2.2.2. Методология системного подхода в теории организации

Применяя системный подход к изучению теории организации, мы имеем дело с давно открытыми идеями—у них богатая генеалогия.

Впервые идея системного подхода была сформулирована русским ученым, врачом, философом и экономистом А. А. Богдановым в 1912-1928 годах в работе «Всеобщая организационная наука (тектология)».Александр Богданов развил теорию тектологии, или науку об уни­версальной организации, что предзнаменовало использование общей теории систем и многих подобных концепций современными теоретика­ми систем.

Позже эта идея была возрождена Л. фон Берталанфи в работе «Общая теория систем». Однако использование системного подхода не стало общепринятой моделью для специалистов в области теории орга­низации до относительно недавнего времени. Толчком к системному мышлению послужило описание Скоттом в 1961 году взаимоотноше­ний между ОТС и теорией организации.

Много интересных и оригинальных моделей в области теории и практики организации систем и системного подхода предложено рус­скими учеными в сборниках «Организация и управление» под ред. акад. А. И. Берга (1968); «Проблемы методологии системного исследования» (1972); в серии работ М. И. Сетрова, В. Г. Афанасьева и др. Среди зарубежных работ в этой области выделяется вышедшая в 1971 году книга американских специалистов Р. Джонсона, Ф. Каста, Д. Розен-цвейга «Системы и руководства» и опубликованная в 1981 году книгаДж. Гига «Прикладная общая теория систем».

Основная задача концепции системного подхода состоит в том, чтобы, опираясь на понимание системы как комплекса взаимосвязан­ных элементов (частей), найти совокупность законов и принципов, объясняющих поведение, функционирование и развитие систем разных классов.

Системный подход тесно связан с общей теорией систем. Он заим­ствует у нее категорию систем и ряд других положений, однако остает­ся самостоятельной областью научных знаний. Приведем принятое в специальной литературе определение этой категории и научного на­правления применительно к социальным системам.

Системный подход в теории организации — это:

• концентрация внимания на целостности структур организации;

• взаимозависимость частей организации, работающих ради од­ной цели;

• ориентация организации на конечные результаты деятельности фирмы в условиях быстро меняющейся внешней среды.

Системный подход является методологией анализа и синтеза объек­тов природы, науки и техники, организационных и производственныхкомплексов как систем. Он позволяет научно обоснованно решать за­дачи оптимизации структуры и функционирования больших и сложных систем.

.Логика структурообразующей модели теории организации. Остано­вимся на аспектах системного подхода, позволяющих научно обоснованно решать задачи оптимизации структуры и функционирования больших и сложных систем. Исходя из сущности понятия «система» (взаимосвязь, целост­ность и взаимодействие), выделяют три определяющих аспекта системного подхода: функциональный, элементный и организационный, составлявших логику системной структурообразующей модели теории организации.'

Функциональный аспект состоит в определении состава функций-задач, которые должна выполнять система и соответствующие обособ­ленные подсистемы последней. В основе реализации функционального аспекта лежит построение дерева целей системы, вершиной которого является главная цель, а ветвями—локальные (обеспечивающие) цели, реализация которых обеспечивает достижение главной цели.

Поскольку достижение любой цели предполагает определенные действия, то каждая цель фактически достигается посредством реали­зации некоторой функции-задачи, а дерево целей представляет собой фактически еще более разветвленное дерево функций-задач.

Совокупность функций-задач, ориентированная на реализацию конк­ретной программы (цели), товары, рынок или покупателя, в дальнейшем позволяет сформировать базовые блоки (подразделения) любой структуры.

Элементный аспект предусматривает выделение в системе опре­деленного набора элементов необходимого для реализации конкрет­ных функций-задач. При этом происходит движение по дереву функ­ций-задач снизу вверх: на самом низком уровне, как правило, определяются исполнители. По мере движения они объединяются в це­левые группы специалистов и команды, предполагающие наличие ру­ководителей и соответствующих видов элементного обеспечения: пра­вового, финансового, технического и т. п.

Организационный аспект устанавливает структуру системы как механизм реализации ее функций, ясную и точную цель для каждой струк­турной части, формирует состав и содержание связей между элемента­ми системы. Наличие структуры организации, объединяющей элемен­ты в единое целостное образование, определяющей правила и направленность взаимодействия элементов системы, является необхо­димым условием существования объекта.

Обеспечение взаимосвязи и единства указанных трех аспектов системного подхода при формировании системы и ее структурных час­тей позволяет упорядочить и упростить структуру объекта, достичь це­лостности частей и обеспечить приобретение ими качественно новых свойств и характеристик. В результате реализации этого подхода со­здаются предпосылки для эффективного управления организацией Одним из недостатков существующей теории организации являет­ся высокая степень абстрактности и потому недостаточная содержа­тельность используемых для этих целей понятий, отсутствие переход­ных понятий для анализа организации конкретных систем. Попытаемся восполнить этот пробел.

При проектировании систем, процессов и их моделей требуется:

1. правильно определить цель и критерий эффективности их дости­жения;

2. обеспечить целостность состава элементов для достижения за­ данной цели;

3. установить план функционирования, определяющий порядок взаимодействия элементов для реализации функций по достижению за­данной цели;

4. в зависимости от постановленной цели сформулировать состав функциональных, элементных и организационных частей с нахождени­ем оптимального соотношения между указанными тремя составляющими подсистемами как в объекте (управляемой части), так и в субъекте управляющей части системы

5. в реальной си­стеме или ее модели помимо целостности должен соблюдаться принцип замкнутости контура прямой и об­ратной связи.

Структурно-ин­формационная модель управляемой и управляющей стадии части систе­мы приведена на рис 2.5. Последователь­ность взаимосвязей « частей на стадии про­ектирования новой си­стемы (объекта) или на стадиях планиро­вания и управления

действующей системой показаны на схеме

Возможны и другие аспекты системного подхода: интегративный, предусматривающий изучение основных факторов формирования сис­темы и ее функционирования; коммуникационный, заключающийся в рассмотрении внешних связей системы и факторов, оказывающих на нее возмущающее воздействие.

Важно, однако, подчеркнуть, что независимо от избираемого варианта членения системного подхода к совокупности аспектов требу­ется подходить как к системе. В противном случае, например при аб­солютизации роли одного из них, могут быть нарушены целостность и единство самого системного подхода.

Применительно к организационному аспекту следует иметь в виду, что любая организация обычно рассматривается в двух основных ас­пектах: пространственном и временном. С организационной точки зре­ния это означает выделение в системе двух видов структуры: экстен­сивной и интенсивной (см. § 1.2.4).

Любую подлинную систему, механическую, биологическую или социальную, характеризует взаимозависимость частей. Вся система не обязательно улучшается, если одна ее функция или часть совер­шенствуется, становится более эффективной. Эффект может быть об­ратным: возможно серьезное повреждение и даже разрушение систе­мы. В некоторых случаях, чтобы усилить систему, требуется ослабить ее часть — сделать ее менее точной или менее эффективной. Напри­мер, в целях повышения надежности проектируемых производствен­ных систем коэффициент загрузки оборудования должен быть меньше единицы на величину необходимого резерва (10-15%). В любой систе­ме важна работа целого: это результат роста и динамического равно­весия, приспособления и интеграции, а не простой технической эф­фективности.

Изначальный же недостаток подходов различных школ к тео­рии организации заключается в том, что они сосредотачивают вни­мание только на одном каком-то важном элементе, а не рассматри­вают эффективность системы как результирующую, зависящую от многих различных факторов. В этом принципиальное отличие совре­менного системного подхода к теории организации. Таким образом, системный подход - - это не есть набор каких-то руководств илипринципов для специалистов в области теории организации, это спо­соб мышления по отношению к организации и управлению. Именно поэтому теория систем помогла интегрировать вклады всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике органи­зации.

Исходные положения теории системной организации:

1. Организация (предприятие, фирма, корпорация) является систе­мой. Как и в биологическом организме, в организации все части еевзаимосвязаны.

2. Подсистемы являются индивидуальными частями, составляю­щими целую организацию. Каждая подсистема есть часть системы, ко­торая, в свою очередь, может быть подсистемой для системы более вы­сокого порядка. Например, подсистема «участок» есть часть системы «цех», а «цех», в свою очередь, является подсистемой, входящей в сис­тему «предприятие».

3. Синергия означает концепцию, по которой целое является большим, чем сумма его частей. Синергия делает упор на взаимозави­симость среди всех частей организации. В отношении бизнеса это озна­чает, что отдельные подразделения внутри организации являются бо­лее активными, когда они кооперируются и взаимодействуют, чем когда они действуют независимо.

4. Организация представляет собой открытую систему, то есть она взаимодействует с внешней средой, и задача состоит в том, чтобы опре­делить оптимальную степень активности.

5. Границы являются точками, в которых организация встречает­ся с внешним окружением. Для большинства организаций граница между самой фирмой и внешним окружением постоянно изменяется, например,меняются источники сырья, рабочей силы, технического перевооруже­ния, рынков сбыта и т. п.

6. Поток есть движение материальных, информационных, энерге­тических потоков и человеческой энергии в системе. В организациюпоступает сырье, комплектующие, а выходит готовая продукция и ус­луги.

7. Обратная связь есть процесс получения информации о различ­ных системах для того, чтобы определить их состояние и вносить кор­рективы, осуществлять регулирование. Например, на основании учет­ных данных о ходе производства осуществлять функцию оперативного регулирования по отклонениям от плана.

8. В русле системного подхода в менеджменте 60-80-х годов раз­ вилась одна из наиболее известных концепций этого времени — кон­цепция организационного поведения.

Организационное поведение — это область знаний, ориентиро­ванная в сторону лучшего понимания человеческого поведения и ис­пользование этого знания с целью помочь людям более продуктивноосуществлять свои обязанности в организациях и получать от этого большее удовлетворение. Основные ценности, характеризующие кон­цепцию организационного поведения, состоят в следующем:

• акцент на установлении причинно-следственных связей при изу­чении поведения индивида;

• влияние процесса обучения на изменение поведения индивида;

• гуманистический подход к человеку (без насилия);

• забота об организационной эффективности;

• стремление полагаться на эмпирические (опытные) исследова­ния и научный метод.

Обеспечивая понимание, как и почему индивидуумы и группы ве­дут себя, организационное поведение подготавливает людей стать луч­шими служащими и менеджерами. Основная идея, проходящая через концепцию организационного поведения, заключается в том, что пове­дение людей вызывается одновременно их собственными личными ха­рактеристиками и окружающей средой, в которой они находятся.

Все изложенное выше позволяет сделать выводы о том, что теория систем обеспечила теорию организации основой для интеграции кон­цепций, разработанных и предложенных более ранними школами. Од­нако теория систем сама по себе еще не говорит, какие же элементы организации как системы особенно важны. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на эффективность управ­ления. Очевидно, что руководители должны знать структуру перемен­ных организации как системы для того, чтобы применять теорию сис­тем к процессу управления. Это определение переменных и их влияние на эффективность организации — основной вклад ситуационного под­хода, являющегося логически продолжением теории систем.