13. Каковы правила оформления реквизитов 10-12?

Название вида документа (реквизит 10). Вид документа определяется его назначением и содержанием. Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы».

Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (распорядительные док-ты. письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия, для утверждаемого док-та (отчет, инструкция, положение) - дата утверждения.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее док-т непосредственно при подписании. При подготовке проекта док-та допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Регистрационный индекс (реквизит 12) создаваемых и получаемых док-ов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.)

Если регистрационный номер отправляемого письма 4-12/645. то 4 - индекс структурного подразделения, 12 порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 645 — порядковый регистрационный номер письма.

Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лиц документы, требующие у чета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о док-те в регистрационные формы, присвоении док-ту соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного индекса свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

14. Каковы правила оформления реквизитов 13-15?

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный индекс и дату док-та, на который дается ответ (не указывается в приказе).

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается на общем бланке с учетом принятого административно-территориального деления РБ.

Для юридического лица местом издания док-та будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

Гриф ограничения доступа (реквизит 15) свидетельствует об особом характере информации, содержащейся в док-те, и ограничивает круг его пользователей. Он лимитирует степень открытости документа и возможность ознакомления с его содержанием различных должностных лиц.

Законом Республики Беларусь «О государственных секретах Республики Беларусь» от 29 ноября 1994 г. (в редакции Закона Республики Беларусь от 4 января 2003 г.) определено, что документам, содержащим служебную тайну, присваивается ограничительный гриф «Секретно», документам, содержащим государственную тайну, присваиваются грифы «Совершенно секретно» или «Особой важности». Для работы с документами, содержащими указанные грифы, необходимо иметь допуск по соответствующей форме, который выдается органами государственной безопасности. Наличие первой (высшей) формы допуска позволяет иметь доступ к документам с грифом «Особой важности», второй - «Совершенно секретно», третьей - «Секретно».

Согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 15 февраля 1999 г. № 237 (с изменениями от 18 апреля 2000 г. № 531) документам, содержащим тайну личной жизни граждан, иные сведения ограниченного распространения, не отнесенные к государственным секретам, присваивается ограничительный гриф «Для служебного пользования» («ДСП»).

Сведения ограниченного распространения в деятельности организаций иногда называют конфиденциальной информацией, хотя возможность использования на док-тах грифа «Конфиденциально» юридически не закреплена.

Реквизит «Гриф ограничения доступа» располагают и правом верхнем углу документа и печатают от 5-го положения табулятора (после 40 знаков от левого поля).