3.3. Організаційний вплив

Методи організаційного впливу, як і адміністративного, перед­бачають прямий вольовий вплив керівних працівників на підлеглих з ціллю забезпечення обов'язкового виконання поставлених завдань.

Процес організаційного впливу здійснюється поетапно у такій послідовності:

1. Визначення завдання і критеріїв його виконання. У самому за­вданні повинні бути встановлені показники, за якими можна вважати наскільки ефективно виконано завдання.

2. Адресність — це точна вказівка особи, яку стосується даний на­каз чи розпорядження. Безадресність розпорядження породжує його невиконання.

3. Важливим елементом організаційного впливу є формулювання розпорядження. Воно повинно бути зрозумілим для виконавця, не допускати можливості невірного тлумачення. Тут треба мати на увазі, що, зіткнувшись з труднощами, виконавці іноді можуть тлумачи­ти завдання таким чином, щоб була можливість не виконувати якусь його частину.

У розпорядженні не тільки вказуються завдання, але і вста­новлюються конкретні обов'язки працівників, порядок роботи, ви­конавці наділяються необхідними повноваженнями (делегування повноважень).

Не дивлячись на те, що повноваження працівника визначається посадовою інструкцією, менеджер у кожному конкретному випадку визначає повноваження, які необхідні для виконання цього завдання. Якщо працівник має достатні права, то його повноваження спеціаль­но не підкреслюються. Але і в цьому випадку менеджер повинен за­вжди порівнювати завдання і обсяг прав, які має виконавець.

Баланс між завданням і правами — це одна із важливих проблем адміністративного впливу.

Найважливішою складовою частиною прав є ресурси, якими роз­поряджається виконавець. Необхідно оцінювати не тільки баланс «завдання — права», але і баланс «завдання — ресурси». Під ресур­сами слід розуміти: персонал, засоби, фінанси, знання, навички та ін.

4. Наступним елементом організаційного впливу є встановлення відповідальності. Виконавець повинен знати, які взагалі заходи віднос­но нього може здійснити менеджер. Йому треба також знати міру відпо­відальності за невиконання, або неякісне виконання завдання уданому конкретному випадку. При цьому треба прагнути досягти відповід­ності між характером завдання, його важливістю і мірою відповідаль­ності (баланс «завдання відповідальність»). Окрім цього важливим є співвідношення прав і відповідальності, ресурсів і відповідальності,

Дезорганізуючим керівництвом г наявність великих прав при малій відповідальності як і відповідальність без необхідних прав при виконанні завдання.

Відповідальність є одним із елементів більш широкої проблеми мотивації підлеглих.

Менеджер, при видачі і розпорядження, спирається на свої повно­важення, права та дисципліну. Ллє для підсилення впливу він підкріплює розпорядження заходами матеріального, соціального та мо­рального стимулювання, не дивлячись на те, що ці заходи виходять за межі організаційного впливу.

5. Необхідним елементом організаційного впливу є інструктаж підлеглих при видачі завдання. Головним тут є роз'яснення, пере­ конання, навчання як виконувати завдання. В окремих випадках інструктаж має велике значення, особливо коли працівник повинен виконувати завдання вперше при недостатньому досвіді роботи. Ін­структаж може бути одноразовим і періодичним, при необхідності.

6. Важливим елементом організаційного впливу є облік роботи, яка виконана і кінцевого результату. Менеджер повинен встановити, коли і яка інформація повинна поступати, хто її надає. У простих за­вданнях спеціальна інформація не потрібна, достатньо контролю ре­зультатів виконання. Але при складних завданнях менеджер повинен встановити систему інформації, яка може бути прямою (від виконав­ця) і непрямою (із інших джерел).

7. Наступним елементом організаційного впливу є видання роз­поряджень у ході виконання завдання. Його необхідність полягає в уточненні та координуванні виконання завдання. При цьому необхід­но враховувати наступне:

• будь-які розпорядження повинні бути об'єктивно необхід­ними і випливати із діючого стану справи, а не із бажання ко­мандувати підлеглими;

• розпорядження не повинні наносити шкоду авторитету мене­джера в очах підлеглих;

• розпорядження повинні передбачати і враховувати індивіду­альні особливості окремих підлеглих — кваліфікацію, особисті якості, досвід, вік;

• розпорядження можуть мати різні форми і видаватись різними способами в залежності від конкретних умов і особливостей осіб, яким вони адресовані. Вони можуть бути прямими і де­талізованими, загальними і конкретними, але завжди давати можливість розробки деталей, ініціативі виконавця.

5. Останнім елементом організаційного впливу є контроль вико­нання і підведення підсумків. Менеджер повинен завжди підбивати підсумки і чітко фіксувати час виконання, звертаючи на це увагу вико­навця. Негативно впливає на виконавця те, коли менеджер не підбиває підсумки результатів виконання завдання. Це послаблює дисципліну і дає можливість іноді не звітувати не тільки про виконання, але і про невиконання завдання.

Таким чином, елементи організаційного впливу близькі до етапів процесу реалізації управлінських рішень. Це не випадково, тому що організаційний вплив за змістом завжди направлений на забезпечен­ня або всіх етапів рішення, або тільки окремих етапів. І все ж таки між процесом реалізації рішення і організованим впливом є різниця.

Процес реалізації управлінського рішення — це весь комплекс заходів в організації, а організаційний вплив — це те, що робить сам менеджер у цьому процесі, а вірніше тільки та частина його дій, яка пов'язана з впливом на підлеглих.

Складові частини організаційного впливу прості і дуже зрозумілі. Але на практиці їх дотримання — справа не така вже й проста. Багато труднощів у роботі менеджера і виникають як раз із-за того, що не виконуються дуже елементарні прийоми організаційного впливу на підлеглих, і можуть створюватись небажані ситуації.