В работе № 1 вами была создана учебная база данных, состоящая из трех таблиц - "Продавцы", "Покупатели" и "Заказы". Вы описали структуру всех трех таблиц, и ввели данные в таблицу "Продавцы".
В этой работе с помощью Мастера форм заполните данными остальные таблицы - "Покупатели" и "Заказы".
После выполнения работы вы узнаете, как:
открывать существующую базу данных;
создавать формы с помощью Мастера форм;
вносить информацию в базу данных с помощью форм;
переносить данные из табличного вида в Форм
1. Открытие базы данных.
Будем полагать, что наша учебная база данных хранится в файле с именем Уч.БД Кузнецова Л.В.mdb.
Существует два способа открытия своей базы данных:
В окне входа в Microsoft Access , которое появляется при запуске программы, чтобы открыть одну из четырех баз данных, которые открывались последними, выберите имя базы данных в списке двойным нажатием кнопки мыши (список находится в нижней части экрана).
Для того чтобы открыть базу данных, не представленную в списке, выберите элемент Другие файлы..., либо нажмите кнопку Отмена и в меню Файл выберите команду Открыть базу данных.... На экране появится диалоговое окно "Открытие файла базы данных", затем найдите и откройте файл, хранящий вашу базу данных.
Рис. 1. Окно "Открытие файла базы данных"
Таким образом, процедура открытия файла с хранящейся в нем базой данных во многом схожа с аналогичной процедурой при работе в текстовом редакторе Word и в электронных таблицах Excel.
В открывшемся окне с именем вашей базы данных в строке заголовка вы увидите, какие объекты хранятся в базе данных (там только три таблицы - "Продавцы", "Покупатели" и "Заказы").
Работая с этим окном, вы можете открыть любой объект базы данных достаточно дважды щелкнуть мышью на его имени или нажать кнопку Открыть. Для того, чтобы поработать с другим объектом, можно использовать ярлычок того типа объекта, который вас интересует. Скажем, чтобы поработать с формой, достаточно щелкнуть на ярлычке Формы и перед вами появится перечень форм, хранящихся в базе данных. После этого нужно дважды щелкнуть мышью на имени формы, которая вас интересует.
2. Редактирование таблицы.
2.1. Открытие и перемещение по таблице.
Откройте таблицу "Продавцы" (двойной щелчок мышью на имени таблицы "Продавцы" или выбрать в окне базы данных нужную таблицу и щелкнуть мышью в правой части окна на кнопке Открыть).
Таблица откроется, обратите внимание, что список продавцов выстроен по возрастанию их номеров в поле Номер. При открытии программа автоматически произвела сортировку по возрастанию в первом поле - Номер.
Теперь проанализируем содержание окна таблицы "Продавцы".
Эта таблица внешне похожа на таблицу Excel, но обратите внимание на следующие отличия (рис. 2):
номера строк отсутствуют, вместо них имеются условные значки:
треугольник - текущая запись;
звездочка - строка для ввода новой записи;
карандаш - редактирование записи (появляется при вводе данных в таблицу);
имена столбцов являются именами полей, а не латинскими буквами.
внизу окна находится строка с навигационными кнопками, с помощью которых вы можете перемещаться по строкам таблицы.
Рис. 2. Окно таблицы "Продавцы"
Попробуйте перемещаться по таблице каждым из трех способов:
с помощью навигационных кнопок;
с помощью клавиш курсора;
набрать номер записи в поле текущей записи, расположенном в строке с навигационными кнопками, и нажать клавишу Enter.
2.2. Исправление записей таблицы.
Если вы заметили ошибку в одной из ячеек, то ее можно исправить также как и в ячейке электронной таблицы Excel: перейти в ячейку с ошибкой с помощью клавиш курсора или щелчком левой кнопкой мыши, затем нажать F2 и исправить ошибку.