37. Порядок регистрации документов и учет граждан Российской Федерации, иностранных граждан.

"Правила предоставления гостиничных услуг в РФ". Технология регистрации гостей в гостинице. Порядок оформления и хранения документов. Порядок регистрации иностранных граждан в гостинице. Журнал регистрации иностранных паспортов, требования, предъявляемые к его заполнению. Отметки в визе, связанные с регистрацией иностранного гражданина в гостинице. Услуга по продлению визы. Сроки регистрации иностранных паспортов в гостиницах, правила хранения и передачи иностранных паспортов.

Процесс регистрации и поселения гостя состоит из пред регистрационной деятельности; оформления регистрационной записи; определения номера и тарифа; установления вида расчета; выдачи ключей от номера; сопровождения гостя в номер.

Пред регистрационная деятельность заключается в оформлении рег.карточки, бухгалтерских бланков до приезда гостя на основе имеющейся информации о личности и предпочтениях гостя из его заявки на бронь. Это экономит время при регистрации гостей. Прибыв в гостиницу клиент должен зарегистрироваться. Продолжительность зависит от того, какой гость прибыл – предварительно забронировавший номер или нет. Поселение по брони в гостиницах, где организован автоматизированный учет, занимает несколько минут, т.к. практически вся необходимая информация указана в заявке. Процесс регистрации без предварительного заказа длится дольше, при этом администратор и гость должны обсудить стоимость номера, сроки размещения, порядок оплаты. Если стороны пришли к согласию, то исполнитель обязан заключить с потребителем договор на оказание услуг. Для этого гость обязан предъявить документ, удостоверяющий личность. Сделать это он обязан в соответствии с п.14 Правил регистрации и снятия граждан РФ с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах РФ и перечнем должностных лиц, ответственных за регистрацию, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 №713, которое гласит: «регистрация граждан по месту пребывания в гостинице, санатории, а также в ином подобном учреждении осуществляется по их прибытии администрацией этих учреждений на основании документов, удостоверяющих личность».

Клиент по прибытии должен заполнить анкету, что свидетельствует о заключении договора между клиентом и гостиницей. Администратор следит за тем, чтобы постоялец правильно поставил дату заселения, отбытия, указал свой домашний адрес. Граждане, прибывшие в командировку, на совещание, конференцию или сборы, заполняют анкету в одном экземпляре, остальные – в двух. Ознакомившись с правилами проживания, техникой безопасности, паспортом номера (прайс-лист с информацией о ценах в случае порчи имущества) и заполнив анкету, гость подписывает ее, тем самым заключая договор на оказание услуг. Администратор сверяет данные анкеты и паспорта, вписывает в анкету номер комнаты, дату и время прибытия и подписывает ее. После проверки личные документы возвращаются владельцу. Проверив данные анкеты, администратор выписывает разрешение на поселение – документ, подтверждающий право гостя на заселение. Выписывается в 2х экземплярах: один для операторов механизированного расчета (кассиров), служащий основанием для выписки счета за проживание, второй – для дежурной по этажу. При регистрации гостю выписывается счет за проживание, который включает в себя тариф номера, умноженный на кол-во суток проживания, оплату за услуги бронирования и дополнительные, которые гость заказывает при регистрации. Счет выписывается в 3х экземплярах: первый для клиента, второй вместе с кассовым отчетом ежедневно сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда.

Кассовый отчет составляется в 2х экземплярах: первый вместе со счетами или контрольной кассовой лентой ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет данные, указанные в кассовом отчете со счетом за проживание гостя. При автоматизированном способе ведения расчетов счет заполняется в 2х экземплярах.

Для хранения анкет у администратора должно быть две картотеки. Одна - для проживающих гостей, другая – «накопительная» - на лиц, выбывших их гостиницы в течение месяца. По завершении календарного месяца анкеты их «накопительной» картотеки изымаются и упаковываются в специальные конверты (в алфавитном порядке), которые переносятся в «архивную» картотеку, где хранятся 1 год, а затем уничтожаются. Все картотеки не должны иметь свободного доступа к ним, а ответственность возлагается на руководителя гостиницы. Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке. Вторые экземпляры анкет дежурные администраторы в течение суток после их заполнения пересылают с курьером в Центральное адресное справочное бюро (ЦАСБ) ГУВД города. В СПиР ведется специальный журнал учета регистрационных форм и передачи их в ЦАСБ, где указывается дата, кол-во передаваемых документов, регистратор ставит свою подпись. Сотрудник ЦАСБ при получении сверяет их кол-во, правильность заполнения, ставит свою подпись в журнале и возвращает его представителю гостиницы. Курьер обязан получить в ЦАСБ ГУВД города отметку должностного лица о приеме анкет. Передача производится ежедневно.

Гостиница посещают иностранцы. 15 января 2007г. вступил в силу ФЗ от 18.07.2006г. №109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в РФ», а с 8 января 2007г. – ФЗ от 06.01.2007г. №2-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ» и о признании утратившими силу отдельных положений фед.закона «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты РФ», вводящие новый административно-правовой механизм учета иностранных граждан и лиц без гражданства. Если раньше гостиницы, уполномоченные ОРИВ, самостоятельно ставили штампы в миграционную карту постояльца, то теперь согласно нововведениям гостиницы не имеют права самостоятельно регистрировать интуристов, а обязаны данные по ним в течение суток относить в районное отделение управления ФМС (фед.миграционная сужба), либо отправлять их по почте.

Для того, чтобы гостиница самостоятельно занималась регистрацией граждан, в ней должен вестись журнал регистрации иностранных граждан. Данные из анкеты иностранного гражданина заносятся в журнал регистрации иностранных граждан в день приезда в гостиницу под очередным порядковым номером, что является своеобразной «пропиской». Как правило, анкета заполняется в 2х экземплярах, один хранится в картотеке, а второй сдается в ОВИР для контроля прибывающих в город со стороны административных органов.

Во время регистрации администратор, проставляя в визе регистрационный номер гостя, название гостиницы и дату регистрации, должен обращать внимание на срок действия визы. Для правильного исчисления срока действия визы и пребывания в РФ зарубежного гостя контрольно-пропускные пункты (КПП) в пограничных городах (аэропортах, морских портах) на оборотной стороне листа национального паспорта, на которой вклеена виза, проставляют штамп с указанием даты и наименования КПП; с этого времени исчисляется срок действия визы. По прибытии в пункт назначения въезжающий обязан в течение 3х суток, исключая праздники и выходные дни, представить свой паспорт для регистрации. Если первым пунктом прибытия и размещения иностранного гостя является гостиница, то паспортный стол гостиницы оформляет прописку, ставя штамп (в паспорте, визе, на вкладыше) с наименованием города и гостиницы. В штамп вносятся регистрационный номер, под которым записана фамилия данного лица в регистрационной книге, срок прописки и подпись ответственного за прописку лица.

Продление прописки оформляется под тем же регистрационным номером с проставлением штампа о ее продлении. Регистратор СПиР следит за тем, чтобы иностранные гости своевременно продляли сроки действия своих виз. Напоминание об этом делается в устной или письменной форме на английском языке или языке, которым владеет гость. Паспорт предъявленный при поселении в гостиницу, должен быть зарегистрирован в возможно короткий срок (не более 24ч) и возвращен владельцу под расписку.