7.1.4. Рациональное использование рабочего времени

Эффективная работа руководителей и персонала фирмы предпо­лагает в первую очередь рациональное использование рабочего време­ни. В этом разделе мы попытались представить результаты многочис­ленных исследований, направленных на разумное использование рабочего времени.

Время — это самый важный, дефицитный и невосполнимый ре­сурс. Время необратимо, его нельзя накопить, передать, оно проходит безвозвратно. Поэтому любой работник, желающий улучшить своюработу, должен периодически анализировать уровень использования и потери времени.

Только если конкретно, по результатам «инвентаризации» време­ни за несколько рабочих дней, определить, сколько времени, на что и с кем тратится, можно увидеть важные резервы личного времени.

На эффективность использования рабочего времени оказывают влияние многочисленные факторы:

планирование времени;

организация труда и техника личной работы;

режим работы;

самочувствие и работоспособность людей;

эргономика труда и техническая эстетика и т. п.

Одним из важнейших источников экономии времени является планирование. В практике управленческой деятельности принято счи­тать, что десятиминутная подготовка рабочего дня обеспечивает до двух часов экономии рабочего времени. При этом для руководителя необхо­димо учитывать правило 60:40 — планом должно быть охвачено не бо­лее 60% вашего времени, так как 40% должно быть зарезервировано для неожиданных дел, посетителей, телефонных разговоров и т. п.

На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в вашем распоряжении. Эту закономерность следует учиты­вать при планировании времени, например, при назначении сроков нача­ла и окончания совещаний, деловых встреч, обсуждений проектов и т. п.

При планировании времени необходимо составить перечень ра­бот на день (неделю, месяц), установить приоритет (последовательность) и примерный срок выполнения работы. Одной из основных проблемпланирования рабочего времени является установление приоритетов в решении ежедневных задач. Успешному решению этой проблемы способствуют рассмотренные ниже принцип Парето, АБВ-анализ и прнцип Эйзенхауэра.

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри определенной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удель­ному весу в этой группе. Так, американские инженеры обнаружили, что 20% запасов обычно составляют 80% стоимости обследуемого ин­вентаря. Оказалось, что принцип Парето работает в самых разных об­ластях. Применительно к управленческой деятельности он формулиру­ется так: в процессе работы за первые 20% времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Если говорить о дневном цикле, то, поскольку для большинства людей утреннее время — самое продуктивное, не следует браться сна­чала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела. Сначала—за немногие жизненно важные проблемы, а уж потом -за многочисленные второстепенные. Принцип Парето находит своекосвенное выражение в АБВ-анализе.

Суть АБВ-анализа заключается в разделении всех дел на три ка­тегории, исходя из того, что относительная значимость задач (в смыслевклада в конечный результат) не совпадает с их относительным коли­чеством.

Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% об­щего количества задач и дел. Однако значимость этих задач (в смыслевклада в достижение цели) составляет примерно 65%. На важные зада­чи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа задач и 20% значимости; на менее важные и несущественные задачи—соответствен­но 65% и 15% (см. рис. 7.2).

Из принципа Парето и из АБВ-анализа следует, что установление приоритетов—важный элемент творческой работы руководителя. Нижеприводятся вопросы, которые могут облегчить выявление задач кате­гории А.

Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к выполнению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?

Могу ли я за счет выполнения одной-единственной задачи ре­ шить сразу несколько других?

Благодаря выполнению каких задач я могу внести максималь­ный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабо­чей группы и т. д.?

Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольше денежное возна­граждение?

Невыполнение каких задач может иметь самые негативные по­ следствия?

Удобным вспомогательным средством принятия решений по раз­ным задачам является так называемый принцип Эйзенхауэра. В соот­ветствии с этим принципом задачу надо рассматривать в координатах «важность» — «срочность», отнести ее к какой-либо категории и при­нять по ней соответствующее решение (см. рис. 7.3).

На эффективность использования рабочего времени большое влия­ние оказывает самочувствие и работоспособность сотрудников фирмы.

На основании многолетних исследований биоритмов кандидат ме­дицинских наук Л. Я. Глыбина пришла к выводу, что в течение сутокподъем работоспособности наблюдается в 5-6,11-12,16-17,20-21,24-1 час, а спад происходит в 2-3, 9-10, 14-15, 18-19, 22-23 часть Отсюда вывод: часы подъема работоспособности необходимо использовать для творческой, сложной работы, а часы спада—для рутинной, ежедневной работы, например контроля за ходом работы подчиненных и т. п.

Характерное изменение работоспособности наблюдается в тече­ние недели. Так, в понедельник человек проходит стадию врабатывания, во вторник, среду и четверг проявляется наиболее устойчивая ра­ботоспособность, в пятницу и субботу она снижается и может развиться утомление. При планировании работы эти данные следует учитывать, например, в понедельник и пятницу по возможности не назначать сове­щания, деловые встречи (или число их резко сократить).

Ряд авторов считают, что по распределению интенсивности рабо­тоспособности в течение суток всех лиц можно разделить на 3 группы:

1. к вечернему режиму труда легче приспосабливаются так назы­ваемые «совы», которых около 30%;

2. работоспособны в первой половине дня и рано ложатся спать «жаворонки»; они составляют около 20% населения;

3. примерно одинаково трудоспособны утром, днем и вечером «голуби», или «аритмики».

Для определения оптимального режима работы в течение дня каж­дый может попытаться использовать простой тест, предложенный за­падногерманским ученым Г. Хольдсбрантом. Тест основан на опреде­лении соотношений сердечных сокращений и числа дыханий. Возможны три варианта соотношений пульса к дыханию: для «аритмиков» харак­терно отношение пульса к дыханию 4:1 (или около этой величины) для «жаворонков» — 5:1,6:1. Увеличение частоты дыхания и уменьшение данного соотношения характерно для «сов».

Короткий дневной сон может приостановить снижение работоспо­собности. По данным немецких ученых, некоторые предприятия с пре­имущественно женским контингентом работающих ввели в трудовой день получасовой полуденный сон. Опыт этих предприятий показал, что, не­смотря на «выпадение» 30 минут рабочего времени, производительность труда в целом повысилась, во второй половине дня утомление у работ­ниц не наблюдалось или степень его была резко снижена. Исследовани­ями установлено, что ночная работоспособность не уступает дневной.

Однако, учитывая имеющиеся периоды спада работоспособности в ноч­ное время, для профессиональных групп необходимо вырабатывать при­способленность к измененному ритму жизни, рекомендовать рациональ­ные режимы труда и отдыха, организацию правильного питания. Одним из ведущих факторов для сохранения здоровья и высокой работоспособ­ности при ночной физической работе является организация рациональ­ного питания. Обязательное условие, например, обеспечение рабочих ночной смены горячей пищей.

На самочувствие и работоспособность людей влияет цветовой климат. Так, согласно наблюдениям психологов, самый утомляющийцвет — фиолетовый, голубой — успокаивающий, зеленый повышает работоспособность. Цвета могут быть холодными и теплыми, что важ­но учитывать при проектировании горячих и холодных цехов, а такжепри строительстве предприятий в различных климатогеографических зонах. При подборе цветов необходимо обращать внимание на харак­тер освещения. При люминисцентном освещении сине-зеленые и жел­то-зеленые цвета становятся излишне резкими. При освещении лампа­ми накаливания серый, голубой и зеленый тускнеют, а оранжевый, желтый и красный — воспринимаются как более яркие. Благодаря правильной окраске стен, пола, оборудования, рациональному исполь­зованию света и удобным в работе станкам и инструментам произво­дительность труда поднимается в среднем на 15-20%, а травматизм снижается на 45-50%. Психологи утверждают, что работоспособность при хорошем настроении на 0,8-4,2% выше, а при плохом — на 2,5-4,8% ниже средней. В связи с этим при строительстве и реконструкции предприятий задача специалистов - найти такой гармоничный набор расцветок, которые, не утомляя глаз, создавали бы хорошее настрое­ние и тем самым делали более привлекательным и успешным повсед­невный труд. Чехословацкие ученые рассчитали, что правильное цве­товое оформление цехов промышленных предприятий обходится в 20 раз дешевле, чем потери, вызванные цветовой анархией.

В последние десятилетия на производстве все активнее использу­ют функциональную музыку, которая оказывает положительное психо­физиологическое воздействие на человека в процессе труда. Утром до начала работы рекомендуется бодрая маршевая музыка, а через 10-15 минут — «музыка врабатывания», которая помогает человеку полнос­тью растормозиться после недавнего сна и обрести максимальную ра­ботоспособность. Физиологические исследования показывают, что, кик правило, функциональная музыка улучшает внимание, благотворно влияет на мышечную силу, частоту пульса, артериальное давления.

При социологическом опросе многие рабочие заявляли, что раньше они возвращались домой утомленными, а с введением музыки самочувствие их улучшилось. При подборе функциональной музыки необходимо в за­висимости от технологического процесса и условий труда, возрастного состава рабочих учитывать уровень интенсивности, ритм, продолжитель­ность и характер музыкального материала. Наиболее рационален пре­рывистый график музыкальных передач с общей продолжительностью их 1,5-2 часа в смену.

При организации рабочего места необходимо учитывать, что рост мужчин и женщин в среднем отличается на 11,1 см, длина вытянутой в сторону руки — на 6,2 см, длина вытянутой вперед руки — на 5,7 см, длина ноги — на 6,6 см, высота глаз над уровнем пола — на 10,1 см.

При конструировании рабочего места в позе «сидя» и его гигиени­ческой оценке учитывают, что в среднем тело мужчины в этой позе на9,8 см длиннее, чем у женщины, а высота глаз над сиденьем соответ­ственно отличается на 4,4 см.

Создание рабочего места оператора определяется рядом функцио­нальных требований: к расстоянию, на котором считываются показа­ния; углу зрения; освещенности; расположению и способу приведения в действие связанных между собой органов управления. Оптимальная поза работающего обеспечивается также конструкцией сиденья, которое дол­жно поддерживать тело и не допускать неправильного его положения. Рабочее сиденье должно быть удобным для выполнения планируемых работ, иметь требуемые размеры, быть снабжено подлокотниками, не мешающими движениям, допускать регулировку по высоте. В ряде слу­чаев целесообразно использование специальных подножек.

Реализация рассмотренных выше рекомендаций в практической работе руководителей и специалистов обеспечивает повышение эффек­тивности системы управления фирмой.