Образец

Уважаемые партнеры!

Заказ N 111 на доставку сантехнической продукции.

Наша организация получила договор поставки...

Постскриптум: приписка в нижней части письма после подписи, допускается лишь в том случае, когда после подписания письма произошло событие, о котором нужно немедленно информировать адресата или чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент. Приписка начинается с сообщения P.S. (читается Postscript); в конце приписки снова ставится подпись.

Письма, имеющие продолжения: письма обычно пишутся только на лицевой стороне бланка. Если письмо не помещается на лицевой стороне бланка, оно пишется на двух или нескольких листах, причем используется также лишь одна сторона каждого листа. В качестве дополнительных рекомендуется употреблять листы с названием организации, напечатанным типографским способом в левом верхнем углу, с отступом в один сантиметр от верхнего края листа; рядом в правом верхнем углу должны быть напечатаны слова: "Лист для продолжения письма N...". Под названием организации-отправителя пишется имя лица или наименование организации, которой адресуется письмо, а также дата письма. Если эти слова не пишутся, то в таких случаях на дополнительных листах проставляются номера страниц: на первой дополнительной странице ставится номер два, на второй номер три и т.д. Расположение зависит от компоновки письма*(56).

Переписка по электронной почте

При получении деловых писем от партнеров, клиентов и других лиц по электронной почте советуем придерживаться следующих правил:

Проверяйте почту несколько раз в день, можно это делать примерно два раза в день: с утра и после обеда. Иначе вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение важных вопросов.

Если вам пришло электронное письмо, значит кому-то нужно было его отправить и сообщить вам необходимую и по рой очень важную информацию. Поэтому все полученные письма надо читать, за исключением спама, конечно, ненужных рассылок и рекламы.

Советуем настроить автоматическую доставку (получение) почты хотя бы каждые десять-пятнадцать минут.

Если вы очень заняты и вам в этом момент пришло деловое письмо - оцените, от кого оно, посмотрите его тему и хотя бы пробегите его глазами - это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать.

Самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать много писем в электронной почте - сразу отвечать на письма. Поэтому если вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, - ответьте сразу на письмо.

Поля "Кому", "Копия", "Скрытая копия" в электронных письмах.

Следует понимать значения, не забывать и правильно использовать поля "Кому", "Копия" и "Скрытая копия". От этого зависят ваши действия по получению письма или действия получателя.

Итак, поле "Кому". Если вы отправляете вопрос - вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле "Кому". Если вы получатель - ответить должны именно вы. То есть письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.

Поле "Копия" означает, что получатели, стоящие в этом поле, получают письмо только для информации или являются "приглашенными в свидетели". Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, если при наличии такой необходимости начать с фразы "извините, что вмешиваюсь в ваши дела, но...".

Поле "Скрытая копия". О факте отправки письма человеку, указанному в поле "Скрытая копия", не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.

При ответах не забывайте о кнопке "Ответить всем" - это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.

Если в полученном в письме в поле "Кому" более двух адресатов - это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле "Кому" более двух адресатов, - на письмо, отправленное всем, вы можете не получить ответа ни от кого вообще.

Поле "Тема"

Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа "Вопрос", "Привет!", "Доброе утро" или пустые заголовки выдают в вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской. В крайнем случае подобные письма можно отправлять близким и друзьям и людям, с которыми вы давно и очень плотно общаетесь.

"Важность письма"

Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте в поле "Важность" отметку "высокая", это выделит письмо в папке "Входящие". Не используйте напрасно отметку "высокая" важность! Это может зря отвлечь человека от работы, оторвать его от разговора и других дел.

Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью "низкая".

Написание ответа на электронное письмо

Вежливо начните с приветствия.

Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка, русского либо английского и т.п., но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо - неуважение к респонденту и демонстрация собственного низкого уровня деловой культуры.

Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным, а именно:

- Точность - указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).

- Конкретность - из письма должно быть точно понятно, что именно требуется от данного получателя вашего делового письма.

- Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает - и это видит ваш корреспондент. Поэтому не стоит излагать на нескольких страницах то, что можно было бы написать практически в нескольких предложениях. Лаконичный деловой текст - это не сухость, а экономия времени и точность мысли.

Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Неразборчивый и несвязный текст сложно читать и можно пропустить, собственно, самый главный и основной вопрос письма.

Постарайтесь точнее отвечать на все просьбы и вопросы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу "Сделаем!" неполон. Необходимо писать подробнее и детальнее, например "Сделаем к такой-то дате", "Выполним через столько-то дней", "Осуществим после такого-то события". Это будет более определенным, точным и правильным ответом!

Текст делового письма ни в коем случае не должен содержать грамматических, орфографических, стилистических и иных ошибок! Опечатки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро и ваш общий уровень образования становится очевидным.

Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы на писали! Прочтите внимательно свой ответ и убедитесь, что вы все написали лаконично, точно, понятно, конкретно и в тексте не имеется грамматических и иных ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях "Кому", "Копия", "Скрытая копия".

Вложения

Вложения необходимо упаковывать в архив (zip, rar) как в оболочку.

Не вкладывайте в тело письма звук, видео, флэш-анимации и пр. - они запускаются при включенном автоматическом просмотре у получателя, что может доставить ему некоторые неудобства.

Нормальным считается высылать без предупреждения небольшие вложения до 2-3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера - уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или влезет ли в почтовый ящик.

Воздержитесь от вложений сомнительного содержания - во-первых, ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется просмотр электронной почты.

Электронная подпись

Наличие электронной подписи - это всегда полезно (уже содержится ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.

Подпись не должна превышать пять-шесть строк. Она должна включать в себя как минимум вашу фамилию и имя и желательно телефон, электронный адрес, имя/адрес вашей организации и ее сайт в Интернете, если он имеется.

Лучше всего иметь два варианта электронной подписи - для инициативных (собственных) писем и ответов. Для ответов достаточно просто: "С уважением, Фамилия Имя"*(57).

Ошибки, встречающиеся в деловых письмах

Синтаксические ошибки

Ниже приведем примеры предложений, где в первом констатируется, что организация план выполнила; во втором предложении будет указано, к какому сроку она его выполнила, и в третьем указывается, какая именно организация выполнила план.