Образец

Большинство членов правления проголосовало "за" ведение шестидневной

рабочей недели.

Ряд предложений и проектов были нами отобраны на предстоящую в марте

этого года выставку.

При подлежащем, выраженном местоимением "кто", сказуемое ставится в форме единственного числа.

Образец

Тот, кто предложит лучший и наиболее оптимальный проект, получит

денежную премию*(42).

Самой частой ошибкой, встречающейся в текстах деловых писем, является дублированность стандартизированных документов. К примеру, нет необходимости в составлении делового письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения. Для этого нужно только ограничиться пропуском на территорию организации или его паспортом и устной информацией.

Не следует начинать текст письма с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма. Лишним будет также указание наименования организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо, так как данный реквизит написан на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

Тексты деловых писем необходимо предварительно согласовать с заинтересованными должностными лицами организации (например, письма по кадровым вопросам согласовываются с начальником отдела кадров; по финансовым вопросам - с главным бухгалтером и т.п.). Визы подобного согласования проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации*(43).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк приказа в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Перечень реквизитов для подготовки и оформления документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа и т.п.*(44).

Особенностью деловых писем в настоящее время является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может впоследствии стать источником помех и разногласий, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды информации подаются и в словесно-цифровой форме.

Образец

124 000 записывается как 124 тыс. руб.

Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами.

Образец

Заключенных договоров должны быть не более двух.

Аналогичным же образом обозначаются временные границы или периоды.

Образец

Переговоры должны быть проведены в течение четырех-пяти дней.

Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и пр., оно должно записываться цифрами.

Образец

Нам необходимо 75 литров бензина.

При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы.

Образец

127 890 рублей.

Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее падежному окончанию.

Образец

Уровень подготовки специалиста отдела маркетинга соответствует 2-му

классу:

При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз.

Образец

Специалисты 1, 2, 3-го класса должны явиться на заседание...

Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.

С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим в себя указание на число.

Образец

50-процентный, 300-километровый, 2-миллиметровый, 4-килограммовый.

Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения.

Образец

20-км, 5-мм, 4-кг*(45).

При составлении деловых писем необходимо помнить, что по письму можно судить не только о человеке, который его написал, но и об организации, которую он представляет. В конечном итоге, письмо может создать или хорошую репутацию человеку или организации, или наоборот, вызвать негатив. Поскольку деловые письма обычно подшиваются, то не исключено, что к вашему письму, оставленному без внимания ранее, могут вернуться при просмотре подшивки. Помните, что время, затраченное на составление хорошего письма, - это хорошо вложенный капитал*(46).

Образцы стандартных фраз в деловой переписке:

В соответствии с Вашим письмом...

В соответствии с письмом заказчика (клиента и т.п.)...

В соответствии с протоколом...

В целях усиления охраны имущества...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашего телефонного разговора...

В подтверждение нашей договоренности...

В порядке оказания технической помощи...

В связи с тяжелым положением...

В связи с отсутствием финансовой помощи...

В порядке проведения совместной работы...

В связи с проведением совместных работ...

В целях усиления ответственности...

Извещения:

Сообщаем, что задержка в отгрузке... произошла ввиду...

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение...

Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

Извещаем, что мы...

Доводим до Вашего сведения, что...

Сообщаем, что, к сожалению, не можем...

Фразы от третьего лица единственного числа:

Кооператив "Наир и Ко" гарантирует...

Завод "Контакт" не возражает...

Совместное российско-немецкое предприятие "ТрансМашГрупп"

предлагает...

Фразы от третьего лица множественного числа:

Дирекция и профсоюзный комитет завода "КонтактОбъектив" убедительно

просят...

Фразы от первого лица множественного числа:

Просим...

Подтверждаем...

Предлагаем...

Сообщаем...

Фразы от первого лица единственного числа (если письмо исходит от гражданина):

Довожу до Вашего сведения...

Прошу...

Ставлю Вас в известность...

Фразы от первого лица множественного числа (если опять же письмо исходит от физического лица):

Поддерживаем...

Одобряем...

Мы получили Вашу телеграмму...

Поздравляем...

Просьбы:

Просим Вас проверить ход выполнения работ...

Прошу принять меры...

Прошу сообщить данные о производительности...

Просим оказать содействие...

Просим выслать в наш адрес...

Прошу ликвидировать задолженность...

Отправка документов или материальных ценностей:

Направляем Вам планы сборки деталей и конструкций...

Посылаем интересующие Вас документы заказным письмом с

уведомлением...

Высылаем подписанный с нашей стороны договор...

Подтверждения:

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к

его выполнению...

Подтверждаем получение спецификаций на...

Завод "ОПТИКА" подтверждает условия поставки оборудования...

Предложения:

Мы можем предложить Вам...

Предлагаем Вам приобрести...

Мы можем рекомендовать Вам...

Приглашения:

Приглашаем Вас принять участие в выставке...

Просим принять участие в обсуждении договора с рекламодателями...

Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить...

Отказы и отклонения предложения (проекта):

Присланный Вами проект договора с верстальщиком на сумму ... нами не

может быть утвержден по следующим причинам.

Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...

Напоминания:

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны...

Напоминаем, что в соответствии с ... Вы должны...

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет...

Напоминаем Вам, что срок предоставления образцов заканчивается...

Гарантии:

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения работ и оказания услуг гарантируем.

Качество изделий гарантируем.

Заключительные слова:

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

С пожеланиями успехов.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную

ошибку*(47)).

Далее перечислим названия документов, которые пишутся только с прописной буквы в тексте деловых писем:

Конституция Российской Федерации;

Декларация прав и свобод человека и гражданина;

Федеральный конституционный закон (перед названием данного нормативного акта);

Федеральный закон (перед названием данного нормативного акта);

Закон Российской Федерации (перед названием данного нормативного акта);

Указ Президента Российской Федерации (перед названием данного нормативного акта);

Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (перед названием данного нормативного акта);

Уголовный кодекс Российской Федерации;

Таможенный кодекс Российской Федерации и т.п.

Название документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова, такие, как инструкция, устав, положение, пишутся с прописной буквы и без каких-либо кавычек.