Теория организации - Рогожин С.В., Рогожина Т.В
..pdfразработка типовых структур управления, а также определение границ и условий их применения.
Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением руководителей, что позволяет выявить специфические особенности проблем и «узкие места» в работе аппарата управления. Метод дает возможность выработать рациональные рекомендации по формированию или перестройке управления, исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Данный метод является наиболее гибким и всеобъемлющим.
Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей и подцелей организации, включая их количественную и качественную формулировки и последующий анализ организационных структур с позиций их соответствия системе целей.
Метод организационного моделирования состоит в разработке формализованных математических, графических и других отображений (моделей) распределения полномочий и ответственности в организации. Разработанные модели являются базой для проведения вычислительного эксперимента с целью построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур во взаимосвязи их переменных.
В настоящее время появились автоматизированные системы, позволяющие по функциональным целям и сведениям о состоянии ресурсов организации и о динамике развития внешней среды получить соответствующий проект организации. Однако не следует слишком преувеличивать роль автоматизированных информационных систем в решении задачи проектирования организаций.
Работа автоматизированных систем предусматривает использование процедур имитационного моделирования, оснозу которых составляет ориентация на использование опыта и ин-
231
туиции проектировщика. Соответственно ответственность за возможные просчеты и ошибки в процессе проектирования целиком возлагается на человека, так как принятие окончательного решения остается за ним, а экспертная система только предлагает набор альтернатив, удовлетворяющих поставленным условиям, или, что не менее важно, сообщает проектировщику об отсутствии таковых.
Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от ее характера, а также от результатов соответствующего исследования. Должны приниматься во внимание качество и эффективность используемой методики, наличие необходимой информации, квалификация разработчиков системы, сроки выдачи рекомендаций, материальная и научно-техническая база и т.д.
Приведение структуры организации в соответствие с изменившимися условиями является одной из важнейших задач управления. В большинстве случаев решения о корректировке структур принимаются высшими руководителями организации. Значительные по масштабам преобразования не должны начинаться до тех пор, пока не появятся для этого серьезные причины, не вызывающие сомнений.
Назовем некоторые ситуации, когда могут быть оправданы затраты на корректировку структуры или разработку нового проекта:
•изменение внешней экономической обстановки;
•неудовлетворительное функционирование предприятия (рост издержек, снижение производительности труда, текучесть кадров, сужение внутренних и внешних рынков, уменьшение масштабов деятельности, недостаток ресурсов и т.д.);
•перегрузка высшего руководства;
•изменение технологии управления;
•разногласия по организационным вопросам;
•необходимость перераспределения прав и функций;
•отсутствие перспективы.
232
Внесение корректив в организационную структуру управления должно сопровождаться систематическим анализом функционирования организации и изучением окружающей ее среды с целью выявления проблемных зон. Для этого необходимо разработать генеральный план совершенствования организационной структуры и гарантировать, что в программе нововведений содержатся максимально простые и целенаправленные предложения. Кроме того, важно определить последовательность в реализации планируемых перемен.
В зависимости от конкретных обстоятельств изменения в структуре организации могут быть частичными, касающимися отдельных служб и определенных видов деятельности, или радикальными, когда под влиянием бурного или даже скачкообразного развития рыночной обстановки требуется глубокая и многосторонняя реорганизация. Важно подчеркнуть, что реорганизация предприятия не может производиться моментально, внезапно, без глубокой и всесторонней предварительной работы специалистов разного профиля.
При устранении недостатков организационных структур особое значение приобретает разработка методов упреждающего выявления отклонений от нормы в работе деловых организаций уже на начальном этапе их развития (диагностика «заболевания» по аналогии с выявлением болезней человека) и коррекции системы управления (лечение).
Диагностика (греч. diagnostikos — способный распознавать) — установление и изучение признаков, характеризующих состояние организационной системы для предсказания возможных отклонений от нормы и предотвращения сбоев в работе системы. Диагностика представляет собой первый этап четырехступенчатого цикла исследования системы управления предприятием: «диагноз — прогноз — управленческое решение — контроль».
Диагностические исследования системы управления проводятся с целью оценки текущего состояния предприятия и выявления проблемных ситуаций. Проблемой будем считать
233
сти с целью эффективного решения задач, стоящих перед предприятием в целом. Действия системы должны быть следствием умелого использования существующих возможностей и сложившейся ситуации.
Традиционно понятия «симптом» и «проблема» принято связывать с негативными явлениями, однако применительно к развитию организаций это не всегда справедливо. К примеру,
вотрасли появилась новая технология работы. Ее быстрое освоение может оказаться достаточно серьезной проблемой. Или
врезультате стабильного развития Вам удалось привлечь дополнительные инвестиции. Освоение новых капиталовложений — тоже большая управленческая проблема. Но и то и другое — это положительные факторы, способствующие развитию организации.
Поскольку предприятие является сложным социальным объектом открытого типа, диагностика проблем представляет собой сложную многошаговую задачу. Первый шаг — это сбор информации. Для выявления возможных причин возникновения затруднений необходим научный анализ информации. На первом этапе целесообразно сформулировать проблему в общем виде, что даст возможность сократить число факторов, которые необходимо учитывать при исследовании, и соответственно уменьшить объем необходимой работы по сбору и анализу информации. Информация должна содержать сведения о состоянии рынка, действиях конкурентов и государственных организаций.
При анализе состояния организации следует обратить внимание на такие показатели, как прибыль, сбыт, издержки, производительность, а также на такие социально-психологичес- кие признаки неблагополучного положения дел, как текучесть кадров, конфликтность в коллективе. Сбор и анализ информации должен проводиться с использованием современных про- граммно-технических средств и ПЭВМ. Для группирования факторов и описания их влияния на работу организации целесообразно использовать методы факторного анализа. Для
235
оценки сложившейся ситуации как на количественном, так и качественном уровне рекомендуется привлекать независимых консультантов и экспертов.
Диагностика является элементом не только стратегического, но и оперативного управления предприятием. Сбор информации о невыполнении целевых установок и выявление причин сбоев позволяют производить оперативную коррекцию работы организации. Основные этапы реализации метода оперативной коррекции управления деловой организацией изображены на рис. 7.6.
Рис.7.б.Схемасистемыоперативнойкоррекцииуправления
236
