Образец

Начальник отдела по жилищно-коммунальному хозяйству

ЗАО "Газпромстрой" (подпись) С.И. Семенов

Подпись располагается после текста документа (на последней странице делового письма) или после отметки о наличии приложения. В необходимых случаях, во избежание, к примеру, подделок в документах (в приказах и т.п.), допускается подписание документов постранично, а не после текста (то есть несколько, а не один раз).

Также необходимо заметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной подписи, то есть подписи руководителя, вырезанной на штампе. По рассматриваемому нами ГОСТ Р 6.30-2003 требуется именно личная подпись руководителя, проставляемая им от руки, и никакая иная.

Согласование проекта текста любого документа со специалистами соответствующего профиля - это процедура, сопровождающая подготовку каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документов - важная составная часть процесса их принятия и оформления.

Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется обычно индивидуально исходя из каждой конкретной ситуации. Но при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, которые сопровождаются подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем должны быть согласованы подобные документы, каким образом. Вся данная информация также в дальнейшей работе должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников в раздел "Должностные обязанности".

Согласование может быть внутренним и внешним. Внутреннее согласование осуществляется с должностными лицами организации. Внешнее - с коллегиальными органами общественных объединений, к примеру с представительным органом работников - профсоюзным комитетом.

Для обоих типов согласования предусмотрены разные формы: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего оформляется гриф согласования.

Гриф согласования - это реквизит официального документа, выражающий согласие организации (учреждения) или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования документа состоит из слова Согласовано, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Образец

Согласовано

Письмо Российского транспортного товарищества

от 01.02.2003 N 80

или

Согласовано

Протокол заседания Правления Российской

государственной страховой компании

"Согласие" от 01.04.2005 N 561

Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись", а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается". На листе согласования должна быть отметка о его принадлежности к основному документу.