Вопрос Определение масштаба
Мы на многое не отваживаемся не потому, что оно трудно;
оно трудно именно потому, что мы на него не отваживаемся.
Сенека
Конечно, чем выше выставлена планка, тем выше прыгнешь.
Но не следует страдать гигантоманией и глупым максимализмом, созывая вселенский собор, на который никто, разумеется, не приедет. Нет ничего более грустного или смешного (смотря с какой позиции наблюдаешь), чем «международный симпозиум», на котором сидит десяток участников, и все они из одного города. К сожалению, я таких симпозиумов видел довольно много за последние годы.
При выборе формата нужно учитывать, в первую очередь, масштаб основной темы, степень ее универсальности, а также необходимость и ваши реальные возможности по привлечению к участию в мероприятии наиболее важных, ключевых фигур.
Выбор формата существенно влияет также и на структуру мероприятия.
Семинар можно начать краткой вступительной речью от лица организаторов.
Крупный симпозиум открывается пленарным заседанием, на котором выступают наиболее важные персоны с приветствиями и с серьезными докладами глобального характера. Далее уже все участники могут разбиться на отдельные, более узкие тематические секции, которые могут проходить как параллельно, так и последовательно во времени. В результате такого выбора вы естественно подходите к тому, как будет называться ваше мероприятие.
Вопрос Название мероприятия
Лучше думать перед тем, как действовать, чем после.
Демокрит
Не забывайте, что «как корабль назовешь, так он и поплывет». Кроме термина, обозначающего формат (см. классификацию ранее), название мероприятия должно четко отразить ключевую идею. Оно должно быть ярким, броским, запоминающимся, отражающим суть.
Выбор названия мероприятия сродни выбору слогана, используемого для продвижения фирмы или товара. Здесь можно и нужно использовать те же самые принципы.
Особенно важно не забывать нумеровать мероприятие, если оно проводится уже не первый раз. Любому человеку ясно: если его приглашают принять участие хотя бы в пятой конференции «Использование микротехнологий в авиации и космонавтике», то это мероприятие уже имеет свою историю, своих постоянных участников, свои традиции. Его уже можно отнести к категории «раскрученных». Даже если ранее вы о нем не слышали, пятилетний возраст уже позволяет думать о том, что это — не пустая затея.
С названием тесно связан следующий важный пункт, которым должна заниматься рабочая группа: выбор тематики мероприятия.
Вопрос Тематика мероприятия
В древности люди учились для того, чтобы совершенствовать себя. Ныне учатся для того, чтобы удивить других.
Конфуций
По своей сути определение тематики мероприятия является более подробным, расширенным описанием названия, его расшифровкой.
Довольно часто встречаются мероприятия, организаторы которых не могут четко определить рамки обсуждаемых проблем.
Здесь, как и в случае с форматом, не следует болеть гигантоманией, не стоит гнаться за всеми зайцами сразу. Выберите одного-двух, но самых жирных.
Бывают, разумеется, успешные мероприятия, где обозначаются практически все возможные направления выбранной отрасли. Но среди них имеют право на жизнь лишь те, что готовятся крупными ассоциациями, лидерами отрасли.
При определении тематики крайне важна роль специалиста-консультанта, который может четко очертить границы мероприятия, отметить самое интересное, самое злободневное, но, в то же время, логически увязанное между собой.
Таким образом, мы осознали, какой «товар» хотим вынести на рынок, т. е. что будем продавать. Мероприятие начинает приобретать конкретные очертания. Поэтому естественным образом можно перейти к следующему вопросу: кому вы собираетесь его продавать? Кто этот «товар» купит? Кстати, в зависимости от ответа тематические направления можно сформулировать различным образом.
Другими словами, мы переходим к сегментированию рынка или выбору целевых групп.