4.2 Требования к документации

4.2.1 Общие положения

….

г) документально оформленные заявления о политике в области технической Безопасности и цели по Безопасности;

д)  требования к системе менеджмента, предъявляемые государственными органами.

Организация должна обеспечить доступ персонала к документации системы менеджмента бизнеса и ознакомление его с соответствующими документами.

Потребитель и/или представители государственных органов должны иметь доступ к документации системы менеджмента бизнеса.

Как доказать, что документы доступны представителям государственных органов?

На вахте должна быть инструкция, включающая перечень государственных органов, представителей которых можно пропустить на территорию предприятия и кого из работников вызвать для беседы с ним.

IRIS

4.2.2 Руководство по качеству

…..

При ссылке на документально оформленные Процедуры следует четко показывать взаимосвязь между этими Процедурами и требованиями стандарта IRIS.

IRIS

4.2.3 Управление документацией

Организация должна предоставить доказательства результативного менеджмента и управления всей документацией, имеющей отношение к поставляемой ею Продукции. Организация должна определить сотрудников, имеющих полномочия и осуществляющих анализ необходимой документации.

Должны применяться результативные системы для проведения анализа влияния внешней документации.

В организации должен быть Процесс, обеспечивающий прослеживаемость документации потребителя по всей Цепи поставок, например, технические и другие требования.

Примечание 1: К внешним документам могут относиться, например, стандарты, документация потребителя, законодательные и нормативные требования.

Примечание 2: Требования потребителя могут относиться, например, к обеспечению безотказности, готовности, ремонтопригодности и безопасности (RAMS) / стоимости жизненного цикла (LCC), моральному износу, выполнению Специальных процессов, обеспечению запасными частями, весу, шуму.

Примечание 3: Этот Процесс может рассматриваться как часть Процесса менеджмента изменений в организации.

IRIS

4.2.4 Управление записями

…. Эта документально оформленная Процедура должна также включать одобрение достигнутых результатов, записанных перед официальным выпуском.

Записи должны быть доступны для анализа и/или опубликования потребителем и государственными органами в соответствии с контрактом или нормативными и законодательными требованиями.

IRIS 4.3 Менеджмент знаний Наилучшие практики должны быть идентифицированы, документально оформлены, внедрены и должны регулярно обновляться для улучшения эффективности Процессов организации и Продукции с точки зрения качества, затрат и осуществления поставок. Примечание 1: Это может относиться к, но не ограничиваться этим списком: правила проектирования (технические стандарты); опыт изготовления; Процедуры. Организации следует определить и внедрить Процесс для идентификации, приобретения, защиты, применения и развития информации, знаний и технологий.

У организации должен быть перечень критических процессов. Для выполнения требований потребителя необходимо накопленные знания систематизировать и сделать доступными для работников организации.

Менеджмент знаний предусматривает:

- сбор и идентификацию знаний, необходимых для деятельности организации по улучшению эффективности процессов организации и продукции с точки зрения затрат и осуществления поставок в срок;

- управление всем положительным опытом организации по виду ее деятельности, как правило, изложенным во внутренних документах: стандартах и процедурах организации, правилах выполнения работ (проектов, расчетов, испытаний и т.д.), в описании процессов, в технологических процессах, в рабочих и контрольных инструкциях;

- структурированную (модульную) базу знаний (библиотеку) внутренних документов;

- структурированную базу внешних документов;

- правила актуализации (обновления) баз знаний (как по структуре, так и по содержанию элементов);

- информация для пополнения базы знаний должна быть документально оформлена (форма представления не регламентируется);

- наличие ответственных в подразделениях организации, которые должны быть уполномочены выполнять анализ необходимости размещения представленных материалов в закрепленном модуле базе знаний;

- наличие ответственного за управление всей системой знаний в организации, например, представителя руководства по качеству;

- алгоритм поиска необходимой информации;

- защита от несанкционированного доступа;

- периодичность и правила архивирования;

- создание уровней и соответствующих им правил доступа;

- обеспечение конфиденциальности знаний по отношению к внешней среде организации;

- возможность распространения типовых методик, зарекомендовавших себя на практике;

- возможность обмена опытом по применению информационных технологий;

- распространение наилучших практик и методов обеспечения требований технической документации;

- распространение опыта, полученного в ходе выполнения проекта;

- перечень основных несоответствий требованиям стандартов (в рабочих процедурах и т.д.) и методы их устранения;

- данные анализа интенсивности отказов и т.д.;

- возможность вывода необходимой информации в электронном виде и на бумажный носитель.

Для выполнения данного пункта стандарта необходимо разработать техническое задание на базу знаний, предусмотрев этапы реализации вышеуказанных задач. Начинать надо с разработки процесс ,процедуры и показателей деятельности.

IRIS