Сучасні підходи до організації та проведення зборів, засідань та нарад

1.1. Підготовка і проведення зборів, засідань і нарад

1.2. Організація прийому відвідувачів

1.3. Мета і функції керівника зборів, засідань і нарад

2. ЗБОРИ, ЗАСІДАННЯ, НАРАДИ ЯК ФОРМА УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ ДЛЯ ПРИЙНЯТТЯ ОПТИМАЛЬНИХ РІШЕНЬ

2.1. Нарада як вид організації ділового спілкування групи

2.2. Етапи підготовки і проведення зборів

2.3. Протокол наради

3. ПРОВЕДЕННЯ ЗБОРІВ, ЗАСІДАНЬ І НАРАД

Значна частина робочого часу, сил і енергії менеджера витрачається на участь в засіданнях, нарадах, зборах або ж на їх проведення. Ці заходи можуть займати від 10 до 69% робочого часу менеджера. Звичайно вони відрізняються колом учасників (на нарадах присутні спеціалісти, відповідальні або зацікавлені особи, а на зборах -- весь персонал), кругом проблем, які обговорюються (на нарадах розглядаються поточні конкретні питання, а на зборах -- більш загальні, які накопичилися за певний період часу), метою (наради мають оперативний характер, на них встановлюються корективи з вдосконалення поточної діяльності, на зборах насамперед підводяться підсумки і визначаються плани на майбутнє).

Крім часу, витраченого на самі збори, керівник і учасники зустрічі повинні приділити час на підготовку до них. Усе це віднімає час на виконання інших обов'язків.

За останній час в західних фірмах одержали поширення так звані "проблемні наради", де відбувається сумісний пошук рішень тих чи інших важливих завдань в діалозі між керівником і рядовими співробітниками. Звичайно такі наради проходять 3-ма етапами.

Спочатку співробітники, як правило, низового рівня зустрічаються з вищими керівниками і повідомляють їх про проблеми, які накопичилися за рік, а ті перевіряють і уточнюють обґрунтованість інформації. Персональна критика при цьому не допускається, оскільки вважається, що вона відволікає увагу учасників від суті справи. Потім керівники шукають можливі варіанти рішень цих проблем, ґрунтуючись на одержаних даних, і доповідають про них на наступних загальних зборах, де ці варіанти всебічно обговорюються. З них відбираються кращі, і у відповідності з ними всі зобов'язані діяти.

Проведення зборів, засідань і нарад варто проводити на початку і наприкінці тижня, коли спостерігається зниження працездатності.

Правильно підготовлене і розумно проведена нарада є ефективною формою використання колективного розуму учасників нарад. Для ефективного проведення наради керівнику необхідно:

- заздалегідь повідомляти його учасникам порядок денний;

- запрошувати на нараду тільки тих, хто зв'язаний з обговорюваною проблемою;

- стежити за дотриманням регламенту наради: 5-7 хвилин кожному на виступ, а тривалість наради не повинна перевищувати однієї години;

- говорити чітко і коротко самому і вимагати того ж від виступаючих.

У процесі проведення наради для створення обстановки ділового і зацікавленого обговорення виниклих проблем керівник не повинен:

- вести телефонні переговори;

- чи переглядати підписувати які-небудь документи;

- коментувати й оцінювати виступу учасників наради;

- висловлювати свою точку зору по обговорюваній проблемі на початку наради;

- застосовувати негативні формулювання (типу "нас не зрозуміють"). Перераховані рекомендації націлені на створення атмосфери щирого висловлення своєї точки зору учасниками наради.