Образец

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ сам тоже имеет приложение, то это указывается в отметке о наличии приложения.

Образец

Приложение: приказ ЗАО "Руслан и Людмила" от 28.04.2007 N 34 и

приложение к нему, всего на 5 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Данная отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает в себя слово "Приложение", а при необходимости и его номер (в данном случае со знаком N), наименование, дату и номер основного документа.

Образец

Приложение N 3

к приказу генерального директора

ООО "Апельсин"

от 11.02.2006 N 102

Все документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты, такие, как наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. На приложениях в верхнем углу справа делается отметка, которая указывает на связь приложения с основным документом (деловым письмом). Если приложение является самостоятельным документом, то оно направляется с сопроводительным письмом.

В американских письмах обозначения приложений ставятся прямо под начальными буквами ссылки. Пишется слово "Enclosure", обозначающее "Приложение", или слово "Enclosures" - "Приложения", чаще сокращенно "Encl". Если имеются два приложения и более, то указывается их число.

При поступлении документов работники и специалисты должны сверить соответствие наименований, количества документов и количества листов в них наименованиям и количеству, указанным в приложениях. Все конверты обычно прилагаются к документам.

Во многих организациях (к примеру, в судах) при просмотре доставленной почтовой корреспонденции проверяется сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в самом документе (деловом письме). Ошибочна доставленная корреспонденция должна пересылаться по принадлежности или быть возвращена отправителю с сопроводительным письмом.

Целесообразно иметь в организации трафаретный текст подобного сопроводительного письма о возврате корреспонденции.

Бланк письма Адресат

организации

О возврате полученной корреспонденции

Уважаемый ___________________ !

Нами получено Ваше письмо от _________ N_______ , к которому

приложены документы по вопросу:__________________________________________

Однако после вскрытия конверта было обнаружено, что в приложении

отсутствуют:

документы:__________________________________________________________

_________________________________________________________________________

листы:______________________________________________________________

экземпляры:_________________________________________________________

Просим Вас обеспечить срочную высылку недостающих документов

(листов, экземпляров).

С уважением

зав. канцелярией И.О. Фамилия*(37)

В случаях отсутствия в почтовых поступлениях указанных в приложении документов, повреждении документов и упаковок должен быть составлен акт в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя специалистами отдела (службы, управления и пр.). Акт также поможет избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций.

Наименование организации

Акт

"___"______ 200__г. N_____

Место составления