Іс қағаздарын жүргізу дегеніміз не?

«Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу» курсы құжаттарды толтырудың мемлекеттік заңдары мен стандарттарына сүйене отырып жүргізіледі. Бұл курстың мақсаты:

• студенттерді мемлекетік тілде іс қағаздарын сауатты жүргізуге үйрету;

• құжаттардың дұрыс толтырылуын оқыту;

• ресми іс қағаздарының стилімен таныстыру;

• құжаттарды толтырудың жаңа ережелерімен таныстыру;

Көптеген кәсіпорындар, мекемелер,ведомстволар, басқару аппаратының қызметі құжаттау арқылы жүзеге асырылады. Оларға құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу жатады. Басқару аппаратындағы қызметкерлердің жұмысы құжаттамамен тығыз байланысты. Біреулері құжаттарды жасайды, екіншілері олардың рәсімделуін және жіберіліуін қамтамасыз етеді. Үшіншілері, басшылар құрамы құжаттарды басшылыққа ала отырып, олардың негізінде жұмыс жасайды, шешімдер қабылдайды. Әр түрлі мәселелерді шешу үшін рәсімделетін, жіктелетін, сақталатын, қозғалыста болатын құжаттар жасалады.

Құжаттардың жасалуына, тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен сақталуына байланысты жүмыстардың жиынтығы – іс қағаздарын жүргізу деп аталады. Іс қағаздарын жүргізу екі кезеңнен тұрады.

1. Құжат айналымы

2. Құжаттау

Құжат айналымы – мекемелерді өзі жасаған және сырттан келген құжаттармен жұмыс істеу. Құжат айналымы – бұл, құжаттарды қабылдау, орналастыру, тіркеу, орындалуын бақылау, анықтау, іс құрау, сақтау, жүзеге асыру, басқа мекемелерге жіберілуін бақылау. Құжат айналымы келесі қызметтерді атқарады:

• ішкі құжаттар үшін: құжаттарды жіберу, жүзеге асыру, істерді құрастыру, орындалуын бақылау, сақтау;

• сырттан келген құжаттар үшін: хат-хабарды қабылдау, оны анықтау, тарату, жүзеге асыру, сақтау, адресат бойынша құжаттарды жіберу;

Құжаттау дегеніміз – кез-келген мекеменің қызметін, әрекетін көрсететін құжаттары жасау, толтыру.Оған құжаттарды дайындау, құру, келісу,толтыру, оны жасау операциялары жатады. Құжаттау жүйесінің мақсаты белгілі бір нормалардан, талаптардан тұрады. Бұл нормалар заң актілерімен бекітілген. Оларға нұсқаулар, ережелер, іс қағаздарын жүргізу туралы нормативтік құжаттар жатады.

Ресми іс қағаздар тілінің стилі

Стиль – латын сөзі, «жазу құралы», «жазу мәнері» деген мағынаны білдіреді. Стиль деп белгілі лексикалық, грамматикалық, фонетикалық тәсілдердің қолданылу принциптерін айтамыз. Әдеби тілде бес стиль қалыптасқан. Олар:

1. Ауызекі сөйлеу стилі

2. Ғылыми стиль

3. Публицистикалық стиль

4. Көркем әдебиет стилі

5. Ресми іс қағаздар стилі

Іс қағаздары дегеніміз – жеке тұлғаның, заңды тұлғаның, ұжымның, фирмалардың, мекемелердің атқаратын қызметіне байланысты пайда болатын жазбаша қарым-қатынас құралы. Құжаттарды құрастыруға байланысты қойылатын талаптарды орындау барысында ресми іс қағаздар стилі қалыптасты.

Ресми іс қағаздар стилі өзгермейтін, тұрақты трафареттік сөйлемшелер мен тұрақты оралымдардан тұрады. Мысалы: Біз, төменде қол қоюшылар, отбасы құрамы туралы анықтама, келісімшартта көрсетілген талаптарға сәйкес, кепілдеме берілген күн, отбасы жағдайына байланысты жұмыстан өз еркіммен босатуыңызды сұраймын, тиісті шара қолдануыңызды өтінемін т.б. Іс қағаздарының мазмұны екіұшты болмайды.

Мәтін дәл, нақты, қысқа жазылады. Мәтін баяндау стилінде жазылады. Терминдер кең түрде қолданылады.

• әкімшілік терминдер – «ескертілсін», «нұсқау берілсін», «қаулы қабылдау», «талап қою», «мөр басылды», «күн тәртібі бекітілген»;

• күрделі терминдер – «өтінішке қол қойылды», «тексеріс жүргізу барысында», «келіп түскен хатқа сәйкес» т.б.

• Терминологилық комитет бекіткен терминдер (жеке тұлға, заңды тұлға, ұсынымхат, келсімшарт, еңбекақы,ресімдеу т.б.) мен трафареттік (стандартталған, нормаға айналған сөздер: арыз тіркелген күн, ұсынымхаты бар, міндетті түрде орындалсын, тексеріс жүргізу барысында т.б.) ресми стильге жататын сөздер қолданылады.

Көнерген сөздер мен архаизмдер қолданылмайды.

Қысқарған сөздер де қолданылады. Мысалы; СТТН (РНН), ӘЖК (СИК), ЖШС (ТОО) т.б.