Об отсутствии документов в полученной корреспонденции

Работниками общего отдела (канцелярии, секретарем)__________________

___________________________ (должности, фамилии и инициалы) в присутствии

_________________________________________________________________________

(должности, фамилии и инициалы)

при вскрытии письма (бандероли) от N , поступившего от___________________

________________________________________________________________________,

(наименование организации-отправителя)

было обнаружено отсутствие_______________________________________________

_________________________________________________________________________

(наименование документов, материалов)

Составлен в трех экземплярах:

1-й - в дело N____________

2-й - в организацию-отправитель полученной корреспонденции

3-й - в архив

Должности Расшифровка подписей

Подпись - собственноручная роспись полномочного должностного лица.

Реквизит "Подпись" помещается слева под текстом письма сразу от поля.

В состав реквизита "Подпись" входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, то есть с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Образец

Генеральный директор

компании "Апельсин" Личная подпись Л.В. Еременко

или на бланке:

Генеральный директор Личная подпись Л.В. Еременко

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Образец

Заместитель генерального

директора ООО "Апельсин" Личная подпись О.Л. Суняева

При оформлении делового письма или приказа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Образец

Генеральный директор Личная подпись Р.Л. Наумова

Главный бухгалтер Личная подпись Е.Ю. Гришина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Образец

Заместитель директора Заместитель директора

по рекламе по кадрам

Личная подпись Е.Ю. Гришина Личная подпись Л.В. Еременко

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует на момент его отправления, то письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, либо его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего деловое письмо (например, рядом ставится "и.о.", "зам." и т.п.) и его фамилия.

Если в реквизите "Подпись" наименование должности пишется в две и более строк, то личная подпись и расшифровка подписи располагаются на уровне последней строки.