4. Облік особового складу
Однієї з першочергових задач кожного підприємства незалежно від форми власності є облік особового складу підприємства, що ведеться відділом кадрів, або іншою уповноваженою особою. Діяльність кадрової служби на підприємстві регламентується організаційними документами, одним із яких є штатний розпис. У штатному розписі встановлюється посадовий і чисельний склад працівників підприємства. Він містить перелік посад, зведення про штатні одиниці, посадові оклади і місячний фонд заробітної плати підприємства. На сьогодні єдиної типової форми штатного розпису не існує, крім бюджетних установ. Підприємства й організації інших форм власності можуть складати штатний розпис у довільній формі, узявши за основу форму, затверджену для бюджетних установ.
При розробці і затвердженні штатного розпису власник або уповноважений ним орган повинен привласнювати штатним одиницям тільки такі найменування посад і професій, що відповідають Державному класифікатору України ДК 003-95 «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держстандарту України від 27.07.1995 р. № 257 Складається штатний розпис за наказом керівника підприємства, в обов'язки якого входить також його затвердження.
Типові форми первинного обліку особового складу затверджені наказом Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.
наказом Держкомстату та Міністерства оборони України від 25.12. 2009 р. N 495/656.
Типові форми первинного обліку особового складу
Номер типової форми |
Назва типової форми |
П-1 |
Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу |
П-2 |
Особова картка працівника |
П-3 |
Наказ (розпорядження) про надання відпустки |
П-4 |
Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) |
П-5 |
Табель обліку використання робочого часу |
П-6 |
Розрахунково-платіжна відомість працівника |
П-7 |
Розрахунково-платіжна відомість (зведена) |
Усі первинні документи щодо особового складу підприємства, можна розділити на дві групи:
розпорядницькі документи відносно особового складу;
облікові документи щодо особового складу.
Розпорядницькі документи щодо особового складу
П-1 “Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу" |
Застосовується для обліку прийнятих на роботу, заповнюється у відділі кадрів на всіх працівників. Завізований начальником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийняття на роботу, проект наказу (розпорядження) в необхідних випадках є направленням на переговори і пропуском в цех (відділ) для ознайомлення з умовами роботи. Керівник структурного підрозділу — начальник (майстер) цеху (відділу) робить висновок про можливість зарахування: на зворотній стороні проекту наказу (розпорядження) вказується, ким може бути прийнятий на роботу той, хто наймається, по якому розряду, чи з яким окладом і тривалість строку випробування. Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, в разі необхідності медичного огляду, відмітки про проходження інструктажу по техніці безпеки, протипожежному мінімуму та інші відмітки проставляються на зворотній стороні форми. Проект наказу (розпорядження) про прийом на роботу працівника, якому встановлюють оклад, візується у відповідній службі підприємства (організації) для підтвердження вакантної посади і окладу, що встановлюються за штатним розписом. Підписаний керівником підприємства (організації) наказ (розпорядження) оголошується працівнику під розписку. На підставі підписаного наказу (розпорядження) про прийом на роботу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку форма N П-2 “Особова картка”, робить відповідні записи у трудовій книжці; бухгалтерія відкриває особовий рахунок чи аналогічний йому документ. |
П-3 “Наказ (розпорядження) про надання відпустки" |
Застосовується для оформлення щорічної та інших видів відпустки, що надається працівникам у відповідності з чинними законодавчими актами і положеннями, колективними договорами, контрактами та графіками відпусток. Заповнюється у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства (організації). На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці ф. N П-2 працівника, а бухгалтерія робить розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки зазначається “без оплати”. |
П-4 “Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) |
Застосовується при звільненні працівників, заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, які звільняються вищестоящим органом. Один лишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. Підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства (організації). У розділі “Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності” робляться відмітки про нездані цінності, що рахуються за працівником. На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником. При звільненні за особистим бажанням працівник оформлює заяву на лицьовій стороні форми. |
На практиці підприємства, як правило, оформляють накази в спрощеній формі, що містить обов'язкові реквізити типових форм. При цьому конкретний перелік реквізитів для кожного наказу залежить від його виду.
Облік особового складу ведеться у відділі кадрів або працівником, на якого покладено цей обов'язок наказом керівника підприємства (організації). При прийманні на роботу кожному робітнику надається табельний номер, а у трудовій книжці, що знаходиться у відділі кадрів, робиться відмітка про його зарахування на підставі наказу керівника підприємства.
Для організації правильного обліку праці і заробітної плати, а також для складання звітності необхідне знання спискового складу робітників підприємства.