Сопроводительные письма

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей и т.п. Данные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

В сопроводительном письме всегда есть такие стандартные выражения, как "направляем", "пересылаем", "посылаем", и т.п. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложений.

Образец сопроводительного письма

Министерство Российской Федерации по физической культуре, спорту и туризму направляет Вам разработанные и утвержденные приказом Минспорта России от 14 апреля 2008 года N 124 бланки заявлений на получение (переоформление) лицензии на международную туристскую деятельность и включение (внесение изменений) в Государственный реестр для юридических и физических лиц. Данные бланки заявлений Вашему территориальному органу необходимо использовать в процессе последующего лицензирования международной туристской деятельности.

Дополнительно направляем Вам образцы бланков предписания на проверку, акты проверки соблюдения лицензионных требований и условий лицензиатом, предписание устранения нарушений, выявленных в ходе проверки лицензиата, утвержденные приказом Минспорта от 16 апреля 2008 года N 125 (при ограничении полномочий лицензирующего органа бланки предписаний могут носить наименование "решение"). На основании этих бланков предписаний Вашему территориальному органу надлежит разработать и утвердить соответствующие документы для осуществления надзора за туристическими фирмами, расположенными в Вашем регионе.

Приложение: на 8 л. в 2 экз.*(51).

Рекомендательные письма

Целью любого рекомендательного письма является предоставление именно объективной всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице). Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с поручением за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю. Рекомендация может исходить и от физического, и от юридического лица (организации).

Рекомендательное письмо - это одно из разновидностей делового письма, поэтому все вышеобозначенные нами правила оформления деловых писем полностью распространяются и на рекомендательные письма. Формально рекомендательное письмо пишется в произвольной форме, без обращения к какому-либо конкретному адресату. Однако если адресат заранее известен, то желательно указать его реквизиты и данные. Если рекомендация исходит не от физического лица (гражданина), а от организации (юридического лица), предпочтительнее, чтобы оно было написано на бланке соответствующей организации. Рекомендуемый объем письма - одна страница машинописного текста.

Если письмо исходит от юридического лица (оформлено на бланке организации), то в соответствии с правилами оформления деловых официальных писем в нем указываются реквизиты отправителя (угловой штамп с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов), а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если адресат известен, то в правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже реквизитов в середине страницы указывается название документа, то есть "Рекомендательное письмо". Для рекомендательных писем от граждан заголовок ограничивается лишь названием документа.

В самом тексте рекомендательного письма обычно содержится информация о подтверждении факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от физического лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого им человека). Из перечня обязанностей обязательно должна быть видна квалификация рекомендуемого. Если рекомендуемый работник занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала.