Електронний документообіг
Тетяна Олексіївна Гріненко
Лр1 33б
Лр2 33б
ПЗ 33б
На ПЗ документи
Закон У «про держ таємницю»
Звід відомостей, що становлять держ таємницю ЗВДТ 2005
Реферат (25б на конс)
«Електронний документообіг у держ управлінні» 2009р Клименко
Лекція №1 Основні поняття та визначення
Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і розповсюдження інформації, шляхом фіксації її на папері, на магній, кіно- відео- фото-плівці, або на іншому носієві.
Електронний документ – це документ, інформація в якому представлена у електронному вигляди, включаючи обов’язкові регістраційні атрибути включаючи цифровий підпис
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) – це сукупність даних отримана за допомогою криптографічного перетворення змісту електронного документа, який дає змогу підтвердити цілісність документа та ідентифікувати (аутинтифікувати) особу, яка підписала цей документ.
Цілісність – це властивість інформації, яка забезпечую той факт, що інформація не була змінена навмисно або випадково користувачем або системою.
Справжність(правдивість) – властивість інформації що дає змогу підтвердити що підписувач є тим за кого він себе видає.
Шифрування – криптографічне перетворення інформації з метою приховування її змісту.
Конфіденційність – це властивість інформації яка з наперед завданою ймовірність захищає данні від несанкціонованого користувача.
Лекція 2
Класифікація документів життєвий цикл електронних документів.
Структура обігу електронних документів
Взагалі електронний документообіг має типову структуру.
Безпосередні виконавці
Структурні підрозділи
установи
Відповідальні виконавці
Зовнішні надсилачі та
отримувачу кореспонденціх
Керівник установи
Архівний підрозділ
Загальний відділ
Експедиційна служба
Відділ розгляду та реєстрації
документів
Відділ контролю документів
Класифікація документів це поділ документів на види, групи, типи за узагальнюючими ознаками споріднення. Основною метою є покращення роботи діловодних служб шляхом підвищення їх ефективності при пошуку та доведенні документів до адресата, тощо.
Наприклад:
За найменуванням
Заява
Службовий лист
Наказ
За місцем виникнення
Внутрішні
Зовнішні
За напрямом
Вхідні
вихідні
За ступенем власності
звичайні
для службового користування
таємні
цілком таємні
особливої важливості
За терміном зберігання
звичайні
безстрокові
постійного зберігання
тривалого зберігання (поналд10 років)
Життєвий цикл електронного документа
Призначення будь-якої системи електронного документообігу це забезпечення життєвого циклу електронного документу.
Життєвий цикл електронного документа складає чотири стадії
створення електронного документа
розповсюдження електронного документа
стадія виконання електронного документа
використання електронного документа
На кожній стадії виконуються процеси на документом, за допомогою операцій, операції виконуються автоматично або користувачем.
Таблиця – процеси, які виконуються над документом на кожній стадії
-
Процес
Пояснення
Створення
Планування створення електронного документа
Визначається тип документа, обирається шаблон
Створення
Вміст документу, проект може мати декілька версій
Санкціонування документа
Відбувається процес затвердження документа, який пов’язаний з накладанням або перевіркою цифрового підпису
Реєстрація
Документу надаються обов’язкові регістраційні реквізити, на документ заводиться електронна регістраційно-контрольна кратка
Розповсюдження
Розповсюдження електронного документа
Документ розповсюджується між абонентами системи інформаційних відносин
Використання
Фіксація факту отримання електронного документа
Повинна виконуватись автоматично
Контроль виконання документів
Електронні картки що поставленні на контроль(позначкою) до картотеки .
Документ знімаються з контролю зняттям відповідної позначки. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль
Використання
Доступ
Архівування
Документ вилучаються із широкого вжитку але зберігається доступ до нього
Знищення
Після знищення документ не повинен існувати в системі