Образец

В апреле следующего года нашей организацией будет проводиться

выставка и распродажа выпускаемой нами продукции.

Приглашаем представителей от ваших организаций принять участие в

работе в данной выставке и распродаже. Надеемся на развитие

сотрудничества с вашей организацией.

При составлении любого письма необходимо предварительно наметить логическую схему его содержания. Далее мы приведем примеры структуры писем, состоящих их двух-трех частей.

Образец

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) само содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале (документах и пр.);

2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение самой просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение

готовности к дальнейшему плодотворному сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения*(40).

Некоторые деловые письма могут содержать в себе только одну часть - различное сообщение, просьбу без указания причины, напоминание и т.д.

Образец

Подтверждаем наше согласие на заключение договора аренды помещения,

достигнутое в ходе переговоров 23 марта 2008 года.

Должностные лица, уполномоченные подписывать деловые письма организаций, всегда выступают от имени организации, которая является автором данного документа. При переписке используются следующие формы изложения текста:

от первого лица множественного числа ("просим", "требуем", "предлагаем", "считаем" и т.д.);

от третьего лица единственного числа ("кафедра предлагает", "организация выступает", "компания просит", "фирма направляет" и т.д.);

от третьего лица множественного числа ("руководство акционерного общества и его акционеры обращаются к Вам", "структурные подразделения организации предлагают Вашей компании", "кафедры нашего университета направляют" и пр.).

Должностное лицо при переписке может излагать текст и от первого лица ("предлагаю", "считаю", "прошу" и т.д.). Но это возможно при личном обращении к адресату письма или когда деловое письмо составляется на должностных бланках.

В современной деловой переписке принято употребление вежливых обращений, таких, как "Уважаемый Петр Васильевич!", "Уважаемый господин директор!", "Уважаемая госпожа Иришкина!", "Уважаемые партнеры!", "Уважаемые господа!", "Уважаемые коллеги!".

Обязательно нужно ставить после подобного обращения восклицательный знак, как поставили мы выше во всех обращениях.

Подобное обращение необходимо печатать на отдельной строке по центру либо ставить в начале текста письма, отделяя от остального текста запятой и начиная сам текст со строчной буквы.

Образец

Уважаемый Алексей Валерьевич!

Согласно нашей с Вами договоренности я направляю текст договора для

ознакомления и изучения...

Уважаемый Алексей Валерьевич, согласно нашей с Вами договоренности я

направляю текст договора для ознакомления и изучения...

Итак, вступительное обращение помещается на левой стороне письма под внутренним адресом, а заключительная формула - на правой, в конце основного текста. Обе формулы пишутся на отдельных строках.

В самом конце делового письма по правилам нужно использовать заключительную вежливую форму.