о тех или иных аспектах своей деятельности. Очень часто в текущих учетных регистрах, скажем, в данных бухгалтерского учета, нет ответа на вопросы, поставленные перед администрацией. Тогда идет формирование целевых специальных информационных массивов, которые и образуют необходимый материал для заполнения справки. Вычислительная техника в решении этой задачи помогает слабо.

7. Прогнозирование. Особенную функцию выполняет оперативный учет, подсказывая администрации ожидаемое развитие событий. Тут он сталкивается с планированием и анализом хозяйственной деятельности. Роль прогнозирования резко возросла в связи с широким использованием современных средств вычислительной техники.

В оперативном учете прогнозирование осуществляется по двум направлениям.

1) Экспертные оценки. Время от времени администрация или приглашает специалистов со стороны или опрашивает тех сотрудников, которые считаются наиболее компетентными, о предполагаемом развитии событий, например, о возможности закупки того или иного вида сырья, о путях реализации продукции на том или ином рынке и т, п. Опрос проводится по специальным схемам, результаты опросов документируются и они могут обрабатываться на вычислительных машинах. Основное преимущество такого подхода к прогнозированию обусловлено тем, что оно основано не столько на анализе прошедших событий, сколько на интуиции и знании перспектив компетентными сотрудниками.

2) Экстраполяция - предсказание будущих событий на основе анализа прошлых. Но в этом случае предполагается, что будущее развивается по тем же закономерностям. Если администрация в этом уверена, то такой подход оправдан. В противном случае экспертная оценка предпочтительнее.