33

Тема 1. Система управления как объект исследования

Лекция 2. Системы управления в экономике.

Вопросы:

1. Состав и структура системы управления

2. Характеристика типов структур управления

3. Цели и задачи управления. Законы управления

Литература:

1.Лебедева О.Т., Каньковская А.Р. Основы менеджмента. – СПб.: Изд. дом “М и М”, 1998. – 192 с.

2. Управление организацией: Учебник/ под ред. А.Г. Поршнева и др. – М.: ИНФРА, 1999. – 669 с.

3. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учеб.

пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 157 с.

1. Состав и структура системы управления

Понятие “система” является одним из фундаментальных во всех науках и во всех видах и формах практической деятельности. В основе данного понятия лежит системность мира природы, общества и мышления, то есть признание того, что все предметы, явления и процессы в мире взаимосвязаны, взаимодействуют, влияют друг на друга.

Определим данное понятие, выбрав из множества определений, встречающихся в литературе, наиболее распространенное.

Система – это упорядоченное множество элементов (компонентов), находящихся во взаимной связи, зависимости и взаимодействии друг с другом и на этой основе образующих целостное единство. При этом, целостное единство является той качественной чертой, которая отличает исследуемую систему от других систем, систему – от среды ее обитания.

В этом определении системы важны следующие моменты:

а) в систему включается конечное множество элементов, не членимых в пределах этой системы. В то же время, каждый элемент в пределах конкретной системы сам является системой. Другими словами, каждый объект есть одновременно и система и элемент в более общей системе. К примеру, так называемый “третий сектор” нашего общества, включающий некоммерческие организации, в полной мере может быть отнесен к категории больших систем. В качестве элементов в данную систему входят: общественные и религиозные организации, фонды, государственные корпорации, некоммерческие партнерства, учреждения, автономные некоммерческие организации и объединения юридических лиц. На рассматриваемом уровне эти элементы не членятся, хотя сами по себе они являются сложными системами. В свою очередь, совокупность всех трех секторов, определяющая структуру нашего общества, является равноправным элементом Мирового сообщества, как системы более высокого уровня;

б) система – не простое множество, а упорядоченное множество взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов. Взаимосвязи и взаимодействия определяют структуру системы и, поскольку связей между элементами системы может существовать множество, постольку объективно существует и множество структур системы (полиструктурность системы);

в) система – это не только упорядоченное множество, но и целостное единство элементов на основе ее главной цели. Одновременно с целью возникает системное свойство, не присущее ни одному из элементов системы. Например, отдел крупной фирмы, как система секторов, может вступать в договорные отношения с другими отделами, в то время как, ни один из секторов этого делать не может.

Необходимым условием существования любой системы является наличие управления. Управление - выработка и осуществление целенаправленных управляющих воздействий на объект, в данном случае, систему, что включает сбор, обработку и передачу необходимой информации, принятие и реализацию соответствующих решений.

Управление - функции системы, ориентированные на сохранение ее основного качества, либо на сохранение некоторой программы, которая должна обеспечить устойчивость функционирования (гомеостаз), достижение определенной цели.

Управление есть то, что способствует существованию и работе системы и описывается с помощью управляющих параметров.

Управляющие параметры - параметры активного воздействия, с помощью которых создается возможность менять ход и направление процессов в системе. Есть 3 группы управляющих параметров в экономических системах:

• параметры - стабилизаторы, которые встроены в обратную связь СУ и являются антикризисными

• параметры - стимуляторы, которые сохраняют и повышают темпы развития системы

• параметры - регуляторы, которые поддерживают сбалансированность экономических показателей

По определению, система управления – это система состоящая из органа управления и объекта управления. Состав системы управления представлен на рис.1.

ОРГАН УПРАВЛЕНИЯ

ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ

Y (t)

ЦЕЛЬ

ВНЕШНЯЯ СРЕДА

x_В

x_Э

x_И

U (t+τ)

канал прямой связи

канал обратной связи

РЕЗУЛЬТАТ

Рис.1. Состав системы управления

Орган управления соединен с объектом управления каналом прямой связи для передачи управляющих воздействий. Объект управления соединен с органом управления каналом обратной связи, осуществляющим передачу сведений о состоянии объекта управления, внешней среды и других факторов обстановки. На вход объекта управления поступают потоки вещества (x_В), энергии (x_Э) и информации (x_И). Результатом деятельности системы (Y) является поток товаров или услуг.

Цель действий системы достигается функционированием объекта управления, который должен быть приведен в определенное состояние. В соответствии с этой целью управления является приведение объекта управления в необходимое состояние с помощью управляющего информационного воздействия.

Сведения о состоянии объекта управления, субъекта воздействия и среды принято называть информацией состояния. Управляющие воздействия, представляющие собой информацию о том, что, как и когда надлежит сделать объекту управления, называют командной информацией.

Функция органа управления заключается в преобразовании информации состояния в командную информацию в соответствии с поставленной целью действий.

Командная информация в общем зависит от информации состояния. Эта зависимость может быть выражена следующей формулой:

U (t+τ) = F [ Y (t) ],

где t – момент времени, к которому относится информация состояния;

Y (t) – информация состояния на момент времени t;

τ – рабочее время органа управления;

F – функция преобразования информации состояния в командную информацию;

U (t+τ) – командная информация, относящаяся к моменту времени (t+τ) и выработанная на основании информации состояния Y (t).

Функция объекта управления состоит в реализации командной информации, а также в сборе информации состояния.

Результатом процесса переработки информации в системе управления является принятие решения руководителем органа управления. Исходя из поставленной задачи (цели управления) и имеющихся данных (информации об объекте управления и состоянии внешней среды) руководитель по определенным правилам выбирает из множества возможных единственное воздействие на объект управления. В качестве непосредственной цели управления выступает достижение системой определенных показателей, характеризующих состояние и функционирование системы. Такими показателями – целевыми функциями или критериями эффективности – могут быть плановое задание по выпуску продукции, рентабельность, прибыль, производительность труда.

Для нормальной работы система управления производством (фирмой, организацией) должна располагать следующими данными:

целью управления;

идеальной моделью будущего функционирования объекта, рассчитанной так, чтобы цель достигалась оптимальным образом;

моделью фактического состояния объекта для сравнения ее с идеальной моделью и нахождения отклонений;

информацией, направленной на устранение отклонений фактического состояния модели от идеального.

Существуют следующие виды систем управления (СУ):

1. Системы управления программные или жесткие – существует единственная прямая связь между субъектом управления и объектом управления, по которой поступают управляющие воздействия, обязательные к исполнению (Административно-командная СУ).

2. Регулируемая система управления - использует информацию о реакции объекта на управление и административно - экономические методы, учитывает интересы людей.

3. Саморегулирующиеся системы управления. Регулирование осуществляется без вмешательства внешних сил.

4. Адаптивные системы управления - открытые системы; объект управления подвержен возмущающему воздействию; субъект управления – воздействию вышестоящей организации. Все вместе составляют макросреду.

Принципы существования и работы систем управления.

Принципы отражают объективно присущие системам управления закономерности развития и функционирования.

1. Принцип обратной связи - обратное воздействие результатов управления системы на процесс этого управления, т.е. использование информации, поступающей от объекта управления.

Обратная связь может быть: а) главной внешней или внутренней местной.

б) отрицательной или положительной.

Последняя усиливает действие выходного сигнала, т.е. имеет с ним одинаковый знак; первая - ослабляет входной сигнал. Положительная связь ухудшает положение системы. Отрицательная связь способствует восстановлению равновесия при его нарушении возмущающими воздействиями. Если результат на выходе системы меньше, чем требуется, то блок регулирования подает сигнал, увеличивающий интенсивность процесса; если результат больше эталона, то управляющий процесс затормозится.

2. Принцип внешнего дополнения - при управлении большой системой необходимы "неформальные" корректировки решений; полученные из моделей (в прямую связь вписывается внешнее дополнение).

Оперативное управление производством.

3. Принцип необходимого разнообразия - разнообразие управляющей системы должно быть не меньше разнообразия объекта управления - определяет требования к избирательности управляющей системы, обусловленные тем уменьшением разнообразия объекта управления, которое необходимо для эффективного управления, т.е. сведение множества состояний системы к подмножеству, включающему лишь состояния, оптимальные по отношению к цели управления.

4. Принцип черного ящика - представление системы в виде некоего объекта ("черного ящика"), представляющего собой, при настоящем уровне знаний, объект с непознанными внутренними структурой и организацией. Однако можно изучать этот объект по изменениям между входами и выходами системы.

Изучая систему управления как объект исследова­ния, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требовани­ям относятся:

• детерминированность элементов системы;

• динамичность системы;

• наличие в системе управляющего параметра;

• наличие в системе контролирующего параметра;

• наличие в системе каналов (по крайней мере, од­ного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования орга­нов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность {первый признак организованности системы) проявляется в орга­низации взаимодействия подразделений органов управ­ления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и являет­ся лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является ди­намичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответст­венных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы выше­стоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынуж­ден перестраиваться, приспосабливаться к изменив­шимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения систе­мы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально до­пустимой инерционностью, чтобы своевременно прини­мать управленческие решении, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посред­ством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким парамет­ром (элементом) в социально управляемой системе яв­ляется руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подраз­деления, воспринимает управляющие сигналы руково­дства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходи­мой компетенцией, а условия работы — позволять вы­полнить данное поручение. Следовательно, условие на­личия управляющего параметра можно считать выпол­ненным, если внешнюю информацию воспринимает ру­ководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии ус­ловий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия уп­равляющего параметра, приводит к принятию субъек­тивных управленческих решений и так называемому во­левому стилю руководства. Это требует четкой организа­ционной структуры и распределения обязанностей меж­ду руководителями подразделений, -наличия должност­ных инструкций и прочих документов, регламентирую­щих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, кото­рый постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на лю­бой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, подан­ного на вход данной системы. Функцию контролирую­щего параметра в системе управления, как правило, реа­лизует один из сотрудников аппарата управления. На­пример, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министер­ства такие функции осуществляют кураторы по опреде­ленным проблемам в управлениях. Любые управленче­ские решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контро­лирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентаци­ей деятельности аппарата управления по приему и пе­редаче информации при подготовке управленческих решений.

Итак, мы рассмотрели требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение?

1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.

2. Чтобы совершенствовать систему управления с ис­пользованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

3. Необходима персональная ответственность руково­дителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.

4. Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.

5. Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необ­ходимо предусматривать отдел или группу сотрудни­ков, которые должны постоянно прорабатывать техно­логию подготовки новых решений, обусловленных но­выми целями.

6. Должна существовать четкая документация, регла­ментирующая деятельность организации. Зачастую По­ложения об отделах, должностные инструкции не кон­кретны и не обеспечивают персональной ответственно­сти при принятии управленческих решений.

Как же обеспечить эти требования? Это возможно только на основании общей кон­цепции исследования систем управления как систем принятия решений, так как конечным продуктом сис­темы управления является управленческое решение.