Внутрішній опис документів справи n ______

----------------------------------------------------------------------

| N | Прізвище, | Дата | Заголовок | Номер |Номери |Примітка|

|з/п| ім'я, |нотаріально |нотаріально | за |аркушів| |

| |по батькові |посвідченого|посвідченого|реєстром| | |

| | фізичних | документа | документа | | | |

| | осіб, | | | | | |

| |найменування| | | | | |

| | юридичних | | | | | |

| | осіб, | | | | | |

| | щодо яких | | | | | |

| | вчинялися | | | | | |

| |нотаріальні | | | | | |

| | дії | | | | | |

|---+------------+------------+------------+--------+-------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

----------------------------------------------------------------------

Разом ____/_____________/ нотаріально посвідчених документів. (цифрами і словами)

Кількість аркушів справи ____/__________________/ (цифрами і словами)

Кількість аркушів внутрішнього опису ____/_______________/ (цифрами і словами)

Звірку наявності нотаріальних документів відповідно до реєстру для реєстрації нотаріальних дій проведено.

Завідувач державної нотаріальної контори (приватний нотаріус) __________ _____________________ (підпис) (розшифровка підпису) Дата

Відповідальна особа державного нотаріального архіву (Головного управління юстиції) __________ _____________________ (підпис) (розшифровка підпису) Дата

Додаток 38 до Правил ведення нотаріального діловодства

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N ________ (розділу опису)

У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано

______________________________________________________ аркуша(ів), (цифрами і словами)

у тому числі: літерні аркуші ____________________________________; пропущені номери аркушів __________________ + аркушів внутрішнього опису ____________________________________________________________

------------------------------------------------------------------

| Особливості фізичного | Номери аркушів |

| стану та формування | |

| справи | |

|-----------------------------------+----------------------------|

| 1 | 2 |

|-----------------------------------+----------------------------|

| | |

------------------------------------------------------------------

Завідувач державної нотаріальної контори (приватний нотаріус) ________ _____________________ Дата (підпис) (розшифровка підпису)

Додаток 39 до Правил ведення нотаріального діловодства ( za318-10 )

Додаток 40 до Правил ведення нотаріального діловодства

Державна нотаріальна контора (приватний нотаріус)

Фонд N _____ ЗАТВЕРДЖЕНО Завідувач державної нотаріальної контори (приватний нотаріус)

________ _________________ (підпис) (розшифровка підпису) Дата Печатка

ОПИС N ___ справ постійного зберігання за __________ рік

_______________________________________________________________ (назва розділу)

------------------------------------------------------------------

| N |Індекс | Заголовок |Дата справи | Кількість |Примітка|

|з/п |справи | справи | (тому, | аркушів у | |

| | |(тому, частини)| частини) |справі (томі,| |

| | | | | частині) | |

|----+-------+---------------+------------+-------------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

------------------------------------------------------------------

У цей розділ опису внесено ___/________ / справ з N__ по N__, (цифрами і словами)

у тому числі: літерні номери____________________; пропущені номери __________________

Завідувач державної нотаріальної контори (приватний нотаріус) __________ _____________________ Дата (підпис) (розшифровка підпису)

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО Протокол ЕК Завідувач державного Головного управління нотаріального архіву юстиції ________ _______________

_________ N ____ (підпис) (розшифровка підпису) Дата

Додаток 41 до Правил ведення нотаріального діловодства

Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖЕНО (приватний нотаріус) Завідувач державної нотаріальної контори Фонд N ____ (приватний нотаріус)

________ _____________ (підпис) (розшифровка підпису) Дата Печатка

ОПИС N справ тривалого (понад 10 років) зберігання за __________ рік

___________________________________________________________ (назва розділу)

------------------------------------------------------------------

| N |Індекс |Заголовок | Дата | Строк |Кількість|Примітка|

|з/п |справи | справи | справи |зберігання| аркушів | |

| | | (тому, | (тому, | справи |(у томі, | |

| | | частини) | частини) | (тому, |частині) | |

| | | | | частини) | | |

|----+-------+----------+----------+----------+---------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

------------------------------------------------------------------

У цей розділ опису внесено __/________/ справ з N__ по N__, (цифрами і словами)

у тому числі: літерні номери____________________; пропущені номери __________________

Завідувач державної нотаріальної контори (приватний нотаріус) __________ _____________________ Дата (підпис) (розшифровка підпису)

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО Протокол ЕК Завідувач державного Головного управління нотаріального архіву юстиції ________ _______________

_________ N ____ (підпис) (розшифровка підпису) Дата

Додаток 42 до Правил ведення нотаріального діловодства

Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖЕНО (приватний нотаріус) Завідувач державної нотаріальної контори ФОНД N ________ (приватний нотаріус)

________ ______________ (підпис) (розшифровка підпису) Дата Печатка

ОПИС N ________ справ з особового складу за __________ рік

_______________________________________________________ (назва розділу)

------------------------------------------------------------------

| N |Індекс | Заголовок | Дата | Строк | Кількість |Примітка|

|з/п |справи | справи | справи |зберіган-| аркушів у | |

| | | (тому, | (тому, |ня справи| справі | |

| | | частини) |частини)| (тому, | (томі, | |

| | | | |частини) | частині) | |

|----+-------+-----------+--------+---------+-----------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

------------------------------------------------------------------

У цей розділ опису внесено ____/________________/ (цифрами і словами)

з N____________ до N_______________, у тому числі:

Літерні номери_____________________;

пропущені номери____________________

Завідувач державної нотаріальної контори (приватний нотаріус) __________ ___________________ (підпис) (розшифровка Дата підпису)

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО Протокол засідання Протокол засідання ЕК ЕПК державного архіву Головного управління юстиції

_____________ N _____ _____________ N _______

Додаток 43 до Правил ведення нотаріального діловодства

__________________________________________________ (найменування державного архіву)

___________________________________________________ (назва фонду)

Фонд N ____________ ОПИС N ____________

_________________________________________ (назва опису)

Крайні дати справ __________________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання

Додаток 44 до Правил ведення нотаріального діловодства

Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖУЮ (приватний нотаріус) Завідувач державної нотаріальної контори (приватний нотаріус) АКТ

_________________ N _____ ________ _____________

_________________________ (підпис) (розшифровка (місце складання) підпису) Дата про вилучення для знищення Печатка документів, не внесених до Національного архівного фонду

На підставі _________________________________________________

__________________________________________________________________ (назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх знищення або типової номенклатури справ)

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N ________________________________________________________________ (найменування фонду)

-------------------------------------------------------------------------------

| N |Заголовок| Дата | Номери |Індекс справи|Кількість| Строк |Примітка|

|з/п| справи |справи| описів | (тому, | справ |зберігання| |

| | або | або |(номенклатур| частини) за | (томів, | справи | |

| |груповий |крайні| за рік |номенклатурою| частин) | (тому, | |

| |заголовок| дати | (роки)) | або номер | | частини) | |

| | справ |справ | | справи за | | і номери | |

| | | | | описом | |статей за | |

| | | | | | |переліком | |

|---+---------+------+------------+-------------+---------+----------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |

-------------------------------------------------------------------------------

Разом __________________________ справ за ___________ роки. (цифрами і словами)

Посада особи, яка проводила експертизу цінності (приватний нотаріус) ______________ _______________________ (підпис) (розшифровка підпису) Дата

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕПК Головного управління юстиції державної архівної установи

_______________ N _____ _____________ N ______

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _______ роки схвалено, а з особового складу погоджено з ЕПК

__________________________________________________________________ (найменування державного архіву)

(протокол від __________ N __________) Документи в кількості _________________________________ справ (цифрами і словами)

вагою _____ кг здано в ___________________________________________ (найменування установи)

____________________________ на переробку за приймально-здавальною накладною від ________________ N __________або знищено шляхом спалення.

Посада особи, яка здала (знищила) документи __________ _____________________ (підпис) (розшифровка підпису) Дата

Додаток 45 до Правил ведення нотаріального діловодства

Державна нотаріальна контора (приватний нотаріус)

ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ Завідувач державної Завідувач державного нотаріальної контори нотаріального архіву (приватний нотаріус) (приватний нотаріус)

________ ________________ ________ _______________ (підпис) (розшифрування (підпис) (розшифровка підпису) підпису)

Дата Печатка Дата Печатка

АКТ

_________________________________ (місце складання) приймання-передавання документів до державного нотаріального архіву

Підстава: ___________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________ (зміст рішення, номер і повна назва фонду, що передається; найменування та адреса установи здавальника)

____________________________________________________________ здав, а ________________________________________________________ прийняв

(найменування та адреса державного нотаріального архіву)

документи за _______ роки, а також довідковий апарат до них:

------------------------------------------------------------------

| N |Номер і назва | Кількість |Кількість справ |Примітка |

|з/п | описів | примірників | | |

| | | кожного опису | | |

|----+--------------+-----------------+----------------+---------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

------------------------------------------------------------------

Номери відсутніх справ ____________________________________

Разом прийнято _______________________ Фонд N _____________ (цифрами і словами)

Передавання здійснив: Приймання здійснив:

_____________________________ ___________________________

_____________________________ ___________________________ (посада, підпис, (посада, підпис,

розшифровка підпису) розшифровка підпису) Дата Дата

Додаток 46 до Правил ведення нотаріального діловодства

Головне управління юстиції

АКТ

____________________ N ______

_____________________________ (місце складання)

про вилучення справ приватного нотаріуса для передачі на зберігання до державного нотаріального архіву

_____________________________ (експертна комісія при Головному управлінні юстиції у __________________________ )

Підстава ____________________________________________________

__________________________________________________________________ справи (документи) вилучаються на виконання вимог статті 30-1 Закону України "Про нотаріат" ____________________________________

Перелік справ (документів) фонду N __________________________ (назва фонду)

------------------------------------------------------------------

| N |Опис| Справа | Заголовок |Крайні дати | Кількість |Примітка|

|з/п| N | N | справи, |справи, тому| аркушів | |

| | |(аркуші | тому |(документів)| у справі, | |

| | |докумен-|(заголовки | | томі | |

| | | тів N) |документів)| |(документів)| |

|---+----+--------+-----------+------------+------------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

------------------------------------------------------------------

Фізичний стан справ (документів), що вилучаються (упорядкований стан, неупорядкований стан).

Голова Комісії ____________ ___________________ (підпис) (розшифровка підпису)

Члени Комісії: ____________ ___________________ (підпис) (розшифровка підпису)

____________ ___________________ (підпис) (розшифровка підпису)

148