Временное измерение

1. Своевременность – предоставление информации по мере необходимости.

2. Срочность – оперативное обновление информации.

3. Периодичность – доступность информации о прошлом, настоящем и будущем.

Содержательное измерение

1. Точность – достоверность информации.

2. Уместность – соответствие информации требованием конкретного пользователя.

3. Полнота – предоставление всей необходимой информации.

4. Краткость – обеспечение только требуемой информацией.

Формальное измерение

1. Четкость – информация предоставляется в простой, понятной форме.

2. Детальность – обеспечение более подробной или итоговой информацией.

3. Представительность – предоставление информации в описательной, цифровой или пространственно-наглядной форме.

Информация различается:

• -по источникам получения – внутренняя и внешняя;

• -по системам управления – экономическая, техническая, организационная, социальная;

• -по содержанию – распорядительная или ознакомительная;

• -по форме предоставления – цифровая, буквенная, кодированная;

• -по степени обработки – первичная и производная;

• - по направлению движения – исходящая и входящая;

• -по роли в процессе управления – отчетная, плановая, статистическая, бухгалтерская, финансовая, контрольно-ревизионная и т. д.

Носителями информации в системе управления являются документы. Вся документация, создаваемая в системе управления, подразделяется на организационно-распорядительную и специальную. В свою очередь, организационно-распорядительная документация состоит из организационной, распорядительной и справочно-информационной документации.

Организационная документация: нормативная документация в виде положений, уставов, инструкций, протоколы, другие письменные документы, определяющие порядок выполнения каких-то действий.

Распорядительная документация: постановления, приказы, решения, распоряжения.

Справочно-информационная документация: служебная переписка, справки, акты, инструктивные письма, телеграммы и т.д.

Специальная информация отражает специфику деятельности систем управления: плановая, финансовая, технологическая, по труду и зарплате и т.д.

Прохождение документов по системам управления организации называется документооборотом. Обеспечение четкой организации и максимального единообразия в оформлении и прохождении документов является сущностью делопроизводства.

12.2. Коммуникации в управлении

Коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до ведома работников организации. Для успеха организаций необходимы эффективные коммуникации. Менеджеры тратят до 90% своего рабочего времени на общение с другими людьми. Эффективно работающие менеджеры – это те, которые эффективны в коммуникациях, то есть глубоко представляют суть коммуникационного процесса, обладают умением устного и письменного общения и понимают, как внешняя среда влияет на обмен информацией. Менеджеры занимают определяющее место в информационной сети организации. Они добывают необходимую им информацию внутри фирмы и во внешней среде, а затем после преобразования передают ее тем, кто испытывает потребность в ней (рис.21).

Менеджер (выполняет роли связывающего звена и приемника информации)

Менеджер передает информацию подчиненным

(выполняет роли распространителя информации и представителя)

Менеджер передает информацию во внешние организации (выполняет роли распространителя информации и представителя)

Вне

Рис.21. Место и роли менеджера в информационной сети