7.2.3 Связь с потребителями

………

Организация должна определить и внедрить эффективные методы для передачи всей информации, касающейся поставок в соответствии с требованиями контракта с потребителем по всей Цепи создания ценности.

Примечание 1: Это требование может быть частью менеджмента Цепи поставок организации.

Примечание 2: В рамках Проекта может быть установлено проактивное информирование по управлению поставщиками.

Организации следует определить и внедрить Процесс для внешних и внутренних коммуникаций (см. пункт 5.5.3).

Для подтверждения способов взаимодействия с потребителем достаточно предоставить при аудите следующие документы:

Анкеты и результаты их анализа

Переписку с потребителями

Адрес сайта

Прайс-листы с контактной информацией.

Способы взаимодействия с потребителем:

Телефон, электронная почта, скайп.

Менеджер ответственный за работу с потребителем должен быть один. Стандарт IRIS не требует это оформлять отдельным документом. Надо исходить из собственных потребностей.

Предприятие поставщик еще до принятия решения о заключении контракта анализирует требования потребителя и свои возможности их выполнения. Применяется функциональный подход, когда каждый руководитель анализирует свое направление деятельности. Далее требования потребителя оценивают на выполнимость, делается оценка возможной выгоды для предприятия и после коллективного обсуждения руководством принимается решение о заключении контракта (договора). При положительном решении организация:

делает технико-экономическое обоснование;

определяет необходимые ресурсы;

выполняет анализ возможных рисков;

анализирует предложенные сроки или выдвигает свои предложения по их корректировке.

IRIS

7.2.4 Менеджмент при проведении тендера

В дополнение к требованиям, относящимся к Продукции (см. пункт 7.2.2), в организации должен быть Процесс, и ей следует документально оформить Процедуру для обеспечения, что требования, определенные на этапе тендера:

1. индивидуально проверены на совместимость (т.е. пункт за пунктом);

2. обсуждены и обновлены с учетом предложенных изменений;

3. оценены и приняты к сведению;

4. соответствующим образом переданы, поняты, признаны и выполнены теми, кто вовлечен в этот Процесс;

5. являются полными, ясными, точными, недвусмысленными, могут быть переданы, испытаны, технически сопровождены и выполнимы.

Результаты деятельности этого Процесса должны быть измерены с помощью KPI (см. Приложение 3).

До предоставления коммерческого предложения организация должна применить межфункциональный подход (включая поставщиков, когда это необходимо) для изучения требований потребителя, законодательных и нормативных требований. Организация также должна подтвердить возможность поставки Продукции, требуемой по условиям тендера, оформить соответствующие документы. Во время анализа тендера организация должна одобрить предложение, включая планирование, ресурсы и ценообразование.

Должны быть сформулированы, проконтролированы и обоснованы, как минимум, требования к Проекту / Продукции, риски и возможности.

Для каждого тендера проводится свой анализ.

Результаты действий при подготовке к участию в тендере не требуют специального оформления, но обязательно должны храниться на предприятии

( это расчеты и анализы, протоколы переговоров, переписка, записи и т.д.). При решении участвовать в тендере необходимые документы и информация передается потенциальному потребителю. Например, для потребителя важно знать риски по срокам выполнения заказа.

По требованиям данного пункта должен быть разработан обязательный процесс и процедура, в которой необходимо прописать процедура реализации нашего участия в тендере: как мы собираем информацию, как проводим анализ требований, кто, какую и как готовит документацию, кто принимает решение, кто отвечает за результат и т.д. Как в любом процессе здесь тоже необходимо оценивать результат. Для этого процесса в качестве показателя KPI можно использовать: своевременность подготовки документов и подача заявки, количество (процент ) выйгранных тендеров или стоимости работ по контрактам (договорам), заключенным по результатам тендеров и т.д. Владелец этого процесса должен выбирать те тендеры, которые наиболее выгодны для предприятия ( не только в качестве приносимой прибыли, но и дающие ресурсы и возможности для освоения современных технологических процессов и выпуска инновационной продукции). Направления улучшения этого процесса являются результатом анализа причин неудачи в конкурсе. В таком случае организация должна проанализировать причины этой неудачи и устранить их ( например, выполнить оснащение современным оборудованием или приобрести перспективное программное обеспечение для проектирования и т.д.).

IRIS