Письма-запросы

Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично либо по телефону или с помощью иных средств связи. Подобные письма используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

Образец письма-запроса

Комитет по высшему и среднему профессиональному образованию просит представить до 15 июня текущего года в отдел воспитательной работы и социальной защиты учащихся и студентов информацию о состоянии воспитательной работы и профилактики правонарушений за 2006-2007 гг. (форма прилагается).

В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы:

Основные направления, формы и методы воспитательной работы с учащимися и студентами высших и средних учебных заведений. Перечислите наиболее интересные мероприятия, проводимые вашим учебным заведением.

Какие тематические классные часы и лекции прошли в учебных группах в течение учебного года.

Занятость учащихся вне занятий, работа кружков и спортивных секций.

Работа с родителями обучающихся.

Какие вопросы воспитательной работы и профилактики правонарушений рассматривались на педагогических, инструктивно-методических, ученых, учебных и иных совещаниях и советах при директоре, ректоре, начальнике учебных заведений.

Совместная работа с ОПППН по профилактике правонарушений, работа с неблагополучными и малообеспеченными семьями, с учащимися и студентами, состоящими на учете в ОПППН.

Работа совета по профилактике правонарушений.

Оцените степень выполнения плана совместной работы с правоохранительными органами и другими организациями по правовоспитательной работе.

Сотрудничество с органами социальной защиты населения, здравоохранения, социально-педагогическими службами в процессе воспитания и обучения учащихся.

Отчетные сведения о совершенных преступлениях и правонарушениях за январь-декабрь 2007 года согласовать с отделениями милиции*(52).

Письма-благодарности

В последнее время в России в практике работы органов местного самоуправления и государственных органов стали использоваться письма-благодарности.

Образец письма-благодарности

С 13 по 19 сентября текущего года на базе отдыха ООО "Руслан и Людмила" в поселке Чардым проходил семинар ученического актива и заместителей директоров (проректоров) по учебной работе высших учебных заведений профессионального образования.

В работе данного семинара принимали участие работники кафедры социализации личности и психологии воспитания Вашего института.

Семинар прошел на достаточно высоком научно-методическом уровне, учащиеся и студенты познакомились с идеями демократических начал в управлении и организации учебного процесса, профессиональной подготовки, досуга, отдыха, а также были включены в активное творчество по ознакомлению с некоторыми моделями организаторской работы и деятельности.

Прошу поблагодарить и найти формы поощрения работников кафедры социализации личности и психологии воспитания (заведующий кафедрой Лысенков А.П.)*(53).

Всегда помните, что письмо - это отображение того человека, который его пишет. Рекомендательное письмо отличается от других писем тем, что оно должно отображать человека, о котором пишут. Чтобы письмо получилось действительно рекомендательным, следуйте инструкциям.

Все примеры должны подтвердить написанное и окончательно убедить членов комиссии в том, что кандидат достоин данной работы.

Вывод в рекомендательном письме нестандартный: он включает несколько вежливых фраз по отношению к адресату, а также контактную информацию рекомендателя.

Перед отправкой делового письма необходимо перечитать написанное письмо и проверить на предмет грамматической правильности и логичности.

Если рекомендательное письмо нужно вам для приема на работу - серьезнее и ответственнее отнеситесь к выбору кандидатуры рекомендателя. Подумайте, кто бы смог правильно и в выгодном свете вас подать.

Не пишите по банальным и однотипным образцам.

Пересмотрите копию эссе претендента для того, чтобы информация в рекомендательном письме не расходилась с информацией эссе, а мастерски дополняла его.

Попросите кандидата предоставить дополнительную информацию, например резюме.

Сравните претендента с другими претендентами.

Опишите, как хорошо вы знаете претендента. Выделите две или три положительные черты претендента.

Избегайте обобщений и банальностей.

Включите в свое рекомендательное письмо долю критицизма, который подчеркнул бы сильные стороны претендента.

Письмо-подтверждение - это деловое письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, предложения, подтверждает, таким образом, получение сведений, документов или других материалов и т.п.

Ключевой языковой формулой данной разновидности писем является именно фраза "Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)".

При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов - следует назвать их, если подтверждается возможность и желание заключить договор - то какого именно и когда и т.д.

Письмо-подтверждение оформляется на бланке письма.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.

Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово "гарантия" может и не упоминаться в тексте письма, тем не менее подобное деловое письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантироваться могут оплата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, оказания услуг, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п. Подобные детали могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят обычно юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Чаще всего гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты услуг, работ, товара и пр.

Гарантийные письма должны быть ясными, точными и с однозначными формулировками, так как речь в них идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.

Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, к примеру "Настоящим письмом гарантирую...". В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение отправителя заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: "Оплату гарантируем" или "Своевременную и полную оплату гарантирую".

Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью директора организации подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы, например главного бухгалтера. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу, выполненные работы и т.п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика. Письмо скрепляется печатью организации.

В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения: "гарантируем", "гарантируем, что...", "наша организация гарантирует", "оплату гарантируем...", "настоящим письмом гарантируем..."*(54).

В Саратовскую областную

регистрационную палату

Гарантийное письмо

Настоящее гарантийное письмо является

поручительством надлежащего исполнения

взятых на себя обязательств

Адресодатель:_______________________________________________________

(полное название юридического лица)

предоставляет адрес:___________________, г. Саратов,_____________________

в качестве юридического адреса __________________________________________

_________________________________________________________________________

(полное название регистрируемой организации)

согласно прилагаемому договору.

Вышеназванное юридическое лицо гарантирует:

в месячный срок после регистрации организации представить в

Саратовскую областную регистрационную палату сведения о его банковских

реквизитах, квалификационных кодах, подтверждение постановки на учет в

Налоговой инспекции и впоследствии обо всех изменениях;

выполнение установленных законодательством требований по хранению и

своевременному представлению отчетности указанной организации в Налоговую

инспекцию по месту регистрации и доступ контролирующих государственных

органов к документации организации.

Если в результате деятельности вышеназванной организации третьему

лицу будет нанесен ущерб, связанный с определением местонахождения_______

_________________________________________________________________________

(полное название регистрируемой организации)

________________________________________________________________________,

(юридическое лицо-адресодатель)

несем с данной организацией солидарную имущественную ответственность

за ущерб, причиненный третьему лицу.

Помещение по адресу_________________________________________________

_________________________________________________________________________

является собственностью,_________________________________________________

(полное название собственника)

находится на балансе (на аренде)________________________________________,

(должность, Ф.И.О. руководителя)

М.П.

В Саратовскую областную

регистрационную палату

Гарантийное письмо

Настоящее гарантийное письмо

является поручительством

надлежащего исполнения взятых

на себя обязательств

Я, _________________, паспорт серия _______ N _______________, выдан

"___"____________ 200 __г. _____________________________________________,

проживающий по адресу: _________________________________, г.

Санкт-Петербург, _______________________________ , представляю свой

домашний адрес в качестве юридического адреса

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(полное название предприятия) согласно прилагаемому договору.

Обязуюсь:

в тридцатидневный срок представить в Саратовскую областную

регистрационную палату сведения о банковских реквизитах, квалификационных

кодах, подтверждение постановки на учет в Налоговую инспекцию и

впоследствии обо всех изменениях;

своевременное представление отчетности указанного предприятия в

Налоговую инспекцию по месту регистрации и доступ контролирующих

государственных органов к документации предприятия;

что производственная деятельность, противоречащая правилам

использования жилых помещений, по указанному адресу производиться не

будет.

Если в результате деятельности вышеназванной организации третьему

лицу будет нанесен ущерб, связанный с определением местонахождения ______

________________________________________________________________________,

(полное название предприятия)

я,_____________________________________________________________________ ,

(Ф.И.О. полностью)

несу с данной организацией солидарную имущественную ответственность за

ущерб, причиненный третьему лицу.

Согласие совершеннолетних членов семьи, проживающих по указанному

адресу, имеется:

____________________ _________________

____________________ _________________

____________________ _________________

(Ф.И.О. полностью) (подпись)

"__"____________ 200__г.

Подпись ответственного квартиросъемщика ____________________заверяю.

_________________________ подпись ответственного лица ЖЭУ.

М.П. ЖЭУ

Письмо-запрос - это деловое письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы обычно подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. Письмо-запрос требует письма-ответа. Письмо-запрос оформляется на бланке письма.

Письмо-ответ - это деловое письмо, которое обычно составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным. В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициатив ном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Не допускается переносить в письмо-ответ допущенные автором письма-просьбы ошибки. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа, такой, как: "На Ваше письмо от N __...". Мы об этом уже писали ранее.

Сведения об инициативном письме вносятся в реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", которая есть в составе реквизитов бланка.

Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с...", так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких именно условиях и когда сможет дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-ответ оформляется на бланке письма.

Письмо-просьба - это деловое письмо, цель которого - получение определенных услуг, товаров, информации, необходимых организации-автору.

Для составления писем-просьб дают повод огромное количество управленческих ситуаций.

Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Просьба излагается с помощью следующих слов и фраз: "Просим Вас провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас сообщить..." и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", а именно "Надеемся на положительное решение вопроса...", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п.

Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью подразделения, должностного лица, организации.

В одном подобном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)", "Одновременно просим Вас...".

Письмо-просьба оформляется на бланке письма*(55).

Деловое письмо может также включать следующие дополнительные части, которые вносятся по необходимости, к примеру это могут быть:

"Вниманию такого-то или такой-то...", а именно когда от правитель письма, адресованного какой-то коммерческой фирме или другой организации, хочет, чтобы письмо было прочитано определенным лицом этой организации или конкретным от делом, то перед вступительным обращением (или под ним) ставится надпись следующего содержания: "Вниманию господина Петрова П.П.". Такая надпись иногда подчеркивается, чтобы обратить на себя внимание сотрудника, который разбирает почту данной организации. Сотрудник обратит внимание и передаст данное письмо именно указанному лицу.

Указание на содержание письма. Для удобства читающего перед основным текстом письма иногда излагается краткое указание относительно содержания или темы письма. Это указание обычно помещается между вступительным обращением и основным текстом. Оно обычно печатается заглавными буквами или подчеркивается для того, чтобы привлечь внимание лица, разбирающего почту. Все слова в указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы.