2. Проект по разработке и внедрению системы управления материально-техническим обеспечением (мто) в целях повышения эффективности организации снабженческой деятельности

На ОАО «Славнефть-ЯНОС» необходим проект по разработке и внедрению системы управления материально-техническим обеспечением (МТО) У предприятия есть четкие бизнес цели, достижению которых должна способствовать успешная реализация проекта, а именно:

• Стандартизация процессов планирования и управления материально-техническим обеспечением в компании;

• Совершенствование контроля над использованием инвестиций, выделенных на модернизацию завода;

• Повышение прозрачности процесса материально-технического обеспечения модернизации предприятия.

Для достижения поставленных целей нужно создать систему управления МТО на основе единой информационной среды организации поставок материально-технических ресурсов.

Настоящий проект будет являлся по своей сути копией эксплуатируемой в иностранных компаниях системы организации поставок материально-технических ресурсов «Электронный магазин», реализованной на базе программного обеспечения SAP.

Данная система представляет собой целый комплекс организационно-технических решений. С одной стороны, это организационные решения по оптимизации процессов материально-технического обеспечения, четко регламентирующие деятельность всех участников процесса снабжения в компании. С другой стороны, это программное решение на основе системы SAP, полностью автоматизирующее прописанные в регламентах процессы. Именно этим объясняется эффективность «Электронного магазина», который уже не один год успешно эксплуатируется в зарубежных компаниях.

«Электронный магазин является функциональным расширением стандартных возможностей SAP ERP по автоматизации процесса проведения заявочной кампании на закупку материально-технических ресурсов. В рамках данного решения автоматизированы функции сбора и агрегации заявок структурных подразделений предприятия, подготовки и проведения конкурсов на закупку, распределения материально-технических ресурсов по структурным подразделениям в соответствии с утвержденными заявками. Решение позволяет осуществлять постоянный мониторинг исполнения заявок на любом из этапов закупочной цепочки и оперативный контроль потребления лимитов бюджета закупок.

Решение поддерживает выполнение следующих функций в процессе материально-технического обеспечения структурных подразделений:

-Формирование справочника оборудования и материалов, доступных для заказа, с указанием плановых цен по каждой позиции номенклатуры;

-Ввод заявок структурных подразделений на приобретение оборудования и материалов на базе сформированного справочника с учетом выделенных лимитов по статьям бюджета закупок;

-Утверждение сформированных заявок по уровням согласования в соответствии с установленным на предприятии регламентом;

-Определение итогового количества к закупке по каждой позиции номенклатуры на основании утвержденных заявок с учетом сроков поставки и остатков на складах;

-Планирование конкурсов на закупку;

-Формирование и автоматическая отправка запросов потенциальным поставщикам по электронной почте;

-Автоматическая загрузка предложений поставщиков, полученных по электронной почте;

-Аттестация предложений поставщиков на основании совокупности заданных оценочных критериев;

-Выбор поставщиков-победителей для заключения договоров поставки;

-Поступление и отпуск товарно-материальных ценностей в структурные подразделения согласно заявкам.

Решение предназначено, в первую очередь, для предприятий, заинтересованных в повышении эффективности материально-технического обеспечения. Являясь расширением стандартной функциональности системы SAP ERP в части реализации закупочно-распределительной цепочки, решение предоставляет ряд ключевых преимуществ:

• Удобный, интуитивно понятный пользовательский интерфейс;

• Многоуровневую, прозрачную и гибкую систему согласования заявок на закупку;

• Расширенную функциональность проведения конкурсных процедур, включая аттестацию предложений поставщиков и формирование протокола конкурсной комиссии;

• Полное отсутствие дублирования операций в рамках закупочно-распределительной цепочки;

• Гибкие аналитические отчеты, позволяющие отслеживать весь цикл исполнения каждой заявки и контролировать выделенные лимиты бюджета закупок.

«Электронный магазин» может быть использован как предприятиями, только приступающими к внедрению SAP, так и предприятиями, уже реализовавшими полномасштабный проект внедрения системы. В первом случае внедрение осуществляется на основе уже реализованного в «Электронном магазине» бизнес-процесса заявочной кампании, во втором случае решение интегрируется в уже реализованный проектный ландшафт. «Электронный магазин» полностью интегрирован в типовую цепочку бизнес-операций и поток документов системы SAP ERP, является параметризованным и настраивается с учетом специфики конкретного предприятия.

Проверенные на практике принципы и решения «Электронного магазина» были положены в основу автоматизации процессов материально-технического обеспечения модернизации завода ОАО «Славнефть-ЯНОС».

В соответствии с реализованной в «Электронном магазине» цепочкой материально-технического обеспечения отдельный сотрудник или отдел не владеет всем бизнес-процессом, начиная от сбора заявки, выделения лимита финансирования, проведения конкурса, оприходования на склад, отпуска и доставки — эти функции разделены очень строго по обязанностям, но в то же время взаимосвязаны по сути. Например, нельзя оплатить то, что не прошло через конкурсную комиссию; конкурс нельзя организовать, если не было заявки; заявку нельзя подать, когда не выделены лимиты.