5.3 Журнально-ордерна та меморіально-ордерна форми бухгалтерського обліку. Зміст і правила складання журналів за кредитом відповідних рахунків і відомостей до них
Облікові регістри є спеціальними таблицями, пристосованими для реєстрації і угрупування в них даних про наявність засобів і операції з ними, які зафіксовані в первинних документах, для накопичення і зберігання облікової інформації.
В регістрах наперед указуються кореспондуючі рахунки, що полегшує облікову реєстрацію і забезпечує правильне віддзеркалення господарських операцій на рахівницях.
Регістри бухгалтерського обліку класифікуються:
за характером бухгалтерських записів:
- систематичні записи - застосовуються для записів господарських операцій в систематизованому вигляді по однорідних ознаках, тобто на бухгалтерських рахунках. Приклад - Головна книга;
- хронологічні - застосовуються для обліку господарських операцій в календарному порядку їх здійснення і оформлення. Приклад - Касова книга;
- комбіновані - в них відображається систематичні і хронологічні записи. Приклад - Журнал-ордер;
за змістом:
- синтетичні (господарські операції відображаються в узагальненому вигляді й лише у вартісному виразі);
- аналітичні (кожна господарська операція записується з необхідною повнотою в двох показниках (вартісному і натуральному) і супроводжується текстом пояснення);
3) на вигляд:
- бухгалтерські книги, які застосовуються для систематичних і хронологічних записів (Головна книга);
- картки, які застосовуються для обліку основних засобів і товарно-матеріальних цінностей;
- відомості, які відкриваються до журналів-ордерів для отримання додаткової інформації по господарських операціях.
Способи виправлення помилок в регістрах бухгалтерського обліку
Помилково зроблений запис в регістрах виправляється декількома способами:
- Спосіб «червоне сторно». Неправильний бухгалтерський запис знищується шляхом складання сторнувального запису, в якому повторюється кореспонденція рахунків і сума помилкового запису. Запис робиться червоним чорнилом або обводиться у квадратну рамку, після чого робиться правильний запис.
Якщо відображена завищена сума, то сторнується різниця.
- Спосіб додаткових проводок. Застосовується, коли в господарських операціях занижена сума. Для виправлення записується проводка на необхідну суму.
При використанні обох способів обов'язково указується зміст записів, що приводяться, та надається посилання на проводку, яка виправляється.
Виправлення помилок повинне бути підтверджено підписом особи, що підписала документ.
Порядок зберігання документів
Бухгалтерські документи поділяються на документи постійного і тимчасового зберігання. Порядок зберігання, передачі до архіву та знищення документів встановлюється Головним Державним архівом
До документів постійного зберігання відносяться документу з обліку особового складу робітників та з оплати праці. Вони зберігаються на підприємстві аж до його ліквідації, з подальшою передачею до архівної установи.
Термін зберігання документів тимчасового зберігання - не менше трьох років. Знищують такі документи після проведення перевірки з боку органів державної податкової інспекції та фондів соціального страхування, оформлюючи при цьому відповідний акт знищення з документів, який містить опис знищуваних документів.
Форми бухгалтерського обліку
Формою бухгалтерського обліку називається комплекс облікових регістрів різної побудови та взаємозв'язку з певною послідовністю і порядком заповнення. Виділяють дві форми:
меморіально-ордерну (використовують частіше всього на невеликих, бюджетних підприємствах і в кредитних установах);
журнально-ордерну (найбільш поширена на підприємствах).
При ручній обробці бухгалтерської інформації на підприємствах використовують журнально-ордерну форму бухгалтерського обліку, при механізованій обробці інформації використовується таблично-автоматизована форма бухгалтерського обліку.
В основі журнально-ордерної форми лежить принцип накопичення даних первинних документів шляхом використовування накопичувальних відомостей. Журнально-ордерна форма включає облікові регістри: журнали-ордери, відомості, розробочні таблиці, Головну книгу. Схема журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку надана на рис. 5.1
Рис. 5.1 Схема журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку
Відповідно до Методичних рекомендацій по застосуванню облікових регістрів бухгалтерського обліку використовуються наступні регістри:
Облік грошових коштів і грошових документів. Журнал 1 по кредиту рахунків 30, 31, 33 і три відомості до нього 1.1, 1.2, 1.3 по дебету рахунків 30, 31, 33 відповідно.
Облік довгострокових і короткострокових позик. Журнал 2 по кредиту рахунків 50,60.
Облік розрахунків, довгострокових і поточних зобов'язань.
Журнал 3. Розділ 1 «Облік розрахунків за товари, роботи, послуги, інших розрахунків і резерву сумнівних боргів (по кредиту рахунків 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68)».
Журнал 3. Розділ 2 «Облік розрахунків з бюджетом, облік довгострокових і поточних зобов'язань (по кредиту рахунків 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69)». Шість відомостей до Журналу 3:
3.1. Відомість аналітичного обліку розрахунків з покупцями і замовниками.
Відомість аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами.
Відомість аналітичного обліку розрахунків з постачальниками і підрядчиками.
Відомість аналітичного обліку виданих і отриманих векселів.
Відомість аналітичного обліку розрахунків по інших операціях.
Відомість аналітичного обліку розрахунків з бюджетом.
Облік необоротних активів і фінансових інвестицій. Журнал 4. Журнал 4. Розділ 1 «Облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів і зносу необоротних активів (по кредиту рахунків 10, 11, 12, 13, 19)».
Журнал 4. Розділ 2 «Облік капітальних і фінансових інвестицій і інших необоротних активів (по кредиту рахунків 14, 15, 18,35)».
4.1. Відомість аналітичного обліку капітальних інвестицій.
4.2. Відомість аналітичного обліку фінансових інвестицій.
4.3. Відомість аналітичного обліку нематеріальних активів.
Облік витрат. Журнали 5, 5А – містять розділи 1 «З кредиту рахунків 90, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99...», 2 «Витрати з податку на прибуток, витрати фінансової та інвестиційної діяльності, інші витрати», 3 « Витрати діяльності», 4 «Аналітичні дані до рахунку 28 «Товари».
Відомість 5.1 аналітичного обліку запасів.
Облік доходів і результатів діяльності. Журнал 6 по кредиту рахунків 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 79. Розділ 2 Аналітичні дані про доходи.
Облік власного капіталу і забезпечення зобов'язань. Журнал 7 по кредиту рахунків 40, 41, 42, 43, 4, 45, 46, 47, 48, 49 і три відомості.
Відомість 7.1 аналітичних даних рахунку 42 «Додатковий капітал»
Відомість 7.2 аналітичних даних рахунку 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)»
Відомість 7.3 аналітичних даних рахунку 47 «Забезпечення майбутніх витрат і платежів»
Відомість 8 забалансового обліку.