2.2. Бухгалтерський облік господарських операцій суб’єктів малого бізнесу 2.2.1. Облік грошових коштів і грошових документів

Всі підприємства, що мають поточні рахунки в банку, зо­бов’язані зберігати свої грошові кошти в установах банків. Проте для здійснення господарської діяльності (для виплати заробітної плати і витрат на відрядження, для придбання товарів і канцтоварів

і т. ін.) їм необхідна певна кількість готівкових грошових коштів.

Розглянемо особливості бухгалтерського обліку готівкових і безготівкових грошових коштів малого підприємства.

Готівкові кошти

Основним нормативним документом, що регламентує організа­цію ведення касових операцій, є Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене ухвалою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637).

У Положенні № 637 термін «готівкові розрахунки» вживається в наступному значенні: це платежі готівковими коштами підпри­ємств, підприємців і фізичних осіб за реалізовану продукцію (това­ри, виконані роботи, надані послуги) і за операціями, безпосеред­ньо не пов’язаними з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.

Виходячи з даного визначення, «готівкові розрахунки» передба­чають не тільки розрахунки за реалізовану продукцію і т. ін., а і будь-які інші надходження готівки до каси підприємства та випла­ти, зокрема, позареалізаційні надходження і виплати.

Згідно Положенню № 637 підприємства мають право здійсню­вати розрахунки між собою, а також з фізичними особами як в го­тівковій, так і в безготівковій формах.

Розрахунки готівковими коштами підприємства між собою і з громадянами можуть здійснюватися як за рахунок коштів, отрима­них з кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг) та інших касових надходжень. Причому, згі­дно ухвалі Правління Національного банку України від 09.02.2005 р. № 32 сума платежу готівкою одного підприємства ін­шому підприємству (індивідуальному підприємцеві) не повинна перевищувати 10 тис. грн протягом одного дня поодинці або за де­кількома платіжними документами.

Вказані обмеження стосуються також готівкових розрахунків підприємств на оплату за товари, придбані для виробничих (госпо­дарських) потреб за рахунок коштів, отриманих за корпоративними картками.

При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки протягом дня, не обмежується. Платежі підприємства понад встановлену суму згідно п. 2.3 Поло­ження № 637 повинні здійснюватися тільки у безготівковому по­рядку.

З касиром малого підприємства повинен бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність. Однак на практиці нерідко у випадках, коли функції касира одночасно виконує бухгалтер, цим нехтують, що є неприпустимим. Наявність готівки, її надходження

і вибуття, фіксується у касовій книзі, записи до якої необхідно про­водити щоденно. Поряд з касовою книгою може застосуватись та­кож розрахункова книжка, якщо на малому підприємстві здійсню­ються розрахунки готівкою за реалізовану продукцію, роботи і послуги і коли використання реєстраторів розрахункових операцій (РРО) не передбачене. Однак розрахункова книжка не може замі­нювати касову книгу.

На малому підприємстві ведуть одну касову книгу, яка в будь- якому випадку має бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною печаткою, або з використанням клею і паперу із відбит­ком печатки. Після одержання або видачі грошей касир записує операцію у касову книгу під копіювальний папір, а після підрахун­ку підсумку, відривний аркуш касової книги, який є копією записів в ній та виконує функцію звіту касира, передає у бухгалтерію.

Якщо на підприємстві є іноземна валюта, її наявність та рух об­ліковують в окремій касовій книзі. Прибуткові і видаткові касові ордери виписують на суми в іноземній валюті, як у номінальній ва­ртості валюти, так і у грошовій одиниці України — гривнях, за ку­рсом, що діє на дату їх складання.

Надходження готівки оформляють прибутковими касовими ор­дерами. Про приймання готівки видають квитанцію (відривну час­тину прибуткового касового ордеру) за підписами бухгалтера і ка­сира малого підприємства, її завірять печаткою (штампом).

Видачу готівки проводять за видатковими касовими ордерами або платіжними відомостями, які підписані бухгалтером і керівни­ком малого підприємства (або уповноваженими ними особами). Якщо на рахунках, заявах тощо вже є дозвіл керівника про їх опла­ту, на видатковому касовому ордері він не обов’язковий.

Прибуткові і видаткові касові ордери при їх виписуванні пови­нні бути зареєстровані у журналі реєстрації прибуткових і видатко­вих касових ордерів.

На малих підприємствах, де є комп’ютер, при умові забезпечен­ня повного зберігання касових документів, касову книгу можна ве­сти з його застосуванням. В цьому випадку отримують одночасно машинограми «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», які по суті є ідентичними і повністю відповідають змісту касової книги, включаючи нумерацію, яка має здійснюватися автоматично з початку року. Загальна кількість аркушів машинограм друкується як за місяць, так і за рік. Машинограма «Звіт касира» щодня пере­дається разом з первинними документами бухгалтеру малого під­приємства під розписку.

Надлімітні суми готівки у касі, призначеної для виплати заробі­тної плати, премій, допомоги малі підприємства можуть зберігати протягом 3 днів. Після цього не видані суми необхідно внести до банку на поточний рахунок. Під звіт нові суми можна видавати лише за умови повного погашення підзвітною особою попередньо­го авансу.

Готівка на малому підприємстві повинна зберігатись у сейфі (металевій шафі), який замикається в кінці дня касиром, і опечату­ється його сургучною печаткою. Ці ключі і печатка зберігаються у касира. Дублікати ключів в опечатаному касиром пакеті зберіга­ються у керівника малого підприємства. Раз у квартал комісією проводиться перевірка їх зберігання.