Вопрос 40
Автоматизация — одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов, изделий или информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций.
Автоматизируются:
производственные процессы;
проектирование;
организация, планирование и управление;
научные исследования;
обучение;
бизнес-процессы;
и другие сферы человеческой деятельности.
Автоматизация позволяет повысить производительность труда, улучшить качество продукции, оптимизировать процессы управления, отстранить человека от производств, опасных для здоровья. Автоматизация, за исключением простейших случаев, требует комплексного, системного подхода к решению задачи. В состав систем автоматизации входят датчики (сенсоры), устройства ввода, управляющие устройства (контроллеры), исполнительные устройства,устройства вывода, компьютеры. Применяемые методы вычислений иногда копируют нервные и мыслительные функции человека. Весь этот комплекс средств обычно называют системами.
Основные виды систем автоматизации:
автоматизированная система планирования (АСП),
автоматизированная система научных исследований (АСНИ),
система автоматизированного проектирования (САПР),
автоматизированный экспериментальный комплекс (АЭК),
гибкое автоматизированное производство (ГАП) и автоматизированная система управления технологическим процессом (АСУ ТП),
автоматизированная система управления эксплуатацией (АСУ) и система автоматического управления (САУ).
Основная тенденция развития систем автоматизации идет в направлении создания автоматических систем, которые способны выполнять заданные функции или процедуры без участия человека. Роль человека заключается в подготовке исходных данных, выборе алгоритма (метода решения) и анализе полученных результатов. Однако присутствие в решаемых задачах эвристических или сложно программируемых процедур объясняет широкое распространение автоматизированных систем. Здесь человек участвует в процессе решения, например, управляя им, вводя промежуточные данные. На степень автоматизации влияют продолжительность времени, отведенного на решение задачи, и её вид — типовая или нет. Так, при срочном поиске решения нестандартной задачи следует полагаться только на самого себя.
[править]См. также
Автоматизация контроля
Автоматизация процессов контроля даёт возможность руководителю снизить затраты труда и времени. Понятно, что это время можно использовать с большей эффективностью. Кроме того автоматизация позволяет структурировать и упорядочить поступающую информацию, а значит, облегчить её обработку и анализ. Следовательно, можно ожидать большей объективности при принятии управленческих решений.
Как автоматизировать
Прежде, чем начать автоматизацию, стоит привести в порядок процессы контроля, обмена информацией, систему показателей. Лучше и эффективнее разделить всё по процессам и задачам или по направлениям, например, финансы, сбыт, производств. Всё зависит от того, как вам удобнее. Желательно, чтобы вся эта система не была слишком громоздкой и непонятной.
Разделите зоны ответственности. Контроль, как функцию управления, можно делегировать отдельным сотрудникам. За собой можно оставить контроль общих показателей (нет смысла контролировать весь процесс, чем ежедневно занимается менеджер по продажам, достаточно контролировать его показатели). Например, не всегда нужно контролировать дизайнера. Главное, чтобы он сдал в срок макет в нужном виде.
Создайте формы и порядок отчётности. Например, за использование наличных средств сотрудник обязан отчитаться чеком и формой отчёта, куда можно вписать дополнительную информацию. Необходимо продумать дублирование отчётов, чтобы они оставались у сотрудника, у руководителя и у третьего лица (например, бухгалтера).
За собой руководитель обязан оставить контроль над основными показателями работы компании, такими как прибыль, затраты, трудовая дисциплина, выполнение ряда стандартов, инструкций и положений.
Только после того, как система контроля разложена "по полочкам", она выглядит удобной и практически применимой, можно переходить к автоматизации.
Следует заметить, что в комплексе "Простой бизнес" контроль осуществляется над выполнением задач,документооборотом и над общими показателями работы(финансовыми, экономическими). Использование "Простого бизнеса" значительно облегчает переход на автоматизацию контроля.
СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ
При выборе средств автоматизации отметьте следующие факторы:
оперативность обмена информацией;
простота в использовании;
наглядность результатов;
универсальность, как применимость к своей системе показателей, контроля, планирования.
Средства автоматизации условно можно разделить на несколько уровней.
Устные отчёты по принципу "сделал-рассказал". Не самая удобная форма во всех отношениях — информация не сохраняется, анализировать или вспоминать её через время сложно. Подходит для разовых текущих операций.
Бумажные носители в виде бланков отчётов, пояснительных записок, сводных таблиц. Несколько облегчает труд руководителя. Но работать с бумажными носителями просто неудобно. Особенно если нужно свести информацию от разных людей в единую, сводную таблицу или провести сравнительный
анализ.
Электронная почта, ICQ, Excel. Являются средствами полуавтоматизации. Отчёты разбросаны по контактам и не имеют привязки к задачам, кроме темы письма. Это достаточно неудобно и требует дополнительной обработки — необходимо вытянуть отчёт из письма, добавить его в соответствующую таблицу. Незначительно экономит время и оставляет высокую вероятность ошибки.
Специальные программы.. Как правило, многие программы по автоматизации управления бизнесом имеют функциональную надстройку в виде контроля и аналитики. Являются наиболее оптимальной формой контроля. Во многих программах есть функция, которая автоматически обрабатывает отчёты и сводит их в общий документ. Однако, не стоит забывать, что в основе таких программ определённая концепция управления. Например, в одной известной программе основой являются бухгалтерские документы, но этого явно недостаточно. Необходимо, чтобы были различные функции, но это, с другой стороны, ведёт к усложнению работы с программой.
В комплексе "Простой бизнес" соединены вместе простота работы и многофункциональность контроля. Это возможно благодаря методу контроля, которому поддаются процессы, ограниченные рамками задачи. По сути, руководитель в автоматическом режиме контролирует выполнение задачи с помощью контроля отдельный процессов и операций. Итог своих усилий он видит в инструменте по анализу общих экономических и финансовых показателей.
И последнее…
Далеко не всё можно автоматизировать. Помните об уровнях управления. Периодически руководитель просто обязан вмешиваться в некоторые процессы, чтобы не утратить связь с реальностью.
Иногда не будет лишним выполнять контроль отчётов, обязывать сотрудников прикладывать к ним скан документов, скриншоты файлов и т.д.
И всё же, автоматизация скорее верный помощник для руководителя, чем зло.