Выбор единицы измерения, использование тех или иных методов, объема и продолжительности наблюдения.

Учитывая огромные массивы документов, многие операции можно назвать массовыми, у нас есть стабильность производственных процессов, все это делает более эффективным использование выборочного метода в изучении делопроизводства. Выборочный метод является наиболее экономичным. Такой метод является практически достоверным. Кроме того, позволяет произвести выборочное наблюдение объекта с большей тщательностью.

Существует несколько способов отбора единиц для изучения. Выборка может осуществляться случайно, при этом все единицы совокупности имеют одинаковую вероятность попадания в выборку – такой отбор является индивидуальным.

Если перед началом отбора объекты разбивают на группы, а из каждой группы производится выбор единиц, такая выборка называется типическая.

Из каждой группы может отбираться в случайном порядке целые серии единиц, которые будут подвергаться сплошному наблюдению. Такая выборка называется серийной.

Для анализа делопроизводства наибольшее значение имеет типическая выборка. Исследование делопроизводственных процессов требует выявления длительности отдельных операций, что необходимо для обеспечения непрерывности и выявления существующих резервов времени. Выявление затрат рабочего времени производится с помощью фотографии рабочего времени и хронометража. Для обеспечения возможности анализа затрат рабочего времени все виды работ группируются в отдельные и относительно самостоятельные группы. Например, классификация затрат рабочего времени руководителя может различаться в зависимости от выбранного критерия. Такими функциями могут быть: характер выполняемых работ, побудительные причины выполнения работ, фактор времени, место выполнения работ. По характеру выполнения работ затраты рабочего времени руководителя можно классифицировать:

- организационно-административные работы;

- индивидуально-творческая работа;

- вспомогательная работа;

- отдых;

По функциям руководство трудовым коллективом затраты рабочего времени можно разделить:

-планирование;

- организационные вопросы;

- мотив;

- учет;

- анализ;

- контроль;

По характеру побудительных причин затраты побудительных причин можно разделить по следующим группам:

- по инициативе руководителя;

- трудового коллектива;

По формам работы:

- проведение совещания;

- индивидуальные беседы с подчиненными;

- собрания трудового коллектива;

- разговоры по телефону;

- вызовы к руководству;

Фотография рабочего дня заключается в фиксации трудового процесса во времени в порядке последовательности выполнения работ на протяжении всего рабочего дня или какой-то его части. Фотография рабочего дня выполняется для выявления затрат и потерь рабочего времени, их видов, продолжительности и повторяемости. Фотография целесообразна в случаях, если сотрудником выполняется несколько работ. Результаты наблюдения методом фотографии могут быть записаны различными способами в специальной карте, в наблюдательном листе, могут быть показаны графически (по горизонтали время, по вертикали виды деятельности).

В карте фотография рабочего дня фиксируются сведения о наблюдателе, месте наблюдения, дате наблюдения. Фотография рабочего дня может быть индивидуальной и групповой. Индивидуальная – одного сотрудника, групповая - группы сотрудников, выполняющих оду работу. Фотография рабочего времени может быть сплошной и выборочной. Сплошная – фиксация рабочего времени на протяжении всего рабочего дня. Выборочная изучает всей последовательности работ. Документы которые используются:

- карта;

- наблюдательный лист- все наблюдения, где указывается время, начало и конец отдельных операций, их продолжительность и результат.

После окончания фотографии рабочего времени подводятся итоги, и рассчитывается величина и удельный вес полученного рабочего времени зависящие и независящие от работника потери. Фотография рабочего времени может быть в графической форме, тогда наблюдательный лист имеет форму хронооперограммы. Количество фото зависит от продолжительности рабочего цикла. Если цикл операции равен 1-му дню, то достаточно провести фотографию рабочего дня в течении 5-6 дней месяца.

Хронометраж –может быть использован когда изучаемая операция очень кратковременна и ее нельзя зафиксировать другим способом, или когда надо выделить из операции некоторые элементы.

Являются затраты времени на одну операцию в течение семи рабочих дней, время на посещение копировально-множительного бюро.

Способом хронометража изучаются повторяющиеся элементы работы. При хронометраже предметом наблюдения является не распределение времени, а продолжительность отдельных, точно определенных операций.

Когда применяется хронометраж:

- при установлении нормативов времени для выполнения отдельных элементов операции;

- для проверки и уточнения норм времени, рассчитываемых по нормативам, для выявления причин невыполнения норм;

- для определения трудозатрат, когда операции слишком кратковременны.

Хронометраж подразделяется на индивидуальный и групповой. Индивидуальный – изучается работа 1 сотрудника, методы и приемы исполнения работ. Групповой хронометраж – при проведении 1 наблюдателем изучается работа группы сотрудников.

Когда изучается работа структурного подразделения. При определении численного состава подразделения или рационального распределении в нем обязанностей между сотрудниками.

Хронометраж проводится дважды:

- за 45-50 мин до начала работы;

- за 1,5-2 часа до окончания рабочего дня.

Когда хронометраж проводят с целью разработки норм, устанавливается длительность не только…. В результате анализа хронометража определяются возможности сокращения затрат оперативного времени.

Статистическое исследование – основной метод для получения количественных данных, необходимых для изучения вопросов документооборота, справочно-информационного обслуживания, для определения численности сотрудников.

Проводится там, где допустим количественный учёт явлений.

Разновидностью непосредственно наблюдения, является непосредственное наблюдение за документом. Наблюдение может проводится с момента создания или получения документа или сдачи в архив.

Кроме метода непосредственного наблюдения применяются методы получения данных путём анкетирования, интервьюирования, самофотографии.

Анкетное обследование заключается в изучении вопросов делопроизводства.

Анкета – систематизированный опросник, который составляется исследователем. При разработке анкеты, определяют логическую схему построения вопросов, чтобы можно было проследить продвижение от общих вопросов к частным.

Количество вопросов в анкете должно быть небольшим, чтобы не вызвать небрежного её заполнения.

Вопросы подразделяются на закрытые (да, нет) и открытые.

Анкеты с открытыми вопросами имеют то преимущество, что по ним можно определить мнение опрашиваемого, его мотивы, с закрытыми проще.

Отвечающему на один и тот же вопрос может предлагаться выбор ответов. С помощью анкетирования получают не только сведения, которые дополняют объективные данные. Анкетирование может проводиться как сплошное, выборочное или индивидуальное. Анкетирование позволяет охватить большое количество людей и получить сравнительные данные. Анкета должна предлагать ознакомление сотрудников с целями и задачами исследования.

Анкетный способ не очень трудоёмкий. Затраты – десятая часть, необходимая для непрерывного наблюдения.

Достоверность анкетного материала зависит от субъективных качеств. Это делает анкетный способ не достаточно точным.

При изучении делопроизводства можно использовать метод сопроводительных анкет, который заключается в том, что к наиболее интересным, типичным документам прикрепляются анкеты. Все руководители, исполнители обязаны сделать в анкете записи. Это может быть указание должностей, операций с документами.

В этом случае изучается сопоставимость данных о количестве операций и времени на них.

Анкета может быть и устной. Она заполняется самим исследователем в результате опроса.

Метод интервьюирования. Преимущества перед анкетой: при интервьюировании исследователь может ставить дополнительные вопросы или уточнять ответы.

Интервьюирование может представлять собой индивидуальную или групповую беседу. Повторное интервью проводится для уточнения. Интервью проводят через одинаковые промежутки времени.

Сведения, которые получаю в ходе опроса должны записываться по ходу опроса. Для записи могут быть использованы карточки. Данные по каждой беседе относятся … с ответами и выводами исследования.

Метод самофотографии – фотографии рабочего процесса. Проводится самим исследователем для выявления затрат рабочего времени. При самофотографии запись проводится самим работником, исследователю целесообразно принять участие в составлении карты самофотографии.

Особое внимание обращают на составление перечня элементов, перечня операций, чтобы избежать разнобоя в названии операции, приписываний времени, которое фактически затрачивается на один вид работ к другим.

Выявляются потери рабочего времени, которые связаны с недостатками в организации труда. В то же время, самофотография не всегда полностью выявляет потери рабочего времени по вине работника.

Метод самофотографии удобно применять тогда, когда сотрудник выполняет работы, имеющие определённый, давно продолжающийся срок.

Графические методы

Для изучения процессов делопроизводства широко применяются также графические методы. Графические методы применяются для фиксации исходных данных, являясь вспомогательным средством при изучении объекта. В то же время, графики занимают самостоятельное место среди других графических методов. Графики позволяют отразить функции сотрудников, выполняемых или операций и состава документов в форме, удобной для анализа. Перед составлением графиков определяют графическую форму, которая будет максимально соответствовать содержанию отображаемого процесса, а затем производится составление графика, т.е. заполнение намеченной формы конкретными данными, вычерчивание этого графика. Каждая конкретная задача требует выбора определённого типа графика.

Среди многочисленных графиков, которые применяются при исследовании делопроизводства, особую группу занимают организационные графики: оргограммы, оргосхемы. Организационные графики – средство выражения явлений и процессов, не поддающихся непосредственному восприятию и представляющих собой систему связей и отношений. Главная особенность организационных графиков – они изображают качественные отношения.

Организационные графики применяются для отображения структуры и организации учреждения, отношений подчинения и соподчинения структурных подразделений, взаимоотношений отдельных работников, распределение функций управления – для изображения организационных структур и процессов.

Документограммы – график, который отражает движение документов в организации. Документограммы могут быть очень простыми: в виде схемы, показывающей движение документа. Могут быть более сложными, фиксирующими, какие документы составляются и исполняются в структурных подразделениях, через какие инстанции проходят документы, какие виды работ с ними совершаются, и как документы связаны между собой.

Структурные подразделения, отдельные исполнители
Документы

Анализ по горизонтали – прохождение каждого документа через структурные подразделения, или должностных лиц. По вертикали – виды операций, которые производятся с документами. Отражает документационную, информационную связь.

Документограмма позволяет выявить роль отдельных документов и связь отдельных документов между собой.

С целью анализа организации процессов обработки документов составляется оперограмма.

Цель оперограммы – отразить не прохождение документа, а работу над этими документами. Сущность оперограммы – расчленение общей операции на ряд последовательных операций с указанием исполнителей и порядка прохождения документов через структурные подразделения.

В таких оперограммах может отражаться способ выполнения этих операций. Оперограммы составляются в таблично-графической форме. На самой простой оперограмме слева указываются операции, а вверху справа – исполнители. Изображаемые процессы работы и участие тех или иных структурных подразделений или работников в той или иной операции. Оперограммы обычно наиболее рациональны в применении на всех этапах разработки рационального способа выполнения работы.

Графическому анализу могут быть подвергнуты и функциональные процессы.

Графическая форма, отображающая операции по осуществлению какой-либо функции, называется функциограммой, облегчает внесение и разграничение функций между сотрудниками, которые выполняют взаимосвязанные процессы работы. Позволяет выявить дублирование или параллельность.

Функциограмма не даёт последовательности в осуществлении операций – какими должностными лицами выполняется каждая операция. Изучение распределения работ производится с помощью графика распределения обязанностей. Этот график даёт возможность выяснить обязанности сотрудника по отношению ко всему объёму документов, которые проходят через каждое рабочее место и структурное подразделение в целом. Один исполнитель имеет разные обязанности по отношению к документам различных видов и назначений. График распределения обязанностей показывает, какие документы проходят через каждое должностное лицо, и какие операции, т.е. даёт анализ состава работ, выполняемых работником на каждом рабочем месте. При изучении организации с целью усовершенствования в ней уровня организации делопроизводства, графические методы целесообразно начинать с построения общей укрупнённой оргосхемы организации в целом и её анализа.

Следующим этапом должно быть построение более детальных оперограмм для структурных подразделений, их увязка между собой, а дальше – схема документооборота. А после этого – документограммы, оперограммы.

Кроме организационных графиков, при исследовании делопроизводства применяются графики, выражающие расположение предметов и явлений во времени – хронограммы.

Хронограммы – графики длительности событий и явлений и распределения их во времени. Объектом изображения хронограмм является совокупность операций, выполняемых в течение определённого периода. Хронограммы рабочих операций наиболее широко применяются для хронометража, но по горизонтали – время, по вертикали – операции, часто этот вид графиков совмещается с оперограммами.

Топограмма изображает планировку помещений, расположение рабочих мест, между которыми циркулируют документы, поэтому, изучая организацию документооборота, нужно составлять топограмму сначала.

Одной из наиболее распространённых разновидностей графиков, которая отражает количественные отношения – диаграммы. Диаграммы служат средством отображения количества. Достоинство диаграмм – небольшая трудоёмкость, наглядность.

Диаграмма может быть:

- столбиковая;

- ломаная кривая;

- шкала распределения.

Исследование объекта может производиться с помощью построения его модели – методом моделирования. Моделирование не требует обязательного представления объекта в форме абсолютного.

Модель – воспроизведение наиболее важных в данном исследовании сторон объекта. В основе моделирования лежат аналогии, т.е. соответствие между тем объектом , который мы исследуем и его моделью. Соответствие не является абсолютным, т.к. не было бы смысла в моделировании. Модель используют в качестве заместителя изучаемого объекта. Модель может представлять собой словесное описание объекта, иметь графическую форму (рисунок, таблицы).

Изучение отдельных направлений и участков делопроизводства:

1) Составление и оформление документов. Изучение процессов документирования составляет одну из важных частей исследования делопроизводства. В ходе изучения документирования изучается состав созданных в организации документов, целесообразность создания тех или иных документов, выявленных документов, содержание которых не обусловлено необходимостью.

Одним из основных методов изучения процессов образования документов является выборочное изучение индивидуального содержания максимального числа документов, которые характерны для основных участков работы. При этом используются действующие в организации номенклатуры дел, перечни документов, инструкции по делопроизводству, изучаются документы, которые хранятся в архиве. Но основные данные изучаются на местах в ходе бесед со специалистами путём непосредственного наблюдения за процедурой составления документов. Объектом детального изучения могут быть основные документы и многочисленные массовые документы. Выясняя состав документов, также устанавливают, как эти документы распределяются по участкам работы и на каких участках и какие документы создаются. В отношении каждого из выбранных для наблюдения документов бывает необходимо установить, кто, какие подразделения участвуют в подготовке данного документа, какие операции совершаются в ходе этой работы, насколько эти операции обоснованы, нет ли необходимости в замене каких-либо из них, может быть нужно изменить последовательность этих операций.

Такой метод изучения позволяет зафиксировать весь комплекс операций, которые выполняются с документами в ходе подготовки документов и позволяют установить связь.

Можно приступить к подготовке Табеля видов и разновидностей документов, необходимых и достаточных для осуществления деятельности организации с указанием на каких участках и когда создаются эти документы.

Для установления конечной связи документов и соответствующих работ обычно составляется таблица документирования работ.

Наименование документов
Наименование работ

По горизонтали – основные виды работ и документами, по вертикали – документы, сгруппированные по определённому признаку.

В клетках таблицы символами могли быть даны дополнительные пояснения, указывается первичный документ или вторичный, поступающий извне. При этом каждому виду работ и групп документов присваивается порядковый номер, который потом может служить кодовым обозначением, этих документов в изучении (анализе документооборота).

На основании такой таблицы появляются дублирующие документы, можно определить необходимость в унификации документов.

Документограмма – представляет все документы в подразделении. При составлении документограммы задаётся функция, которая присваивается группе документов, или это привязывается к какому-либо структурному подразделению. Представление документов в виде документограммы упрощает анализ документов. Иногда делают документограммы предполагаемого состава документов.

Для отражения многоэтапного процесса подготовки и оформления документов тех операций, которые с ними совершаются, применяются оперограммы.

Для изучения форм документов исследователям необходимо собрать полный комплект всех использованных в организации форм документов, образцы их заполнения, их группируют по функциям, по структурным подразделениям, по наименованиям, по видам и т.д.

Результаты изучения форм документов сводятся в определённую таблицу.

№ п/п	Наиме- нование д-та	Индекс формы	Показатели 4)Всего 5)Из них - заполняемых		Периодич- ность состав- ления	Потреб- ность в допол-нитель- ных реквизи-тах	Использо-вание форм по назна- чению	Отсутствие потребностей в данной форме	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Сведения, помещённые в графу 2, предварительно группируются по признаку принадлежности к определённому документу. В графах 7, 8, 9, в зависимости от характера ответа помечается «да», или «нет». В случае ответа «да» поясняется, какие реквизиты должны быть выяснены дополнительно и как фактически используется тот или иной образец.

На основании проводимого анализа решают, необходима ли данная форма вообще, полностью ли она отвечает своему назначению, каковы возможности унификации форм того или иного документа. На этом этапе работы выясняют, имеются ли виды документы, используемые не по назначению, имеются ли возможности применения типовых текстов и какие документы являются объектом рационализации в первую очередь. Осуществляется унифицирование форм документов.

Для выявления повторяющейся информации в документах отдельно по каждому виду, составляется таблица унификации текста.

Название	Количество документов в месяц	Повторяющаяся информация
1	2	3

Пишем отдельные фразы, части текста, текст целиком. На основании данной таблицы составляется текст для унифицированных групп документов.

Должна быть изучена практика составления документов, её соответствие правилам (законодательство, НПА), выявляют используются ли документы, не регламентируемые, порядок их составления и оформления.