1. Что такое служба доу? Каковы ее задачи и функциии?

Служба ДОУ = Секретарь

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиняется непосредственно руководителю организации. Работа службы ДОУ регламентируется положением, а деятельность ее работников – должностными инструкциями.

Функции:

1.внедрение гос. нормативов по организации работы с док-ми.

2.разработка и внедрение форм док-ов (образцов док-ов).

3.контроль за соблюдением нормативных актов по ДП.

4.обр. и доставка док-ов исполнителям.

5.регистрация док-ов и справочная работа по ним.

6.контроль исполнения док-ов.

7.формирование, оформление, хранение дел и их выдача во временное пользование.

8.оформление, копирование и размножение док-ов.

9.методическое рук-во и контроль за работой с док-ми в структурных подразделениях.

В зависимости от объема документооборота и структуры организации служба ДОУ может иметь следующие названия:

-управление делами

-канцелярия

-общий отдел

В службу ДОУ входит:

*машинописное бюро

*отдел писем

*секретари приемных

*копировально-множительное бюро

*группа контроля

*архив

В организациях не имеющих службы ДОУ ее функции выполняет секретарь.

2. Что такое док-т? Охарактеризуйте классификацию док-ов.

Документ – это материальный объект с информацией закрепленной определенным способом для ее передачи во временное пространство (1983г)

Документ (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Классификация – сов-ть и распределение док-ов по системам.

По происхождению док-ты можно разделить на официальные и личные. Официальные док-ты составляются должностными лицами и представляют интересы организации. Личные док-ты создаются отдельными лицами и относятся к определенному человеку. Это могут быть или док-ты личного происхождения (паспорт, свидетельство о рождении, об образовании, заявление, автобиография, расписка, доверенность).

Док-ты можно разделить на подлинники и копии.

Подлинник (оригинал) – это док-т впервые созданный каким-либо автором.

Копия – это док-т воспроизводящий информацию подлинника и соответствующим образом заверенный.

Оригиналы составленные в нескольких экземплярах наз. умноженными. Копии могут быть получены путем ксерокопирования, могут быть дубликаты, выписки.

Дубликат – это второй экземпляр дубликата, выданный в связи с утерей подлинника.

Выписка – это копия необходимой части док-та.

По листу составления док-ты делятся на внутренне и внешние. Внутренняя документация создается в процессе деятельности организации для решения своих вопросов. Внешние док-ты поступают от других организаций или отдельных лиц.

По сложности содержания док-ты делятся на простые и сложные. Простые отражают оду тему, один предмет, один вопрос. В сложных док-ах отражаются несколько вопросов, тем, предметов.

По срокам хранения док-ты можно разделить на три группы:

1.временного (до 10 лет хранения)

2.временного (свыше 10 лет хранения)

3.постоянного срока хранения