Формирование дел

Изучение данного вопроса проводится в двух направлениях:

1) анализируется состояние методической работы по формированию дел;

2) анализируется практика формирования дел в структурных подразделениях;

Преследуют две цели:

1) подготовка предложений по наиболее целесообразному формированию в дела;

2) разработка системы организации дел в делопроизводстве, которая сводится в первую очередь к подготовке номенклатуры дел.

Анализируется также, соблюдаются ли основные требования НПА по этому вопросу, где имеются отклонения.

В ходе исследования выясняется наличие и качество имеющейся в организации номенклатуры дел, наличие номенклатур дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел, схема построения сводной номенклатуры дел.

Каким вопросам уделить особое внимание:

1) порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;

2) утверждения номенклатуры дел;

3) должностные лица, участвующие в разработке номенклатуры дел;

4) степень полноты отражения в номенклатуре дел документов в организации;

5) наличие и характер документов, не включённых в номенклатуру дел;

6) степень единства номенклатуры дел в различных структурных подразделениях;

7) порядок пересоставления номенклатуры дел (при реорганизации);

8) порядок внесения в номенклатуру дел вновь возникших дел, а также незаконченных дел;

9) состав заголовков, их методическая и практическая обоснованность;

10) принципы деления дел на тома или части (книга замечаний и предложений);

11) порядок систематизации дел;

12) индексация дел – отражение в индексах принадлежности к определённым структурным подразделениям;

13) определение сроков хранения;

14) порядок оформления номенклатуры дел;

15) соответствие практической группировки документов существующей номенклатуры дел;

16) соблюдение требований в области формирования дел;

17) систематизация документов внутри дел;

18) особенности группировки отдельных категорий и групп документов;

19) состав исполнителей, проводящих работу по формированию дел (в деятельности, в которой откладываются эти документы).

В случае отсутствия номенклатуры дел или её качества ,используют примерные или типовые номенклатуры дел как основу для разработки индивидуальных номенклатур дел.

Что изучаем, чтобы сделать совершеннее номенклатуру дел:

1) номенклатуры дел предыдущих лет;

2) ведомственные перечни;

3) задачи организации;

4) пути, которыми будут решаться те или иные вопросы.

5) если заголовки некачественно составлены, изучают, насколько полноценно заголовок отражает содержание дела.

Данные о количестве дел, сформированных по каждому признаку и комбинации этих признаков полезно представить в процентах к общему числу дел, заведённых в организации или раздельно по структурным подразделениям в течение того или иного периода времени (года).

Позволяет установить, какие признаки группировки имеют наибольшее применение и чем это вызвано. Особое внимание должно быть уделено приходящим делам. В опись включаются по году заведения.

Поэтому уточняют состав переходящих дел, выясняют, сколько переходящих дел собирается ежегодно, меняется ли это количество. Изменения в количестве переходящих дел целесообразно проследить за несколько лет и в каждом конкретном случае установить, чем вызвано ведение переходящих дел. Какие вопросы вызывают необходимость ведения переходящих дел.

Таблица

Наименование вопросов деятельности / виды работ	Документы, в которых отражаются указанные вопросы	По какому принципу сформировано дело	Год включения дела в номенклатуру дел	Год завершения этого дела	Отметки

Анализ содержания переходящих дел позволяет исследователям определить критерии образования этой категории дел, принципы включения их в номенклатуру дел, методику внесения их в описи дел.

Основными методами, которые используются для изучения этих вопросов, служат непосредственное изучение самих документов, дел, номенклатур дел, методы интервьюирования, беседы с сотрудниками и результаты такого изучения обобщается справкой.

(20.10.2009)