Тема . Особливості спеціальних форм ділових комунікацій.
Ділові зустрічі
1.1. Домовленість про ділову зустріч
1.2. Підготовка до проведення переговорів.
1.3. Організація зустрічі делегації
Ділової бесіди,
Комунікація по телефону
Співбесіди при наймі на роботу,
Наради, дискусії, тощо;
Завдання курсу є формування базових та професійних комунікативних компетентностей з метою задоволення інформаційних потреб органів управління, організацій, фірм та установ
1.1. Домовленість про ділову зустріч
Треба почати, а потім побачимо.
Наполеон.
Будь-яка зустріч, а тим більше ділова, проводиться з певною метою. Саме спілкування у діловій практиці, як правило, підтримується взаємною зацікавленістю. Щоб задовольнити зацікавленість сторін, і організовується спілкування.
Щоб ефективно провести ділову зустріч, до неї необхідно серйозно підготуватись, продумавши все до дрібниць.
Домовлятися про ділову зустрічприйнято заздалегіть, при цьому відрізок часу між самою зустріччю буде залежати від конкретних обставин та програми її проведення.
У межах одного регіону найбільш доцільно домовлятись за 2-3 дні.
Запланована за 10 днів ділова зустріч часто буває підготовлена гірше лише через психологічні причини. Спочатку неначе є час для вирішення організаційних питань у наступні дні, а потім, з огляду на можливі непередбачені обставини, часу може просто не залишитись.
Критеріями оцінки результатів взаємодії, окрім досягнення бажаної мети, виступають такі фактори ( вони відображають ресурсні витрати учасників) :
час;
рівень напруженості і характер відносин між ними.
Особливої ретельності вимагає організація зустрічі з іноземцями. До такої зустрічі потрібно, безперечно, готуватися завчасно, передбачивши всі елементи загальної і детальної програм їх перебування.
Діловим протоколом передбачаються такі основні моменти домовленості:
Предмет ділової зустрічі
Місце проведення
Часові межі
Кількість учасників
Матеріали для обговорення та підсумкові документи зустрічі.
Про організацію ділової зустрічі можна домовитися особисто, завдяки листуванню, за допомогою електронної пошти, по телексу, а найпростіше – по телефону.
Особливості телефонного спілкування.
5. Культура спілкування керівника та підлеглих
Менеджер витрачає понад 80% робочого часу на спілкування.
У розвинутих країнах не можна стати керівником, не пройшовши курсів, тестів на здатність до ефективного спілкування.
Прийом на роботу. Особливості комунікації.
Така процедура подібна до телевізійних ток-шоу. Начальник задає запитання, здобувач відповідає. Але при цьому двоє повинні бути підготовленими.
Нова робота це і страх і радість разом.Своїм першим крокам приділіть надзвичайну увагу. Тому що всі упередження, стеренотипи виникають здебільшоговід першого враження.
Представлення буває:
офіційним Вас би мав предствити перед колективом шеф
спонтанним. Ініціативу повинні проявляти ви.
Для початку придивляйтеся і прислухайтеся, тобто пристосовуйтесь до тих правил, що тут існують. Якщо всі спілкуються на ти,не спішіть вживати цю фоорму звернення.. Запишіть і запамятайте імені співробітників. Звертайтеся до них по імені.
Отже ви надіслали резюме і вас запросили.
Правило перше – одяг повинен бути відповідним.
Правило друге – пунктуальність
Якщо вам доведеться зачекати, займіться серйозною справою, не куріть.
Не ініціюйте своїх особливих привітань, руку якщо захочуть вам подадуть
Так само можете присісти лише тоді, коли запропонують крісло
Запам’ятайте ім’я людини, не соромтеся його записати.
Запитання як правило бувають стандартними: Згадати їх разом зі студентами.
Розкажіть проо себе
Чому вас звільнили
Чому так часто змінюєте місце роботи?
Чому ви хочете працювати саме тут?
Чи готові ви їздити у відрядження?
Які ваші очікування?
Тому наперед продумайте можливі відповіді. Але не намагайтесі бути надто оригінальними.
Впевнений, що вас досвідчений інтерв’юер запитає, а чому ви прийшли саме на цю фірму і що ви про неї знаєте. Не легковажте цим щапитанням. Дл інтервюера важливо дізнатися про ваші очікування, атакож зрозуміти, наскільки є великими ваші пошуково-інформаційні можливості. Краще не говрити, що ви це зустріли випадков в Інтернеті чи газеті оголошень. Вамзадають запитання на рівні дорослого і на рівні дорослого повинна бути відповідь. Для цього запитання можна і особливо підготуватися, тому що воно обюбовязково буде.
Напр. Я поцікавився вашим інтернет сайтом і хочу відміти, що мені особливо сподобалась ваша інформація про роботу у минулому році. Я порівняв це із досвідом моєї минулої фірми і ваш напрям мені дуже сподобався..Ви даєте відповаідь і на предметному рівні і на рівні відношення.
Якщо у вас ще немає досвіду роботи, ви можете кваліфіковано відповідати на запиьтання про ваші курсові чи дипломні роботи. Покажіть звізок між тм, чим ви займалися в інституті і будете займатися.
Сценарій інтервю простий, пошукувач відповідає, інтервюер запитує. Не переплутуйте ролі. Інколи інтервюер є не дуже досвідченим, не ведіть себе зверхньо.
Правила участі в спібесіді:
Тренуйтесь,Використовуйте в якості інтервюерів друзів, родичів. Не легковажте підготовкою.
Сплануйте свій приїзд заздалегідь. Дізнайтеся як ходить транспорт. Як швидко можна доїхати власною машиною, таксі. Зайві турботи Вам не потрібні.
Звертайте увагу на зовнішній вигляд.. Навіть якщо ви претендуєте гна місце простого робочого, не потрібно приходити в робочому одязі. Для мужчин найбільш підходить темний костюм, для жінок скромний костюм і блузка.
Звертайте увагу на проложення тіла під час розмови. Ваша поза повинна бути постійно відкриотою.Не можна схрещувати руки, опускати плечі, . Сидіть рівно і зберігайте зоровий контакт, але не витріщуйтесь на нього, погляд повинен постійнго блукати на ніс, очі, рот, галстук.
Конструктивно перемагайте хвилювання.Це природньо. Навіть якщо вам постійно трясуться руки і т.д. ви можете спокійно сказати: вибачте,я сьогодні хвилююсь як ніколи.Це створить елемент природньої вашої поведінки.
Закінчення розмови. Часто в кінці пошуковоачів запитують, А чи є Вас запитання. Тут можжна скористатися попередньо підгтовленою запискою із запитаннями. Запитання повинні бути конструктивними і позитивними. Напр. Яким великим є відділ, де я міг би працювати. Або яким чином краще добиратится до Вас. Не соромтеся також під час першої рохзмови запитати про розмір зарплати. Вам мали би подати руку і про вести до виходу. Не біжіть навипередки , рухайтесь на рівні і підтримуйте тепер вже ритуальну розмову.
Співбесіда є найбільш поширеним методом прийому на роботу працівникі, але завжди найкращий. Чому не найкращий ? а тому що тут дуже часто буде панувати суб’єктивна думка людини що приймає вас на роботу..
Але таку ситуацію ви повинні використовувати, це ваш шанс.
В уявлення інтерв’юера входять передусім його особисті якості, переваги, та переконання. Будьте співзвучними йому. Також щодо феномену симпатії, він переважно перемагає над оцінкою кваліфікації. Використовуйте такі ситуації.
У контексті профіесійної діяльності вже давно відбувається переоцінка ціностей . Якщо ранішке головне місце займало почуття обовязку, то тепер вонго змінює місце самореалізації. Партнерські стосунки це баланс між можливістю самореалізуватися і отрмати нагороду.
Існує ціла низки різних форм спілкування керівника і підлеглих. Від звичайно похвали чи зауваження до до регулярниїх орбгогворень та зборів. Під час такого спілкування дві сторони мають різні цілі:
Персонал- покращення проофесійних можливостей;
Зменшення залежнгості від шефа;
Покращення свого досвіду:
пІдвищення зарплатні.
Роботодавець має інші цілі:
Підвищення мотивації персоналу;
Підвищети продуктивність праці;
Проконтролювати ситуацію;
Добитися дисципліни;
Спілкування із підлеглими Поради для керівника:
Уважно підгготуйтеся до таких переговорів. Виробничі засідання. Роль.
Для керівника првильна комунікація це спосіб мотивувати діяльність підлеглих. А також вирішити багато інших різних цілей. Майте на увазі, що підлеглі можуть по різному відноститись до начальства, від «кліна трясуться» до зверхності..
Ама найбільша помилка керіників , це виголошення довгих монологів.. Це буде лише одностороннім звязком.
Переговри не повинні відбуватися нашвидкоруч. Підготовка заздалегідь і часі, приміщенні говритьт лише повагу до підлеглих.
Не придавайте значно великої уваги недолікам підлеглих.
Які особисті переваги партнера. Яким вухом буде слухати підлеглий.
Нейролінгвістичне програмування.
Заздалегідь продумайте можливі конфліктні ситуації.
Задавайте чіткі та відкритті запитання. Старайитеся спочатку подумки самому на них відповідати.
Що ви зробмли для того, щоб колектив був командою.
Смертельні фрази, якиїх ви поівинні уникати під час спілкування із підлеглими ( Елізабет Мерман. Комунікація і комунікабельність):
Якщо ви хочете бути успішними , ви повинні краще працювати. Такі фрази підлеглі сприймають, як вислови зверху.
Скоро все налагодиться.
Мені здається у вас поблеми із мотивацією. Не пробуйте себе на місці психологога.
Ви можете і дальше спокійно відпочивати. Іронія і зверхність.
Ви повинні бути привітними зі своїми колегамии.. Як правило після таких порад на колег реагують вже агречсивно.
Якщо ви не можете це виконати, то... Підлеглиі тоді як правило беруть лікарняний.
Якщо ви послухаєте мене, до добєтеся результатів. Поради яких не поросять сприймаються погано. Хай людина сама пропросить поради у вас.
Багато вважає що .. Уникайте безоособистих висловів. Вживайте навпаки я/ми вислови. Вони підвищують рівень довіри.
Ваша ...... була вкрай негативна. Нічого доброго ви такою категоричністю не доб\єтесь.
Ви завжди неуважно слухаєте. Ви порушуєте почуття власного гідності у людей.
Це правда, що у вас виникають прооблеми в новому колективі. Тут краще задавати відкриті а не закриті запитання.
При розмові з використанням критичних зауважень ви повинні не прямо критикувати Людину, а порівнюючи його з іншими. Говорити про альтернативны шляхи покращення ситуації
Спілкуванні із підлеглими прооходить через три основні стадії:
Визначення питання
Налагодження мостів
Спільне рішення.
Ситуацыя- співробітники одного відділу часто і гучно святкують свої дні народження, запізнюються з початком роботи після обіду.
Шеф начальнику відділу – П. Кузьмук, ситуація у вашому відділі мені вже надоїла. Ви нічого не робите, лише святкуєте, і заражаєте своїм поганим прикладом інших. Чому так, поясніть мені.
Поговоримо про мости на прикладі цієї ситуації:
Міст -1. Запитання про причину. Під час критики Уникайте запитання типу «чому». У людини залишаэться два виходи – або признання своэъ вини, або агресивна поведінка. П. Кузьмук, ситуація у вашому відділі мені вже надоїла.Ви нічого не робите, лише святкуєте, і заражаєте своїм поганим прикладом інших. Який вихід ви бачите із цієї ситуації?
Міст -2 Признання позитивних сторін. Пряник . П. Кузьмук, ситуація у вашому відділі мені вже надоїла.Ви нічого не робите, лише святкуєте, і заражаєте своїм поганим прикладом інших. Я знаю, що в критичні моменти ваш відділ завжди нас виручає, проте який вихід ви бачите із цієї ситуації?
Міст -3. Відносний характер критики. Багато людей діють неадекватно, коли їх починають критикувати, хоча у неї є і успіхи. Існує велика різниця між тим, що Людина робить одну і ту саму помилку постійно, або інколи нехотячи
П. Кузьмук, ситуація у вашому відділі мені вже надоїла .Співробітники вашого відділу часто затримуються після обідньої перерви, і це не є добрим прикладом для інших.. Я знаю, що в критичні моменти ваш відділ завжди нас виручає, проте який вихід ви бачите із цієї ситуації?
Міст -4 Опосередкований місточок.. Знайдіть контакт не прямо а опосередкований місточок. Знайдіть особистий позитивний контакт. Скажіть свою особисту, може навіть і не офіційну думку.
П. Кузьмук, у вашому відділі так багато молоді, а .Співробітники вашого відділу часто затримуються після обідньої перерви, і це не є добрим прикладом для інших.. Я знаю, що в критичні моменти ваш відділ завжди нас виручає, проте який вихід ви бачите із цієї ситуації?
Міст – 5.Самокритика. Шеф признає себе співучасником негативних подій.
П. Кузьмук, у вашому відділі так багато молоді,а я не віднайшов часу , щоб з вами поговорити. Ви знаєте ... Співробітники вашого відділу часто затримуються після обідньої перерви, і це не є добрим прикладом для інших.. Я знаю, що в критичні моменти ваш відділ завжди нас виручає, проте який вихід ви бачите із цієї ситуації?
Міст-6. Припущення про добрий намір . П. Кузьмук, у вашому відділі так багато молоді,а я не віднайшов часу , щоб з вами поговорити. Ви знаєте .Співробітники вашого відділу часто затримуються після обідньої перерви, і це не є добрим прикладом для інших.. Я знаю, що в критичні моменти ваш відділ завжди нас виручає, можливо ви організовуєте такі святкування з метою зміцнення колективу?
Пошук мостів повинен бути не лише зі сторонни керівника, його повинні шукати і підлеглі, як у спікуванні із шефом, так і у спілкуванні між собою. Важливо всі проблеми , нагативні ситуації вирішувати відразу. Не дозволяйте щоб струмок непорозуміння перетворювався в у конфлітну річку.
Прості життєві правила ділової комунікації для керівника.
(Перші два не підтвердженні наукою, але підтвердженні життям)
Впродовж всієї ділової комунікація ви повинні пам’ятати одне правило – кожен цікавиться лише собою. Майже всі люди егоїсти, вони цікавляться конкретною проблемою чи висловом лише тому, що це їх цікавить особисто. Тому спілкуючись із іншою людиною і даючи їй поради, думайте про те, що він виграє, коли послухає моєї поради. Підкреслюйте користь ваших слів для іншої людини.
Кожна людина готова змінити свою думку, поки вона її ще не висловила. Користуйтесь цим. Розпочинайте розмову відразу із дрібних аргументів, коли почуєте контр., тоді і пустите в хід важку артилерію
Ставте себе на місце партнера, активно слухайте, проявляйте зацікавленість.
Висловитися хочете не ви , а ваш партнер. Обдумуйте і економте свої вислови.
Говоріть спокійно, повільно, розмірковано та акуратно. Цим ви приносите в бесіду спокій і говорите співрозмовнонику, що у вас є для нього час, занчить ви його поважаєте.. Не бійтесь пауз. Досить часто паузи – цінна частина розмови.
Звертайте увагу на те, що скривається за словами. Тобто почуття та переживання співрозмовника. Рівень відношень. Постарайтесь зрозуміти емоції і переживання партнера. Діліться з ним своїми враженнями і говоріть, що ви при цьому відчуваєте.
Приймайте негативні почуття вашого партнера без жодних обмежень.. Людина не повинна боятися висловити Вам свій сум, боязнь, тощо. Людина не повинна думати про те, що буде непривабливо виглядати у ваших очах, чи зможе вас роздратувати. Водночас не кидайтесь миттєво на захист цієї людини, але водночас і не перебільшуйте свої негативні емоції, не інтерпретуйте поспіхом слова, які почули
Звертайте увагу на невербальну поведінку – жести, міміку, атмосферу розмови.
Дозвольте іншим існувати у їхньому власному світі і не оцінюйте та не криткуйте їхній світ, навіть якщо судження партнера і його світогляд викликають у вас недвозначну реакцію..
Будьте стримані у рекомендаціях та порадах. Не будь те місіонером. Далеко не завжди ви зможете вирішити усі проблеми людини, тому постарайтесь створити їй умови, щоб вона змогла їх вирішити самостійно і відповідала за це сама теж.
Створіть теплу атмосферу у стосунках, але при цьому не будьте фальшивими. Будьте від твердими.
Говоріть просто і зрозуміло. Найбільший талант- це сказати просто про складне.. Використовуйте словесні образи та метафори.