Структура Табеля.

Табель, который составлен по структурной схеме – простой, но он не позволяет связать документы, создаваемые в разных структурных подразделениях.

Если поменялась структура, Табель придётся переделывать, перерабатывать.

Наиболее эффективна функциональная схема: разделы Табеля – функции организации. В таком случае Табель является классификатором вопросов деятельности организации. И корректировать его нужно реже.

Только на основании Табеля можно составить Альбом унифицированных форм и текстов документов.

Такой Табель утверждается руководителем. Табель и альбом ведутся СДОУ. В такой альбом включаются формы документов, которые прошли унификацию. Те формы, в которых проведено разделение постоянной и переменной информации – трафаретные формы. Есть анкета, таблица и т.д.

Табель и Альбом могут вестись как в бумажной, так и в электронной формах.

СДОУ занимается ведением Табеля, т.е. поддержанием в достоверном состоянии эталонного экземпляра Табеля и Альбома.

В каких случаях могут вноситься изменения в Табель:

- изменения законодательства

- принят НПА

- распорядительные документы, которые изменили порядок документирования

- изменения в организации (организационные, функциональные)

- введение новых или существующих показателей … и форм документов.

В Табель включаются вновь утверждённые и введённые в действие формы документов.

В каждом структурном подразделении есть экземпляр Табеля. Наиболее удобна электронная форма Табеля.

Заполненный и утверждённый Табель показывает не только полную картину документирования, но и процесс движения документов.

С момента создания документа до придания документу юридической силы Табель – эффективное средство оптимизации форм документов. Его наличие необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

33