3. Каковы основные правила оформления док-ов?

Текст – главный смысловой реквизит док-та, который выражает содержание управленческого действия.

При составлении и оформлении док-ов секретарь должна руководствоваться следующими нормативными док-ми и лит-рой.

1.Гос. стандарт РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система оргинизациооно-распорядительной документации. Требования к оформлению док-ов».

2.Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004.

3.Инструкция по ДП в гос. органах и организации РБ.

4.Альбом форм организационно-распорядительных док-ов.

5.Рыбаков А.Е. «Основы ДП» - Минск; 2007.

6.Журнал «Секретарское дело», «Архивы и ДП».

При оформлении док-ов применяются бланки.

Бланк док-та – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и место отведенным для переменной.

Применяются 2 вида бланков: общий бланк, бланк для письма.

На бланках изготавливают только первую страницу док-та, для изготовления всех следующих страниц исп. стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков применяются бумага формата А4 (210*297мм), А5 (118*210мм).

Каждый лист док-та должен иметь поля: левое 3см, правое не менее 8мм,верхнее 2см, нижнее 2см.

Применяется шрифт Times New Roman, обычный, размер 15пт.

Если док-т состоит из нескольких страниц, они нумеруются арабскими цифрами в центре верхнего поля без знаков препинания. Первый лист считается, на не нумеруется.

Допускается оформление док-ов с двух страниц листа. При этом надо соблюдать оборотные поля (зеркальные): левое поле не менее 8 мм, правое – 30мм.

Текст док-та состоит из абзацев. Абзац – несколько предложенный связанные между собой по смыслу.

Каждый абзац начинается с красной строки. Красная строка – начало новой мысли, печатается после 5 ударов на ПМ или 12,5мм на ПК.

Не рекомендуется использовать в тексте «висячие строки» - первая строка нового абзаца, поставленная в конце предыдущей страницы; или последняя строка абзаца перенесена на новую страницу. Для этого разрешается уменьшить или увеличить размер нижнего поля.

4. Что такое бланк? Охарактеризуйте виды бланков.

При оформлении док-ов применяются бланки.

Бланк док-та – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и место отведенным для переменной.

Применяются 2 вида бланков: общий бланк, бланк для письма.

На бланках изготавливают только первую страницу док-та, для изготовления всех следующих страниц исп. стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков применяются бумага формата А4 (210*297мм), А5 (118*210мм).

На общем бланке оформляются приказы, распоряжения, протоколы, указы, акты, справки.

Бланк для письма используется для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных).

На бланк для письма наносят: гос. герб РБ, эмблема, код организации, код док-та, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, почтовый адрес отправителя, ограничительные отметки и линии для реквизитов, дата, регистрационный индекс.

На общий бланк наносят: гос. герб РБ, эмблема, код организации, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место составления и издания, ограничительные отметки и линии для реквизитов, дата, регистрационный индекс, отметка о контроле, код организации. Могут наносится ограничительные отметки для размещения реквизитов, заголовок к тексту, адресат или гриф утверждения, код док-та.

Бланки док-ов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизит располагается в левом верхнем углу, мах длина строки 73мм.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля, по середине листа, без ограничения размеров. Но с соблюдением полей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от границы левого поля.

При центрованном способе каждая строка реквизита начинается от границы левого поля.

При изготовлении бланк наиболее приемлемым является центрованный способ расположения реквизитов, а при оформлении док-та не на бланке целесообразнее размещать реквизиты флаговым способом.

Во всех организациях не зависимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

О бщий бланк для гос. организаций

Найменне вышэйстаячай організацыі Найменне організацыі Найменне структурнага падраздзялення Назва віду дакумента 00.00.0000 № 00 Месца склада або выдання

Наименование вышестоящей организации Наименование организации Наименование структурного подразделения Название вида документа Место составления или издания