
- •Стадии оргпроектирования:
- •Основные методы исследования делопроизводства
- •Выбор единицы измерения, использование тех или иных методов, объема и продолжительности наблюдения.
- •Организация документооборота
- •Регистрация документов и построение учётно-справочного аппарат
- •Факторы, определяющие эффективность регистрации документов:
- •Контроль исполнения документов
- •Картотека
- •Оперограмма контроля за исполнением документов
- •Формирование дел
- •Подготовка документов к последующему хранению и использованию
- •Организация справочной работы по документам организации
- •Анализ организации хранения документов
- •Табель унифицированных форм документов
- •3. Определение структуры табеля.
- •Структура Табеля.
Организация документооборота
Для изучения документооборота используются, в той или иной мере, все основные методы, которые применяются у нас в исследовании: метод непосредственного наблюдения, графические методы и т.п.
На первом этапе исследования изучаются основные документопотоки, устанавливается состав и объём входящей, исходящей и внутренней документации, распределение документационных потоков по структурным подразделениям.
При установлении документационных потоков проводят группировку всей документации организации: - по наименованиям документов; - по корреспондентам и их значимости для данного аппарата (из вышестоящих организаций, из подведомственных организаций); - по характеру документов. Устанавливают объём годового документооборота. Полученные сведения об объёме документооборота сводятся, как правило, в таблицы и представляются в графической форме (диаграммы, кривые). Такие графики показывают сезонные колебания (и позволяют реагировать на это); структуру документопотоков, а также соотношения отдельных групп документов.
Количество документов
янв февр март апрель май Месяц
- входящие документы
- исходящие документы
Подсчёт объёма поступающей корреспонденции осуществляется по регистрационным формам в службе ДОУ и в структурных подразделениях на основе сводок учёта получаемых и отправляемых документов и документов статистической отчётности. Изучают маршруты движения документов внутри организации, устанавливается взаимосвязь документопотоков, порядок их распределения между структурными подразделениями, и всё это может быть показано с помощью маршрутных схем.
Маршрутные схемы составляются, как на группы документов (входящие, исходящие), так и на отдельные виды и разновидности документов (приказы, обращения граждан).
В качестве средства наблюдения за процессами прохождения используются наблюдательные карты.
Карты заводятся в момент попадания документа в организацию. Работники делают соответствующие отметки на ней о выполненной операции.
Документ |
|
№ |
|
От |
|
Номер п/п |
Дата и часы |
|
Что сделано с документом (наименование операции) |
|
Исполнитель операции |
Для получения объективной картины необходимо проследить обращение 100 или 200 документов, которые представляют основные группы поступающих документов. Это должно быть от 3 до 10 % от общего количества документов в организации. При обследовании документопотоков можно взять несколько приказов, несколько других документов распорядительного характера.
В то же время при анализе целесообразности направления документов на уровень руководителя или невозможности передать документы сразу на наполнения берётся значительно большее количество документов, даже до 80 % от общего количества документов в организации.
В этих целях может составляться оперограмма прохождения документов через структурные подразделения.
№ п/п |
Операции |
Исполнители |
Копировально-множительное бюро |
||
Исполнитель документа |
Зам-ль руководителя структурного подразделения |
Руководитель структурного подразделения |
|||
1 |
|
● |
● |
|
|
2 |
|
● |
|
● |
|
3 |
|
|
● |
|
|
Дополнительно в этой оперограмме можно также указать время, которое затрачивается на прохождение документа.
Сопоставление этих характеристик позволяет определить содержание и количество операций, их последовательность, причинную зависимость и среднее время, которое затрачивается на исполнение.
Аналогичным образом можно изучить прохождение внутренних и исходящих документов организации.
Наблюдение за основными типовыми группами документов позволяет судить о существующей технологии обработки всего документационного потока.
Схема документооборота, наблюдения карточку позволяют выявить многократные возвращения документа к одному и тому же исполнителю, в одно и тоже функциональное подразделение. Исключение возвратных перемещений документов.
Операции с документами в процессе документооборота фиксируется с помощью оперограмм.
Например, составить оперограмму движения и обработки документов, оперограмму движения и обработки писем оперативного характера, обращений граждан и других документов.
На графике целесообразно проставить время, которое затрачивается на эту операцию.