Метод прямого нормирования воплощается путем хронометража (по возможности), фотографии и само-фотографии рабочего времени.
Хронометраж или само-фотография - позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени» менеджера.
Форма проведения хронометража проста, но не каждый может его провести в силу индивидуальных особенностей. Рекомендуется записывать все свои действия с точностью до 5-10 минут на протяжении хотя бы 2х недель. Записи могут выглядеть приблизительно таким образом:
9-00 - сел работать, открыл email;
9-15 - выпил кофе;
9-35 - приступил к созданию отчета;
9-45 - поговорил из Сидоровим, обсудили внешние данные новой секретарши;
11-15 - возвратился к отчету и т.д.
Такой честный и педантический способ контроля времени позволяет увидеть, на что действительно идет время, выявить «поглотителей времени» и принять точечные меры по их устранению.
На основе данных фотографии рабочего времени (в минутах) можно получить несколько полезных показателей, в частности:
Коэффициент использования рабочего дня (Кв.г.д):
ПО+ОП+ОМ+ВОП (в минутах)
где: ПО - подготоовительно-заключительное время;
ТЕ - оперативное время;
ОМ - время обслуживания рабочего места;
ВОП - нормативное время на отдых и личные нужды.
2. Коэффициент потерь рабочего времени по вине работника (Кв.г.ч.):
где ПП - перерывы, которые зависят от работника.
3. Коэффициент потерь рабочего времени, которые не зависят от работника (Кв.г.ч.):
где ПН - потери рабочего времени, которые не зависят от работника.
На основе данных показателей можно определить:
4. Коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь времени Кп.г.г.:
Целесообразно осуществлять анализ затрат времени на выполнение присущих и не присущих (свойственных и не свойственных) должностным обязанностям работ.
Выявление видов деятельности, на которые время тратится напрасно (как показывают исследования, таких бывает до 25%), которые могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица, называется диагностикой времени.
После группировки работ им дается оценка относительно их необходимости, целесообразности, соотношения фактических и плановых предполагаемых затрат времени.
2.3.4.Техническое обеспечение и механизация труда
Внедрение даже простейших средств техники управления сокращает затраты времени на обработку документов приблизительно на 20 %, а системное их применение увеличивает производительность управленческой работы в 3 раза.
Выделяют два основных направления механизации и автоматизации управленческой работы:
реализуется путем внедрения современных электронно-вычислительных систем, разработки экономико-математических методов и моделей и использование на их основе АСУ;
реализуется с помощью применения организационной техники и разработанных на ее основе организационных проектов и систем комплексной механизации и автоматизации управленческой работы.
В зависимости от использования тех или других средств организационной техники можно выделить три основных направления механизации и автоматизации управленческой работы:
механизация отдельных операций;
механизация групп операций и процедур управления;
создание систем комплексной механизации и автоматизации процессов реализации всех функций управления.
Организационной техникой, или техникой управления принято называть совокупность средств, которые используются для рациональной организации и автоматизации управленческих работ с целью повышения оперативности, эффективности и культуры управления.
Механизации, в первую очередь, подлежат бухгалтерский и первичный учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое обслуживание.
Рабочее место менеджера оборудуют техническими средствами соответственно видам работ, которые выполняет менеджер.
На рабочем месте менеджера могут быть: средства для составления и копирования текстовых документов, выполнения чертежных работ, хранение и поиска документов, обработки документов, административной связи и сигнализации, отображения аудиовизуальной информации, средства вычислительной техники, другие технические устройства.
Средства составления и копирования текстовых документов: ПК, диктофоны.
Основным средством составления и редактирование текстовых документов является компьютер.
При использовании диктофона экономия времени того, кто диктует, достигает 20%, а производительность работы секретаря повышается на 25-45 %. С учетом времени на обдумывание за минуту можно продиктовать 60-70, а записать 20-30 слов. В целом с помощью диктофона за единицу времени выполняется на 40-50 % больше работы, чем при “ручном” записывании.
Достаточный опыт использования диктофонов высвобождает язык от слов и фраз, которые не несут содержательной нагрузки, нежелательных пауз.
Средства для выполнения чертежных работ.
В кабинетах некоторых руководителей (главных инженеров, конструкторов и др.) используются приборы для черчения, станки, инструменты и устройства.
Средства хранения и поиска документов. К ним принадлежат оборудование для картотек и средства для хранения документов. К средствам хранения документов принадлежат боксы для документов, оборудование для подвесного хранения их, папки-регистраторы и т.п..
Средства административной связи и сигнализации. К таким устройствам принадлежат акустические и визуальные средства поисковой сигнализации и вызова, а также телефонная аппаратуры.
Аппараты факсимильной связи. Название метода факсимильной связи происходит от латинского “fac simile” (сделай подобное), что означает факсимиле, точную копию, точное воспроизведение подписи, рисунка. Факсимильная связь действует круглые сутки, т.е. присутствие абонента не обязательное. За короткое время можно передать в черно-белом варианте документы любого объема, который дает возможность отказаться от услуг почты, значительно повысить оперативность передачи информации и ее надежность.
Средства отображения аудиовизуальной информации. В случае необходимости кабинет менеджера оборудуют проекционной аппаратурами, экраном и планировочной доской.
Автоматизированное рабочее место менеджера
Одна из важнейших возможностей интенсификации работы менеджера в современных условиях состоит в создании автоматизированного рабочего места (АРМ). АРМ оборудуют набором средств получения, обработки и передача информации - дисплеем, терминалом, средствами связи и быстрого печатания, копировальной машиной, которая может запоминать и передавать копию документа, интерфейсним оборудованием для включения терминала к локальной сети, которая обеспечивает выход на специализированные базы данных и др.