Системы автоматизации ресторанного бизнеса

Некоторые системы автоматизации ресторанного бизнеса включают: программное обеспечение «Aloha», «В52 Ресторан», автоматизированная система «R-Keeper», программно-аппаратный комплекс «РСТъ:@Рестораторъ», Типовое решение «1С-Рарус». Рассмотрим особенности работы каждого приложения.

Программное обеспечение, произведенное Украинской компьютерной лабораторией «Aloha». К его достоинствам относятся, прежде всего, его доступность для небольших предприятий питания (кафе, пиццерий, кофеен, столовых), надежность и удобство пользования. Система обладает интуитивно-понятным графическим интерфейсом, многоуровневой системой скидок, детализированными отчетами и пр. Система «Aloha» управляет всем спектром ресторанного IT-оборудования: сенсорными терминалами, компьютерными кассами (POS-терминалами), видеомониторами для кухни, фискальными и кухонными принтерами. Систему «Aloha POS» используют более 33 тысяч ресторанов в 30 странах мира. Программные продукты компании неоднократно отмечались международными наградами, офисы компании расположены в Америке, Европе и Азии.

«В52 Ресторан» − это мощный инструмент контроля работы зала, товарного и финансового учета предприятия общественного питания. Предоставляемая методика учета направлена на всеобъемлющий контроль движения товара и финансовых средств. Возможности: полная автоматизация зала, калькуляция блюд и коктейлей, система учета обслуживания, ведение переучета, необходимые отчеты. Комплекс состоит из двух частей:

− фискальная часть − программно-аппаратный комплекс для автоматизации зала и кухни. Все движение товара и денег в зале фиксируется в системе и автоматически попадает в учет. В любой момент можно получить информацию о текущей выручке каждого официанта, бармена и ресторана в целом;

− Бухгалтерская часть − представлена всей мощью программного комплекса «В52 Товарно-Финансовый учет». При существующей методике учета нет необходимости в содержании большого штата бухгалтеров.

«R-Keeper» — это мощный инструмент для всеобъемлющего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, отличный помощник для владельцев и финансового менеджмента, т.е. для управления ресторанным бизнесом. Легкость обучения персонала (с использованием подробных руководств и встроенных файлов помощи) позволит начать эксплуатацию системы спустя непродолжительный период времени после ее приобретения. На сегодняшний день, эта система автоматизации установлена почти в 6 тысячах ресторанов. Среди них не только российские предприятия, но и иностранные – например, турецкие, болгарские, австрийские и испанские [13].

Эта программа является модульной, и ее внедрение можно производить поэтапно. Кроме того, хозяину небольшого ресторана не всегда необходимы те же модули, что и собственнику крупного. В этом смысле «R-Keeper» – очень гибкая программа.

Распределённое хранение данных, позволяющее быстро обращаться к информации, как работникам администрации, так и персоналу сферы обслуживания, в случае технических сбоев в сети – быстро и оперативно восстановить информацию.

Система «R-Keeper» дает наиболее ощутимые результаты по следующим направлениям:

− максимальная скорость и простота работы персонала при обслуживании клиентов. Это достигается минимальными затратами времени на оформление заказа и организацией сервис-печати в барах и кухнях;

− исключаются ошибки в расчетах и поддерживается документальность операций на всех уровнях;

− осуществляются статистические расчеты по продажам;

− создается база данных, которую могут использовать программы по учету движения продуктов на производстве или расчету зарплаты персонала;

− система имеет надежную защиту от несанкционированного доступа.

«R-Keeper» является программно-аппаратным комплексом. В его состав входят: автоматизированные рабочие места кассира, официанта, менеджера, калькулятора и складского работника. Рабочее место кассира – POS-терминал – представляет собой персональный компьютер в дизайне кассового аппарата. Он оснащен специализированной POS-клавиатурой, монитором кассира, дисплеем покупателя, принтером чеков, денежным ящиком и модулем фискальной памяти. На терминал устанавливается программа рабочего места кассира.

Рабочее место официанта представляет собой официантскую станцию в виде специализированного компьютера с программируемой клавиатурой или монитором «Тоuch screen». Иногда оно совмещается с рабочим местом кассира. Остальные модули для работы менеджера, калькулятора и кладовщика устанавливаются на обычные компьютеры. Все эти рабочие места объединяются в локальную вычислительную сеть. Таким образом, программный комплекс «R-Keeper» позволяет автоматизировать деятельность всего персонала ресторана — от бармена до кладовщика.

Автоматизированная система «R-Keeper» представляет собой полнофункциональную компьютерную систему для ресторанов различных форм обслуживания. Это мощный инструмент для всеобъемлющего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени. Система подходит для малых и больших ресторанов. Данное программное решение основывается на новейшей трехуровневой клиент-серверной архитектуре, используют последние достижения в области аппаратного обеспечения (Touch-screen станции, переносные терминалы, локальный пейджинг). Применяемые технологии позволяют повысить скорость обслуживания посетителей, сохраняя высокую надежность системы. В системе «R-Keeper» имеется модуль, позволяющий автоматизировать процесс передачи данных в бухгалтерские программы, например 1С.

Что касается срока окупаемости комплексного решения, то для каждого заведения общепита он будет своим. В среднем, срок окупаемости автоматизации заведения на основе программы «R-Keeper» не превышает 1 года.

РСТъ@Ресторатор − это гибкая, функциональная система управления рестораном, с эффективным разграничением прав. Эта система позволяет:

− внедрить в заведении маркетинговые и учетные политики нового поколения;

− своевременно получать достоверную информацию о работе предприятия, проводить многокритериальный анализ и прогнозирование результатов деятельности ресторана;

− четко определить круг обязанностей и ответственности каждого сотрудника, предотвратить злоупотребления со стороны администрации и обслуживающего персонала, минимизировать человеческий фактор при управлении бизнесом;

− исключить рутинный труд по учету товарных остатков, оптимизировать складские запасы и контролировать состояние склада;

− обеспечить гибкое управление скидочной и бонусной политикой;

− планировать и учитывать банкеты и корпоративные мероприятия [13].

Преимущества, предоставляемые системой автоматизации ресторана, которые можно увидеть сразу:

– ощутимая разница в сервисе, качестве и скорости обслуживания;

– безошибочное оформление заказа;

– автоматическая обработка заказа и передача его на кухню и в бар;

– полный контроль над всеми действиями персонала от момента приема заказа до его исполнения;

– возможность ежедневно видеть финансовые результаты деятельности ресторана – выручку, сумму наценки, сумму закупок, сумму остатков на складах и т.д.

Программно-аппаратный комплекс «РСТъ:@Рестораторъ» – это специализированный комплекс программного обеспечения и оборудования необходимый для автоматизации ресторанов (рисунок 1).

Рисунок 1 – Схема технической и информационной поддержки РСТ

Типовое решение «1С-Рарус», предназначенное для автоматизации процессов, связанных с розничной продажей продуктов и блюд на предприятиях общественного питания: в ресторанах, кафе, барах и предприятиях быстрого питания (fast-food).

Функциональное наполнение типовых решений для сегмента предприятий питания можно назвать устоявшимся.

Типовое решение – средство, предназначенное для комплексной автоматизации учета деятельности ресторанов, кафе, столовых, фабрик-кухонь и других предприятий общественного питания.

Следует выделить основные направления эффективного использования программного обеспечения бухгалтерского учета на базе 1С «Предприятие» в организациях общественного питания

Система бухгалтерского учета в общественном питании базируется на учетной политике, которая принимается каждой фирмой самостоятельно. В учетной политике, при определении методов и способов ведения бухгалтерского учета в организации, необходимо учесть особенности той отрасли, к которой оно относится (розничная или оптовая торговля, общественное питание), а также применение организациями торговли и общепита для целей бухгалтерского учета различного рода отраслевых методик и рекомендаций.

Типовое решение «1С-Рарус: Общепит» можно уверенно рекомендовать для учета работы столовых, кафе, буфетов и других подразделений, входящих в состав корпораций. Типовое решение создано на основе типовой конфигурации программы 1С: Бухгалтерия 7.7 редакция 4.4. Поэтому Типовое решение позволяет реализовывать схемы учета, заложенные в типовой конфигурации. Так, можно выполнять все функции системы 1С: Бухгалтерия 7.7, описанные в типовой конфигурации.

Типовое решение «1С-Рарус: Общепит» оказывает реальную помощь в выполнении многих функций, выполняемых разными сотрудниками предприятия общественного питания – технологами, поварами.

Так, Типовое решение предлагает следующие возможности документооборота, связанного с приготовлением блюд:

− с последующей реализацией;

− с немедленной реализации;

− на основании данных о реализации;

− по заказу банкета.

Типовое решение полностью поддерживает количественно-суммовой учет товаров и блюд в разрезе мест хранения. Это позволяет получать данные не только о количественных, но и о суммовых остатках на каждом месте хранения.

Калькуляционные карточки можно формировать для всех блюд, приготовленных в любой период времени

Типовое решение служит инструментом не только для бухгалтеров, но и для менеджеров, не владеющих деталями бухгалтерского учета. Это обеспечивается тем, что Типовое решение содержит блок аналитических отчетов. В частности, отчеты предоставляют:

• данные о продажах блюд и товарах;

• данные о складских остатках и оборотах;

• данные о прибыли;

• данные о фактическом расходе продуктов.

Типовое решение «1С-Рарус: Рестора+Бар+Кафе» – готовое решение для автоматизации процессов розничной продажи на предприятиях общественного питания с использованием торгового оборудования. Типовое решение создает персонализированные рабочие места (фронты) следующих сотрудников предприятия общественного питания:

• Администратора автоматизированной системы управления торговым процессом;

• Менеджера дневной смены;

• Кассира;

• Официанта;

• Бармена.

Для создания персонализированных рабочих мест в Типовом решении применяются эргономичные интерфейсы, позволяющие реализовать все необходимые действия в соответствии с функциями, выполняемыми сотрудниками предприятия.

Ввод заказов от клиентов с различных столов зала ресторана или с барной стойки делается при помощи Фронта официанта. Заказы состоят из блюд и их характеристик (характеристики могут менять розничную стоимость блюд). Можно указывать очередность приготовления и подачи блюд. При вводе заказа сохраняется полная история изменения его состава.

Учитываются дисконтные карты. Можно предоставлять ручные и автоматические скидки: количество различных возможных скидок практически не ограничено. Заказы печатаются на кухонных принтерах. Места приготовления блюд определяются автоматически.

Кассир принимает наличную и безналичную оплату, в том числе с автоматической авторизацией платежных карт. Чек по заказу пробивается на фискальном регистраторе. Возможна печать пречека и возврат по пробитому чеку. Предусмотрено закрытие кассовой смены с созданием дневных отчетов о продажах в различных аналитических разрезах с сохранением архива пробитых чеков. Неоплаченные позиции заказов списываются.

По результатам закрытия кассовых смен можно получать аналитические оборотные отчеты. Отчеты по реализации могут включать данные по возвращенным и списанным товарам (блюдам). Можно анализировать текущее состояние ресторана (загруженность залов, загрузка официантов, кухонь).

Типовое решение «1С-Рарус: Ресторан+Бар+Кафе» разработано на основе базовых объектов системы «1С: Предприятие 7.7». Типовое решение может использоваться с компонентами «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет».

Рассматриваемое Типовое решение можно использовать как самостоятельно, так и совместно с Типовым решением «1С-Рарус: Общепит».

На рис. 2 показаны направления информационных потоков при совместном использовании Типовых решений.

Рисунок 2 – Схема информационных потоков

Оба типовых решения совместимы на уровне синхронизированного номенклатурного справочника мест хранения. Из 1С-Рарус: «Общепит» в 1С-Рарус: «Ресторан+Бар+Кафе» могут выгружаться розничные цены. Обратно выгружаются результаты торговой деятельности: реализация и списание. Благодаря этому в 1С-Рарус: «Общепит» создаются производственные документы (приготовление блюд).

Типовое решение 1С-Рарус: «Ресторан+Бар+Кафе» позволяет подключать различное торговое оборудование следующих классов (причем список поддерживаемых моделей постоянно расширяется:

• фискальные регистраторы;

• карманные персональные компьютеры (КПК);

• авторизаторы безналичных платежей;

• программируемые клавиатуры;

• автоматические весы;

• дисплеи покупателей;

• сканеры штрихкодов и ридеры магнитных карт;

• кухонные принтеры заказов.

Комплект комбинированных драйверов торгового оборудования позволяет подключать встроенные внешние пользовательские компоненты управления устройствами.

Типовое решение может выполнять следующие операции с фискальными регистраторами: открытие смены, инкассирование (внесение и изъятие денежных средств), продажа и возврат товаров посредством пробития чека (фискальная операция), печать копии чека или пречека (нефискальная операция), открытие денежного ящика, печать отчета без гашения (X-отчет), закрытие смены (Z-отчет) и др.

Как было отмечено ранее, современные информационные технологии, которые внедряются на предприятиях общественного питания, особенно ресторанах, активно развиваются. Еще десять лет назад и речи не шло о комплексной автоматизации системы управления. Сегодня новинки в этой сфере позволяют оперативно решать сложные задачи управления ресторанами и кафе.

Основная цель автоматизации любого ресторана – создать «прозрачную» систему управления с целью повышения прибыльности предприятия. Это достигается путем снижения факторов риска: злоупотреблений персонала, низкого качества обслуживания, непродуманной ассортиментной, ценовой политики. Все определяется перечнем задач, которые ставит ресторатор. Обычно это официантские станции на базе сенсорных панелей, принтеры сервис-печати, фискальные регистраторы. Часто используется оборудование для системы оповещения официантов о готовности заказа – сканеры штрих-кода, пейджеры официантов, кнопки вызова официантов, билетные принтеры, оборудование для подключения системы управления светом на бильярде.

Автоматизированная система – это совокупность программно-апаратных средств, обладающих набором функциональных возможностей для записи и выполнения определенных действий: контроля, анализа и управления предприятием.

Целью любой автоматизированной системы является быстрое предоставление информации для анализа состояния ресурсов предприятия и для принятия своевременных управленческих решений.

Следует отметить, что на вопросы, связанные с увеличением основных финансовых показателей и рентабельностью автоматизированной системы после ее установки на предприятии, сложно дать однозначный ответ и тем более привести конкретные цифры. Автоматизированную систему нужно рассматривать, в первую очередь, как инструмент для работы с информацией. Она вряд ли заменит решения и действия управляющего или собственника.

Необходимо отметить основные задачи в ресторанном бизнесе, которые помогает решить современная автоматизированная система:

а) Подробная аналитическая отчетность. Автоматизированная система накапливает информацию о хозяйственных операциях в процессе работы предприятия и предоставляет необходимую для анализа этих операций отчетность. Скорость и точность получения такой информации − залог успеха в современном высококонкурентном бизнесе.

б) Скорость и точность обслуживания. Современные системы автоматизации и торговое оборудование, которое взаимодействует с ними. Позволяют повысить скорость выписывания счетов и чеков посетителям, облегчают все расчеты, сокращают количество ошибок в работе. В итоге качество работы ресторана существенно возрастает, положительно влияет на лояльность посетителей.

в) Сокращение злоупотреблений персонала. В ресторанном бизнесе проблема злоупотреблений является наиболее острой и первоочередной. Автоматизированная система предоставляет для ее решения механизмы распределения прав доступа сотрудников, хранит информацию о выполненных действиях. Подробная отчетность о выполненных в системе операциях, позволяет контролировать возможные манипуляции персонала, процент которых в общей выручке может быть очень существенен.