2.3.5. Благоприятный режим и условия работы.

Условия работы.

Рабочее место руководителя - кабинет или часть общего помещения, в котором происходит трудовая деятельность и которое оборудовано необходимыми средствами труда.

Правильная организация рабочего места дает возможность менеджеру:

• рационально, с наименьшими расходами работы выполнять свои функции;

• эффективно общаться с подчиненными и другими работниками;

• поддерживать высокую трудоспособность и рабочее расположение духа.

Рабочее место менеджера должны отвечать определенным требованиям:

• площадь рабочего места должна отвечать санитарным нормам;

• мебель в кабинете или другом служебном помещении следует размещать с учетом взаимосвязей менеджера с подчиненными и последовательности работ, которые выполняются;

• мебель, оборудование рабочего места, количество и номенклатура орудий работы должны отвечать содержанию и особенностям выполняемой работы (например, прием посетителей, проведение совещаний, анализ и обсуждения графических материалов, индивидуальная творческая работа).

При этом мебель следует подбирать согласно функциональным, эргономичными, психофизиологическими и эстетичными требованиями. Размещение мебели и средств оргтехники должны обеспечивать удобное использование их.

В современных условиях большая часть рабочих мест руководителей формируется на основе индивидуальных проектов (разработок) или вообще без них. В этом одна из причин невысокого уровня организации рабочих мест, низкой эффективности расходов на их оборудование.

В данное время разработано более 5 тысяч типовых проектов организации рабочих мест для разных категорий административно-управленческого персонала.

Рабочее место руководителя, который осуществляет прием работников в служебных и личных делах, проводит на рабочем месте совещания, принимает и передает конфиденциальную информацию, размещают, как правило, в отдельном помещении (кабинете).

Для кабинета используют комнаты с естественным освещением прямоугольной формы с соотношением сторон 1:1,3 или 1:1,5 и предельно 1:2. Квадратные помещения менее удобные для размещения кабинета. Минимальная высота комнат - 3,25, ширина - 3 м.

Площадь кабинета должна колебаться от 12 до 40 м2. Она определяется функциями, общественным положением руководителя и не должна превышать разумных границ.

Для окраски стен кабинета используют цвета, которые благоприятно влияют на нервную систему и улучшают освещение - слоновой кости, светло-желтый, светло-голубой, светло-зеленый, светло-бежевый.

Рабочее место руководителя может быть в общем помещении. При этом его располагают отдельно от рабочих мест подчиненных, и оно должно занимать большую площадь, чем их рабочие места. В некоторых случаях рабочее место можно размещать на повышении (платформе). Это обеспечивает возможность наблюдения за рабочими местами исполнителей.

С целью частичной визуальной и звуковой изоляции рабочего места руководителя используют стационарные и передвижные перегородки, разборные экраны, шкафы, разделительные перегородки, декоративные растения и т.п.

Если в кабинете есть сейф, целесообразно, чтобы он был скрыт какой-то перегородкой или находился вне поля зрения посетителей.

В кабинете могут быть грифельная доска (она должна быть прикрыта светонепроницаемой декоративной шторой), стенды и кронштейны для размещения схем, чертежей, плакатов и графиков, стол для макетов и моделей.

Если есть потребность, в кабинете устанавливают кондиционер, вентилятор, озонатор, солнцезащитные жалюзи, калорифер и т.п..

Рабочее место руководителя состоит из трех функциональных зон:

• рабочей зоны;

• зоны совещаний;

• зоны отдыха.

Соответственно этому целесообразным является зональное (блочное) размещение основных элементов оборудования рабочего места.

В комплект мебели для рабочей зоны, как правило, входит двутумбовий стол, стол-приставка, подъемно-поворотное кресло, бокс для документов, шкаф для книг или кабинетная стенка. В рабочей зоне могут быть другая мебель и технические средства, которые использует менеджер в процессе работы.

При планировании рабочей зоны менеджера можно использовать такие рекомендации:

• письменный стол следует располагать перпендикулярно к окну;

• входная дверь должны быть в поле зрения менеджера;

• желательно, чтобы окно было слева;

• письменный стол и кресла должны быть отдалены от источников тепла;

• мебель, как правило, за спиной руководителя не размещают, исключением могут быть экран, демонстрационная доска и др.;

• если в одном кабинете два рабочих места, то проход между ними должен быть не меньше 100-120 см;

В зоне совещаний размещают стол для совещаний со стульями (креслами) и кресло для председательствующего. В зависимости от площади кабинета и численности работников, которые обычно принимают участие в совещаниях, эта зона может быть организована самостоятельно или совмещена с основной рабочей зоной. В последнем случае стол для совещаний размещают перпендикулярно к письменному столу руководителя. Количество кресел за таким столом не должна превышать 4-5 с каждой стороны.

Зону отдыха оборудуют журнальным столиком, креслами для отдыха, источниками локального освещения, телевизором. Ее располагают, как правило, в той части кабинета, которая противоположная рабочей зоне.

Планирование и эстетичное оформление кабинета осуществляется соответственно требованиям эстетичного единства оборудования, цветового оформления и соответствующего реквизита. Оформление должно отвечать вкусу владельца кабинета. В кабинете могут быть: портреты картины, скульптуры, альбомы, призы, образцы продукции, макеты новейших технических устройств, карты и схемы международных связей предприятия, художественно выполненные диаграммы и т.п.. Не рекомендуется размещать на стенах личные фотографии, сделанные во время отдыха; календари с котятами, шаржи и карикатуры сомнительного характера. В кабинете руководителя могут быть цветы и декоративные растения. Из них можно создать композиции, декоративные ансамбли.

При размещении предметов и средств работы непосредственно на письменном столе или тумбе целесообразно учитывать такие рекомендации:

• не держать на столе ничего лишнего (каждый предмет на столе, даже чистый лист бумаги, постоянно отвлекает), а только все необходимое;

• все, что берут правой рукой, размещают справа, остальное - слева; таким же должно быть и расположение предметов в ящиках письменного стола;

• каждый предмет должен иметь свое место и это размещение должно быть постоянным;

• письменный стол следует использовать только для текущей работы, а не для складирования книг, документов и других материалов, в том числе и архивных;

• документы, которые используются в текущей работе, необходимо размещать так, чтобы обеспечить быстрый их обзор и поиск;

• компьютер можно размещать как по правую сторону, так и по левую сторону, а клавиатуру, как правило, по правую сторону или в центре;

• средства связи (телефоны, вызывное и переговорное устройства) располагают слева от руководителя на рабочей поверхности стола или приставной тумбы, которая дает возможность оставить правую руку свободной для работы;

• канцелярские принадлежности следует сохранять в специальных лотках с разделителями.

Во многих корпорациях организации рабочего места уделяется пристальное внимание. В японских компаниях внедрены требования к повышению культуры труда, основанному на пяти принципах:

1) ликвидировать ненужные вещи на рабочем месте;

2) правильно хранить нужные вещи;

3) постоянно поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте;

4) постоянная готовность рабочего места к работе;

5) соблюдение перечисленных принципов.

Состояние рабочего места ежедневно оценивается специальной комиссией по балльной системе. Повышенная оценка обеспечивает бонусы и льготы, пониженная – взыскания. Таким образом, работники заинтересованы в постоянной поддержке своего места в хорошем состоянии. Применение такой системы повышает уровень культуры труда и оказывает содействие росту производства труда.