Образец

Верно

Специалист по кадрам ______________ ________________________

подпись расшифровка подписи

Дата_________________________

Также допускается заверять приказ и печатью организации. Печать определяется по усмотрению организации. В данном случае укажем на то, что подпись работника бухгалтерии заверяется только печатью бухгалтерии, подпись руководителя - печатью организации, а не печатью отдела кадров, например.

У работников отделов и управлений кадров нередко возникает вопрос о том, можно ли на приказах ставить факсимильную подпись? Согласно части 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимильной подписи допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, подобную подпись не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия*(11).

Наиболее правильным вариантом будет издание приказа по организации об использовании факсимильной подписи в отдельных случаях.

В связи с автоматизацией работы кадровых работников возникают электронные копии приказов. В подобном случае в левом нижнем углу каждой страницы документа делается отметка (колонтитул), содержащая "путь" документа в базе: указываются наименование файла, дата и другие поисковые признаки, устанавливаемые в организации. Эта информация при необходимости позволяет легко и быстро найти документ*(12).

В приказах и деловых письмах, о которых речь пойдет далее, не допускаются никакие помарки, подчистки, зачистки, исправления и т.п. Все ошибки в подобных документах исправляются путем зачеркивания неправильного текста и надписи правильного текста над зачеркнутым.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте самого приказа не указан иной срок.

Рассмотрим теперь по отдельности каждую из унифицированных форм приказов.

Приказы по личному составу. К числу основных приказов данной категории относятся приказы, для которых Государственным комитетом Российской Федерации по статистике разработаны и утверждены унифицированные формы (см. постановление Госкомстата России от 5 января 2004 года N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Если говорить о предыстории, то вспомним, что с 1 февраля 2002 года в нашей стране взаимоотношения работников и работодателей строятся на основе нового Трудового кодекса России. По сравнению с прежним Кодексом законов о труде он изменил порядок заключения и расторжения трудовых договоров, закрепил за сторонами этих договоров новые права и обязанности, ввел дополнительные процедуры, которые гарантируют взаимное соблюдение интересов сотрудников и руководителей предприятий.

Принятие Трудового кодекса России должно было повлечь за собой изменения в формах и правилах составления первичной документации для учета кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. И вот спустя два года такие изменения произошли. Опубликованным постановлением Госкомстат ввел в действие тридцать новых бланков и утвердил указания по их применению*(13).

Данные унифицированные формы введены в действие 26 марта 2004 года. Они являются обязательными для всех российских предприятий. Формы, которые содержатся в первой части постановления "По учету кадров", ведут все фирмы и организации вне зависимости от формы собственности. Это унифицированные формы приказов и распоряжений о приеме, переводе, прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы.

Вторая часть постановления - "По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда" относится ко всем организациям, кроме бюджетников.

Не все унифицированные формы удобны для заполнения, так как практически не учитывают специфику деятельности организации. Поэтому возникают проблемы с заполнением. Но, согласитесь, учесть специфику в масштабах всей страны практически невозможно.

В то же время существует другое постановление Госкомстата от 24 марта 1999 года N 20, регламентирующее порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций). Этот нормативный документ позволяет организации при необходимости вносить в формы дополнительные реквизиты, оставляя в силе созданный Госкомстатом стандарт.

Также организации могут расширять и сужать графы с учетом значимости указываемых показателей, включать дополнительные строки и даже добавлять листы-вкладыши для удобства размещения необходимой информации.

Если работник берет отпуск полностью, то проблем с указанием периода ни в приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику (формы Т-6, Т-6а), ни в карточке формы Т-2 не возникает. Но как вычислить стаж, дающий право на отпуск, если работник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью три и даже один день? Применять дробные числа, делить, умножать, складывать и вычитать не стоит. Если работник берет часть отпуска, годовой период указывается полностью. А записи в карточке формы Т-2 помогают отслеживать, сколько дней отпуска выбрано в конкретном периоде.

Всевозможные ссылки, отправки и отписки в унифицированных формах следует исключить. В приказе о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а), приказе о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а) в разделе, касающемся тарифной ставки (оклада), на практике часто делаются отсылки к другим документам. Например, "согласно штатному расписанию организации", "согласно трудовому договору". Это совершенно недопустимо.

Теперь в эти разделы вносятся конкретные суммы. Ведь скрывать информацию от работника, оформляющего приказ, не имеет никакого смысла. К тому же при ссылке на штатное расписание работнику необходимо выдавать выписку из него, заверенную в установленном порядке, а этого на практике никто не делает.

Остается напомнить, что в организации унифицированные формы вводятся в действие приказом руководителя (директора, начальника). Также приказом утверждаются вносимые в унифицированные формы изменения и дополнения*(14).

Все приказы по личному составу оформляются на общих бланках. В заголовке к тексту таких приказов пишется: "О приеме на работу", "О предоставлении отпуска", "О переводе на другую работу", "Об увольнении", "О поощрении", "О нарушении трудовой дисциплины", "О наложении административного взыскания" и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может совсем отсутствовать. Распорядительная часть делится тем не менее на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие, например "назначить", "перевести", "предоставить", "объявить благодарность", "освободить", "уволить по собственному желанию" и пр.

Эти глаголы печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора. От первого положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части.

Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором и в отношении которого издается данный приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается данный сотрудник.

В приказе о предоставлении отпуска указывается вид отпуска, его продолжительность (количество предоставляемых рабочих дней) и даты начала и окончания отпуска.